Techniki Zarządzania Czasem 3/3

Techniki Zarządzania Czasem

Techniki wspomagające efektywność osobistą

Metoda ALPEN jest również narzędziem wspomagającym proces planowania.

Procedura ALPEN zakłada pięć etapów działania:

• Zestawienie zadań
• Ocena czasu trwania zadań
• Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
• Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
• Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin

Metoda ALPEN

• Zestawienie zadań
  Pierwszym krokiem jest ustalenie kompletnej listy zadań, które musimy zrealizować w danym czasie. Lista powinna zawierać zarówno zadania o wysokim jak i o niskim priorytecie. Zadania tu rozumiane są bardzo szeroko – zadaniem będzie zarówno rozmowa z przełożonym, rozwiązanie zaległego konfliktu jak i przygotowanie zestawienia, raportu, czy spotkanie z klientem. W tym znaczeniu zadaniem jest każda aktywność, która zajmuje więcej niż kilka minut.
  
  
• Ocena czasu trwania zadań
  Do wcześniej stworzonego zestawienia należy dodać ramy czasowe każdego zadania. Każda z aktywności powinna być zaopatrzona w tzw. deadline – ostateczny termin realizacji zadania oraz w niezbędną ilość czasu przeznaczonego na jej realizację.
  
  
• Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
  Grafik pracy powinien posiadać dość duży margines czasowy. W pełni zaplanowany czasookres – wypełniony zadaniami od początku do końca nie ma szans powodzenia. Bardzo często zdarzają się czynności, obowiązki nieprzewidziane. Jeżeli planując nie zostawimy sobie marginesu czasowego bardzo trudne będzie zajęcie się nowymi, dodatkowymi sprawami.
  
  
• Ustalanie priorytetów, delegowanie czynności
  Mając wiedzę ile zadań nas czeka i jakim czasem dysponujemy na ich realizację należy ustalić, które zadania są najważniejsze, a które mniej istotne. Najważniejsze zadania realizujemy sami, pozostałe przenosimy na współpracowników lub podwładnych. Często podział zadań uzależniony jest od kompetencji i umiejętności poszczególnych pracowników.
  
  
• Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw niezrealizowanych na inny termin
  Jeżeli zestaw zadań jest przewidziany na dłuższy okres czasu warto ustalać sobie, co pewien czas punkty kontrolne. Punkt kontrolny to moment na analizę postępu pracy. Jeżeli w wyniku oceny działania okaże się, że wszystkich zadań nie da się zrealizować przed deadline’em – planowanym terminem końcowym, należy przesunąć zadania o najniższym priorytecie na inny termin.
  
  

Metoda ta jest skuteczna w sytuacji dużej ilości zadań i niewielkiej ilości czasu. Osoby stosujące narzędzie ALPEN na co dzień, potrafią zaplanować swoją pracę zgodnie z pięcioma etapami w czasie 10-20 minut. ALPEN strukturalizuje zbiór zadań i obowiązków, który znajduje się w naszym zakresie odpowiedzialności. W efekcie powstaje swoista mapa, za pomocą której możemy odpowiednio dysponować naszym czasem i energią. Sytuacja zbyt dużej ilości zadań przy jednoczesnym krótkim terminie realizacji zazwyczaj powoduje wysoki poziom stresu i napięcia. Taki stan psychiczny powoduje, że nasz ogląd sytuacji jest bardzo subiektywny.

Zwykle wtedy pojawiają się zniekształcenia percepcyjne, w wyniku których:

• Nie potrafimy oszacować ile czasu potrzebujemy na realizację zadania.
• Nieadekwatnie rozkładamy priorytety na poszczególne zadania.
• Działamy schematycznie koncentrując się wyłącznie na działaniach nawykowych, standardowych, które nie zawsze są najbardziej efektywne.
• Działamy samodzielnie wierząc w to, że wszystkim się zajmiemy.
• Nieadekwatnie dobieramy narzędzia do realizacji celu.
• Lekceważymy pomysły innych.

Metoda ALPEN przeciwdziała powyższym zjawiskom. Technika ta pomaga racjonalnie,
z wyłączeniem emocji, zaplanować realizację zadań.

