Scrum, Agile – o co w tym chodzi ?

Podejścia Agile – krok po kroku

Słowo Agile  –  co przychodzi nam na myśli kiedy je słyszymy?

Metodyki Agile,  Agile Coach, podejście Agile, Scrum, Agile Project Management, Scrum Master, zespół zwinny, kultura organizacyjna zwinna, moda czy tendencja, fakty czy mity o efektywności podejścia i wiele innych słów i pytań.

Wiele słychać o efektach zastosowania. Badania efektywności zespołów Agile potwierdzają wzrost wydajności o 200-400%. Badania efektywności projektów potwierdzają przewagę Agile nad podejściami tradycyjnymi.

Czy muszę  podejmować wysiłek całej organizacji, żeby skorzystać z metodyk, które uznawane są za skuteczne i popularne ? Czy są jakieś techniki i narzędzia które mogę zastosować w codziennej pracy?

Szkolenia Scrum | Szkolenia Agile

Konkurencja, dynamika rynku, mnogość potrzeb klientów, innowacje, wielopokoleniowość, wymagają od organizacji szybkiego dostosowania się do zmian. Jak elastycznie i efektywnie reagować na potrzeby klientów w projektach ?

 

Ogólnie głośno o tym, na rynku, wielu miało okazje dotknąć w praktyce, jednak co to naprawdę jest i dlaczego znalazło się na przysłowiowych pierwszych stronach gazet w zarządzaniu projektami?

Zacznijmy od kilku słów na temat historii. Lata 90 – te w projektach informatycznych to historia wielu klęsk, statystyki są co raz smutniejsze  – rozwiązania dostarczane są po termie, często w zakresie i jakości znacznie niższej niż zakładana.

Na rynku zarządzania projektami królują podejścia klasyczne zwane kaskadowymi. Kolejne badania podsumowują najczęstsze przyczyny porażek i stają się inspiracją do stworzenia – nowej odsłony w zarządzaniu projektami – w latach 90-tych powstają między innymi framework SCRUM i metodyka Agile Project Management.

Rok 2001 przynosi Manifest Agile, który określa ramy i wskazuje to co istotne w podejściach zwinnych.

• Ludzie i interakcje ponad procesy i narzędzia.
• Działające oprogramowanie ponad obszerną dokumentację.
• Współpraca z klientem ponad formalne ustalenia
• Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem.

Istotne dla rozumienia Agile jest zrozumienie konstrukcji Manifestu. W podejściu Agile procesy i narzędzia, dokumentacja, formalne ustalenia oraz podążanie za planem powinno wspierać, a nie determinować czy ograniczać tworzenie efektu synergii zespołów,  dostarczanie działających rozwiązań, współpracę z klientem i reagowanie na zmiany.

Manifest, któremu często towarzyszy symbol parasola obejmuje podejścia do zarządzania projektami i procesami już obecne na rynku, między innymi Lean, Kanban, Extreme programing, Scrum, Agile Project Management, SAF-e czy Prince to Agile.

Jak to wygląda w praktyce ? Jakie są główne obszary, którymi zajmują się podejścia zwinne, co proponują zespołom, organizacjom. Przyjrzyjmy się jednym z popularniejszych czyli Agile Project Management i SCRUM.

W pewnym uproszczeniu podejścia te składają się z następujących elementów:

• Filozofia i zasady, czyli wizja i założenia
• Wartości lub pryncypia, które są podstawą do świadomego kształtowania postaw i zachowań zwinnych
• Specyficzna struktura i podejście do organizacji zespołów promująca przejmowanie odpowiedzialności za dostarczane efekty, transfer wiedzy, wspierana przez modele przywództwa Agile inspirujące do działania
• Koncepcje organizacji procesu wytwórczego i/lub projektu
• Rekomendowane narzędzia i techniki wspierające świadome tworzenie wartości dodanej dla klienta.

Ze względu na ich kompletność podejścia te możemy więc wdrażać jako model kultury organizacji lub lokalnie w konkretnych zespołach projektowych. Takie też wdrożenia spotykamy na rynku – organizacje podejmują decyzje o transformacji na poziomie całości lub w wybranych, wskazanych zespołach projektowych.

Mitem jest twierdzenie, że Agile to informatyka. Od wielu lat doświadczenia wskazują na efektywne zastosowania w branżach takich jak automotive, naukowo badawcza, finansowa, produkcja, projektowanie ….

