Technika Pomodoro, czyli trudna sztuka koncentracji

Technika Pomodoro, czyli trudna sztuka koncentracji

Natłok obowiązków

Wielozadaniowość, umiejętność  wykonywania kilku rzeczy na raz,  podzielność uwagi – takie zadania stawiane są dzisiaj w pracy na całym świecie. Natłok informacji, mnogość realizowanych projektów i ciągle wpadające nowe „rzeczy do zrobienia” i najlepiej na „cito”-  z tym musi zmierzyć się każdy menadżer, ale też i większość pracowników niższego szczebla. Ciągłe przeskakiwanie z zadania na zadanie, nie tylko skutkuje utratą produktywności, ale też burzy jakąkolwiek satysfakcję z pracy, nie wspominając już o najzwyklejszym zmęczeniu i zniechęceniu.

Technologiczne „rozpraszacze”

Do tego dochodzą jeszcze, technologiczno-cywilizacyjne „rozpraszacze” – Internet czy media społecznościowe.  Ich obecność w pracy nie sprzyja koncentracji i efektywności. Wręcz przeciwnie.

Cyberslacking (cyberlenistwo lub lenistwo internetowe)  polega na wykorzystaniu Internetu w miejscu pracy do celów zupełnie prywatnych. Sprawdzanie prywatnej poczty, udział w aukcjach internetowych, składanie internetowych zamówień, przeglądanie wiadomości oraz mediów społecznościowych, czy najbanalniejsze „granie w gry”,  to tylko niektóre z działań, na które pracownicy pozwalają sobie w pracy.

Z badania CBOS z 2017 roku wynika, że prawie połowa Polaków (49 proc.) przyznaje się, że uprawia cyberslacking. Warto zwrócić uwagę na sformułowanie „przyznaje się”. Z pewnością tych, którzy to robią, ale się nie przyznają, jest bardzo wielu.

Jak widać, skupić się na pracy to obecnie niełatwa sprawa. Dlatego tak pomocna może być metoda Pomodoro.

Istota Pomodoro

Technika Pomodoro to, najkrócej mówiąc, prosty sposób zarządzania swoim czasem, co poprawia efektywność i skuteczność działania. Znakomita technika dla uczniów, pracowników i robiących zazwyczaj kilkanaście rzeczy na raz menadżerów. Dla wszystkich tych, którzy mają pilne zadania przed sobą, a ciągle coś przeszkadza w ich realizacji.

Pomodoro wymyślił włoski konsultant biznesowy, doradca największych firm na świecie  - Francesco Cirllo. Metodę opracował będąc jeszcze studentem, a potrzeba, która urodziła pomysł była prosta: jak robić więcej w krótszym czasie. Nazwa wzięła się od kuchennego timera w kształcie pomidora.

Jak działa Pomodoro?

Ustala się zadania do wykonania, ignoruje „rozpraszacze”, pracuje (Pomodoro zaleca, żeby było to 25 minut), a potem idzie się na zasłużoną przerwę. Proste? Tylko pozornie.

Pomodoro, przez swoje zalecenia ukierunkowuje psychikę na wytężoną pracę:

• ograniczony czas działania ( 25 minut) sprawia, że pracownik musi skoncentrować się na zadaniu. Zupełnie inaczej jest, gdy w perspektywie ma się 8 godzin w biurze. Jest wtedy czas na wszystko: rozmowy, czy kawę przy przeglądaniu Internetu. To sprawia, że obowiązki przesuwa się ciągle na później, w końcu „jest jeszcze tyle czasu”. Pomodoro zmusza do odrzucenia tego typu myślenia,
• obowiązkowa przerwa, którą zaleca Pomodoro,  jest dla psychiki zasłużoną nagrodą za włożony wysiłek,
• nakaz ignorowania „rozpraszaczy” z pewnością sprzyja efektywności.
  
  

Jak przygotować się do korzystania z Pomodoro?

Przygotować czasomierz
Może to być jakiekolwiek urządzenie odmierzające czas, nawet timer w telefonie komórkowym. Ważne, żeby za pomocą sygnału dźwiękowego informowało, że wyznaczony czas już się skończył.  Inaczej, trzeba będzie, co chwilę sprawdzać ile go minęło. A to nie przysłuży się koncentracji.

Stworzyć listę zadań do wykonania
Można posłużyć się kartką i długopisem lub przygotować taką listę w formie elektronicznej. Mogą to być cele małe ( mail do klienta) lub duże ( praca nad założeniami do nowego projektu). Lista powinna obejmować wszystkie te zadania, które leżą odłogiem.

Uszeregować zadania
Zadania należy uszeregować od najważniejszego do najmniej istotnego. Ważna uwaga – każde z zadań powinno być możliwe do zrealizowania w przeciągu 25 minut. Jeżeli jakieś zadanie z pewnością zajmie więcej czasu, należy podzielić je na części.