Praca z grafikiem dnia
Planując pracę z grafikiem dnia warto pamiętać o analizie ABC, która pomaga hierarchizować poszczególne priorytety. Zapełniając grafik, warto również stosować zasadę 60/20/20.

Zasada 60/20/20
Dobry plan nie obejmuje całego dnia pracy i nie wypełnia go od początku do końca. Zaleca się, aby plan obejmował 60% naszej aktywności w ciągu dnia.

Zasada 60/20/20 zakłada, że:

• 60% czasu należy zaplanować na realizację przydzielonych zadań (w kolejności wynikającej z analizy ABC)
• 20% czasu należy przeznaczyć na czynności niezaplanowane (różnego rodzaju złodzieje czasu, zadania dodatkowe)
• 20% czasu należy przeznaczyć na działania spontaniczne, społeczne i kreatywność
  
  

Powyższe proporcje są swoistym punktem wyjścia do zaplanowania dnia. Specyfika poszczególnych stanowisk pracy wymaga czasem innego rozłożenia akcentów. Najważniejsze jest to, aby grafik dnia nie  był zaplanowany od początku do końca. Dobrze jest zostawić sobie margines czasowy na zdarzenia nieprzewidziane.

Organizując sobie dzień pracy warto wziąć pod uwagę krzywą osobistej wydajności oraz krzywą zakłóceń dnia. Krzywa osobistej wydajności jest indywidualna dla każdego z nas. Wszyscy ludzie mają indywidualny rytm efektywności psychofizycznej. Krzywa zakłóceń dnia w każdej organizacji jest inna – oznacza ona intensywność wymagań jakie względem nas przejawiają klienci zewnętrzni i wewnętrzni.

Do najczęstszych zakłóceń w pracy należą:

• Rozmowy telefoniczne – „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy
• Niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także    zaproszeni goście
• Zebrania, narady i spotkania
• Nagłe wezwania do przełożonego

Organizując sobie dzień pracy warto pamiętać o tym, że wymagania ze strony klientów wewnętrznych i zewnętrznych również podlegają pewnym wahaniom. Dlatego zadania typu A należy wykonywać w pierwszej połowie dnia – jeszcze przed szczytem wymagań otoczenia. Zadania typu B warto zostawić na popołudnie. Zadania typu C jako wymagające najmniejszej sprawności psychofizycznej najlepiej zaplanować na szczyt oczekiwań ze strony otoczenia.

Planowanie przerw w pracy
Zbyt długa praca nie jest efektywna, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność pracownika, co sprzyja popełnianiu błędów. Dlatego nie należy  traktować przerw jak stratę czasu lecz jako konieczny moment na regenerację organizmu zarówno pod względem umysłowym jak i fizycznym.

Przerwy w pracy należy planować  regularnie. Przerwa powinna trwać mniej więcej dziesięć minut, ponieważ efekt regeneracji energii następuje właśnie w tym czasie. Po dziesięciu minutach długość przerwy wpływa tylko w niewielkim stopniu na odnowienie sił witalnych. Jednocześnie powstaje niekorzystny efekt wpływający na większą trudność wdrożenia się do wcześniej przerwanego zadania. Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera. Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy.

Plan tygodniowy i miesięczny
W planowaniu krótkofalowym, czy to tygodniowym, czy miesięcznym warto pamiętać o zasadzie 60/20/20 oraz o nadawaniu priorytetów poszczególnym zadaniom za pomocą analizy ABC. Zazwyczaj plany długoterminowe są łatwiejsze do przygotowania. Dysponując większą ilością  czasu łatwiej jest  zaplanować obowiązki tak, aby pozostawał czas na zdarzenia nieprzewidziane. Zarówno plany krótkoterminowe jaki długoterminowe powinny być poprzedzone krótką analizą naszego kalendarza.

Często w naszym grafiku  znajdujemy sprawy, których nie zrealizowaliśmy w terminie. Warto wziąć je pod uwagę i uwzględnić w nowym planie działania. Planując poszczególne dni w perspektywie miesięcznej starajmy się zostawić sobie przynajmniej dwa dni niezaplanowane. Będzie to rodzaj rezerwy na nieprzewidziane okoliczności.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!