Zasady informacji zwrotnej

Zasady informacji zwrotnej, sposoby udzielania informacji zwrotnej

Pamiętaj o zasadach udzielania informacji zwrotnej:

Pozytywna intencja

Doprowadź do sytuacji, w której pracownik będzie wierzył, że Twoją intencją jest jego rozwój. Upewnij się, jak jesteś postrzegany przez pracowników, a jeśli nie masz pewności, że pracownicy darzą Cię zaufaniem, to respektuj zasady dojrzałej, konstruktywnej informacji zwrotnej.

Pomyśl, kim jest Twój pracownik. Jaka jest jego obecna sytuacja? Czy jest otwarty na przyjmowanie informacji o sobie? To jego zachowanie ma się zmienić, a więc wejdź w jego buty.

Wiarygodność informacji zwrotnej – zgodność z  osobowością szefa

Jeśli jesteś osobą, która mówi szybko i zdecydowanie lub wolno i z namysłem, to nie zmieniaj specjalnie sposobu mówienia. Informacja zwrotna powinna być dopasowana do Ciebie.

sposoby udzielania informacji zwrotnej - Informacja zwrotna do konkretnej osoby

Aby przekazać informację zwrotną, zwracaj się do konkretnej osoby, a nie do całego zespołu.

Konkret

Informacja zwrotna powinna być sprecyzowana, uzasadniona konkretnymi przykładami, a nie ogólna.

Powinna opierać się na faktach

Informacja zwrotna to nie domysły. Punktem wyjścia jest konkretne zdarzenie, a nie nasze opinie, uczucia.

Jak najszybciej po zdarzeniu

Nie zwlekaj z udzieleniem informacji zwrotnej – przekaż ją jak najszybciej po sytuacji, do której się odnosi.

• Nie mów przez cały czas
  Wielu ludzi zadaje pytanie, ale nie czeka na odpowiedź, tylko wraca do toku wypowiedzi. Pamiętaj, że większość osób potrzebuje chwili, aby zwerbalizować swoją odpowiedź. Pracownik może być zaskoczony Twoją opinią. W przypadku krytyki niektórych zachowań może czuć się dotknięty, bądź urażony. Daj mu szansę na ustosunkowanie się do Twojej wypowiedzi.
• Unikaj zaimka „ale”
  Wyobraź sobie, że Twój szef mówi do Ciebie: „Jesteś dobrym pracownikiem, ale ostatnio coraz częściej jestem zawiedziony Twoją pracą”. Który komunikat bardziej zapada Ci w pamięć? Zapewne część mówiąca o krytyce. Użycie „ale” podważa pierwszą część zdania i osłabia pozytywną informację.
• Nie krytykuj osoby, lecz jej zachowanie
  Twoim celem jako menadżera jest także dbanie o dobry nastrój i samoocenę pracowników. Krytykowanie osoby może być potraktowane jako atak personalny, np.: „Nie nadajesz się do tej pracy. Jesteś beznadziejny”. Takie słowa nigdy nie powinny wyjść z ust dobrego menadżera. Nie świadczą one o jego dobrych intencjach, ani o profesjonalizmie. Twoja informacja ma większe szanse na pozytywne przyjęcie, jeżeli skupisz się na konkretnych zachowaniach pracownika. Pamiętaj, aby nie osądzać człowieka, ale jego zachowanie, wskazując na obszar do poprawy.
• Nie przesadzaj
  Wyobraź sobie, że chcesz przekazać pracownikowi kilkanaście wskazówek, które mają poprawić jego pracę. Czy jednak można rzetelnie poprawić tak wiele obszarów jednocześnie? Może to być trudne, dlatego ogranicz się do przekazania dwóch lub trzech wskazówek jednocześnie.
• Nieinformowanie pracowników o tym, że będziesz regularnie udzielał informacji zwrotnej
  Najlepiej jest poinformować pracowników na początku współpracy o tym, że na bieżąco będziesz udzielał im informacji zwrotnych. Jeżeli tego nie zrobisz, pracownicy mogą obawiać się krytyki z Twojej strony. Musisz dać im do zrozumienia, że Twój feedback jest użyteczny i niezbędny.
• Unikaj zaimka „ty” – komunikaty przekazuj w pierwszej osobie
  Komunikat typu „ty” sugeruje krytykę osoby, a nam zależy na przedstawieniu krytycznej opinii jedynie o jej postępowaniu. Taki komunikat w naturalny sposób uruchamia u pracownika mechanizm walki lub ucieczki. W efekcie może wywołać to reakcje agresywne bądź zamknięcie się w sobie. W obu przypadkach podwładny nie przyswaja informacji, które chcesz mu przekazać.