Pomodoro – krok po kroku:

• ustawić czasomierz na dokładnie 25 minut. Włączyć go i skoncentrować się na pierwszym zadaniu z listy,
• maksymalnie ograniczyć wszelkie „rozpraszacze”: nie należy wdawać się w dyskusję z kolegami i koleżankami z biura, nie sprawdzać służbowej poczty, nie korzystać z telefonu i nie przeglądać Internetu. 25 minut tylko dla zadania,
• kiedy po 25 minuta zabrzmi sygnał timera, należy przerwać pracę. Jeżeli zadanie zostało wykonane – znakomicie! Jeżeli jakaś jego część jest ciągle do zrobienia, wtedy trzeba dopisać ją do sporządzonej wcześniej listy,
• teraz należy zrobić krótką, 5-minutową przerwę. Technika zaleca, aby nie wykonywać żadnych, związanych z pracą czynności. Można pójść do toalety, po kawę albo przejść się, żeby rozprostować kości. To ważne, żeby się zrelaksować. W ten sposób, będzie możliwe utrzymanie koncentracji, podczas kolejnej sekwencji Pomodoro,
• po przerwie można przystąpić do kolejne rundy. Znów: włączony czasomierz i absolutna koncentracja na zadaniu,
• ten cykl należy powtórzyć 4 razy – sesja Pomodoro plus pauza. Po czwartej sesji Pomodoro należy zrobić dłuższą, 20- 30 minutową przerwę. Umysł powinien odpocząć na tyle, żeby być gotowy na następne cztery rundy Pomodoro.
  
  

Zasady Pomodoro

• metoda Pomodoro jest niepodzielna. Jeżeli rozpocznie się nad czymś pracę, przerwę można sobie zrobić dopiero po 25 minutach,
• jeżeli zadanie zostanie wykonane w czasie krótszym niż 25 minut, nie warto bezczynnie czekać na koniec sesji Pomodoro, tylko spróbować wykonać inny, najlepiej krótki punkt z przygotowanej listy,
• Pomodoro nie powinno być stosowane w wolnym czasie. Ta technika służy wzmocnieniu efektywności w pracy i podczas nauki.
  
  

Zalety stosowania metody Pomodoro

Pomodoro pomaga osiągnąć więcej
Czas nie przepływa przez palce, a praca jest wykonana.

Spokój i relaks
Stosujący metodę Pomodoro są szczęśliwsi. Widzą efekty swojej pracy i potrafią skoncentrować się na sprawach naprawdę ważnych. To buduje spokój, relaks i pewność siebie.

Bardziej umiarkowana reakcja na „rozpraszacze”
Pomodoro uczy, jak, w sposób spokojny i umiarkowany reagować na wszystkie „rozpraszacze”. Nie warto stawać na baczność na dźwięk dzwonka telefonu, komunikatu o nowym smsie czy mailu. To tylko narzędzia służące komunikacji (czasami pracy). Zbyt często stają się jednak fetyszami dyktującymi, co czuć i jak się zachowywać.

Zyska dla całej grupy
Skutecznie stosowanie techniki Pomodoro wpływa pozytywnie na całą grupę pracowników. Pokazuje, jak ważne jest odpowiednie skupienie, czy jakie znaczenie ma czas.

Problemy z techniką Pomodoro

Zdecydowanie największym problemem jest uodpornienie się i nie reagowanie na „rozpraszacze”. Po kilku minutach pracy może przyjść sms, zadzwonić telefon, wpaść nowy, jak zwykle pilny, mail na służbową skrzynkę, czy przyjść, chcący pogadać, kolega z pokoju obok.

Jak sobie radzić z „rozpraszaczami”?

• najważniejsza sprawa: silna wola! „Rozpraszacze” wciągają jak narkotyk. Bez mocnego postanowienia o ich odłożeniu, o abstynencji np. od social mediów, nie osiągnie się sukcesu,
• jeżeli ignorowanie nie pomaga, to należy odinstalować wszystkie social media z telefonu,
• należy wprowadzić takie ustawienia służbowej poczty, aby nawet na pulpicie komputera nie wyświetlało się powiadomienie o nowym mailu,
• wyciszyć telefon i dźwięk w komputerze,
• jeżeli zadanie na to pozwala, warto również wyłączyć dostęp do sieci w komputerze,
• osoba korzystająca z metody Pomodoro powinna ustalić ze współpracownikami, żeby podczas trwającej sesji ograniczyli z nią kontakty do niezbędnego minimum.
  
  

Pomodoro – bardzo proste i niezwykle trudne jednocześnie

Choć na pierwszy rzut oka technika Pomodoro wydaje się banalnie prosta w użyciu, to jednak przysparza problemów. Jej praktykowanie nakazuje wzięcie rozbratu z wszystkimi silnie uzależniającymi technologiami współczesności: Internetem, media społecznościowymi, czy telefonem. I choć jest to trudne, to z pewnością warto – dla większej efektywności, lepszej koncentracji i dużej, własnej satysfakcji.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!