Podstawą obu podejść jest iteracyjność polegająca między innymi na:

• organizacji projektu, procesu w postaci nastawionych na efekt krótkich, maksymalnie 4 tygodniowych iteracji, zawsze zakończonych możliwym do pokazania produktem, modelem,… Efekt pracy jest konfrontowany z potrzebami klienta co pozwala na obniżenie ryzyka i kosztów ewentualnych pomyłek
• koncentracja na wcześniejszych zwrotach z inwestycji w projekcie, w których dostawca rozwiązania i klient zewnętrzny lub wewnętrzny mogą czerpać korzyści biznesowe
• koncentracja na potrzebach i priorytetach z uwzględnieniem zmienności otoczenia oraz unikanie nadmiarowości w dostarczaniu, co istotnie wpływa na koszt rozwiązań. Badania rynkowe potwierdzają, że ok 60-80% funkcji rozwiązań nie jest wykorzystywane przez klientów
• unikanie „prowizorki” i niespodzianek związanych z utrzymaniem produktu czy rozwiązania poprzez świadome zarządzanie jakością od startu projektu

Szczegóły wspomnianych metodyk

Agile Project Management opiera się o filozofię:

„Najlepsza wartość biznesowa wyłania się, gdy projekty są powiązane z jasnymi celami biznesowymi, dostarczają często, a także angażują do współpracy ludzi zmotywowanych i umocowanych.”

Podstawą Agile Project Management jest projektowanie cyklu życia projektu. Metodyka dostarcza „ramy” i wytyczne dla projektów umożliwiające konfigurowanie i dopasowywanie jego przebiegu zgodnie ze specyfiką organizacji, uwzględnia potrzeby ładu korporacyjnego, skalę projektu i relacje kontraktowe.

Etapy projektu w Agile Project Management powiązane są z konkretnymi produktami. Produkty, tak jak etapy, mogą być skalowane do poziomu formalizmu i specyfiki projektu. Efektywny, odpowiedzialny za wartość biznesową, umocowany zespół projektowy to „serce” i pewnego rodzaju gwarancja sukcesu.

Tworzeniu zespołów projektowych w tym podejściu towarzyszy filozofia „roli”,  a nie stanowiska, w praktyce oznacza, że role mogą być łączone. Warunkiem jest to, że obowiązki są pokryte. Takie podejście wspiera transfer wiedzy i pozwala efektywnie wykorzystać potencjał zespołu.

Framework Scrum to „…podejście holistyczne. Nazwa podejścia pochodzi z „rugby” – element gry „scrum” charakteryzuje się tym, że cały zespół wspólnie próbuje pokonać dystans, wielokrotnie przekazując sobie piłkę.

Nazywany jest empirycznym proces zarządzania rozwojem złożonych produktów, w którym efektywność opiera się o filary przejrzystości, inspekcji i adaptacji oraz iteracyjny rozwój, który generuje ukończone przyrosty funkcjonalności za pomocą samo-organizujących się zespołów.

Samoorganizujący się, podejmujący decyzje i dostarczający wartość biznesową Zespół Scrumowy stanowi o sukcesie podejścia. Cechą charakterystyczną zespołu są 3 role oraz wyraźnie, w porównaniu z podejściami klasycznymi, rozdzielona odpowiedzialność za koordynację, zwrot z inwestycji i dostarczenie wartości biznesowej:

• Scrum Master odpowiada za tworzenie środowiska pracy
• Product Owner opowiada za zwrot z inwestycji
• Zespół deweloperski, w którym mamy tylko jedno stanowisko – deweloper – za dostarczenie wartości dodanej.

Oba podejścia korzystają z podobnych narzędzi i technik, których podstawą jest:

• praca z wartością dodaną i klientem – tworzenie wizji, planowanie zwrotu z inwestycji, definiowanie klientów, korzyści, celów i jakości, które należy dostarczyć oraz ich odpowiednia priorytetyzacja, tak, aby klient otrzymał minimalny, użyteczny podzbiór funkcji z równoczesnym unikaniem nadmiarowości.
• dostarczanie wartości biznesowej przez samoorganizujący, przejmujący odpowiedzialność zespół „samo monitorujący się” w trybie „24 godziny”. Zespoły zwinne spotykają się codziennie na „Daily Stand up”, uzupełniając informacje na tablicach Kanban i odpowiadając na pytanie, jakie zadania zostały zrealizowane, jakie są planowane do realizacji oraz odpowiadają na pytania o ryzyka projektowe. Podejście to umożliwia „trzymanie ręki na pulsie” projektu każdego dnia.
• regularność wspierająca wydajność – praca w zorganizowanych w jednorodny sposób krótkich iteracjach, które pozwalają na określenie i doskonalenie  wydajności zespołów.

Agile pod swoim parasolem oferuje szeroką pulę podejść mocno skoncentrowanych na wartości dodanej, a praktyczne narzędzia, techniki  oferowane przez podejścia zwinne pozwalają „skroić” i zaadoptować zwinność do specyfiki organizacji i osiągnąć efekt wzrostu wydajności.