Technika Quick Wins – Szybkie zwycięstwa

Technika Quick Wins

Zdarza się, że firma, choć funkcjonuje dobrze, nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału. Można powiedzieć, że silnik, choć pracuje, to nie na pełnych obrotach. Quick wins to wdrożenie w firmie szybkich, widocznych zmian, które przynoszą większe i mniejsze korzyści. Dotyczą kwestii i problemów, które zostały zdiagnozowane dzięki analizie funkcjonowania całej firmy lub w trakcie przygotowania rozbudowanego planu polepszenia pozycji firmy na rynku.

Istnieje oczywiście ryzyko, że zbyt dużo uwagi poświęci się na detale i zapomni się o głównym celu. Dlatego stosowanie quick wins jest najlepsze wtedy, kiedy nie traci się z oczy całości planu.

Kto stosuje quick wins?

Taką metodę działania stosują osoby zarządzające w firmie. Mogą to być menadżerowie, kierownicy działów czy osoby samodzielnie sprawujące kontrolę nad określonymi obszarami w firmie. Po quick wins chętnie sięgają nowo zatrudnieni menadżerowie.

Mają świeże spojrzenie na problemy w firmie i niezbędny dystans, żeby opracować dobre rozwiązania. Poza tym, tą metodą pracy chcą zapewnić sobie ‘wejście smoka”, od razu zbudować swój autorytet wśród podwładnych i uznanie w oczach zarządu firmy.

Działania quick wins dotyczą m.in.

• drobnych zmian usprawniających różnorakie zachodzące w firmie procesy
• decyzji o zaprzestaniu działań, które były realizowane przez firmę od dawna, a które nie przynosiły dobrych rezultatów
• rozpoczęcia lub zakończenie współpracy z podmiotem zewnętrznym
• odpowiedzi na ruchy wykonane przez konkurencję lub pojawiające się zjawiska rynkowe.
  
  

Zasady stosowania quick wins

Quick wins – elementy większego planu
Działania oparte o quick wins powinny być wpisane w większe cele. Chcąc np. przeprowadzić duże zmiany w firmie warto je podzielić na mniejsze, prostsze do wykonania zadania.

Proste problemy
Menadżer, który ma już nakreślony kompleksowy plan działania powinien rozpocząć jego wdrożenie od rzeczy najprostszych. Metoda quick wins zakłada, że rozwiązuje się proste problemy, uciążliwe i doskwierające wielu pracownikom, ale łatwe do zlikwidowania. Rzeczy trudniejsze, wymagające czasu i większego rozmachu zostawia się na później.

Minimalne ryzyko finansowe
Quick wins nie powinny wymagać żadnych ( lub zaledwie minimalnych) nakładów finansowych. Po pierwsze, uzyskanie zgody zwierzchników na wykorzystanie znacznych sum wymaga czasu i dużo formalności i trudno byłoby w takim wypadku mówić o szybkim działaniu. Po drugie quick wins opiera się na drobnych ulepszeniach, minimalnych korektach, a nie działaniach zakrojonych na szeroką skalę.

Jasny cel
Metodę quick wins warto stosować wtedy, kiedy cel działania jest jasny i klarowny. Za podjęciem decyzji o zastosowaniu quick wins musi stać…matematyka. Sukces quick wins powinien być wymierny, łatwo policzalny. Niejasne przesłanki i mgliste obietnice utrudniają zdecydowane działanie. Dlatego warto zadać sobie pytanie, co konkretnego osiągnie się wykonując takie, a nie inne ruchy.

Wewnętrzne przekonanie
Obok klarownie nakreślonego celu równie istotne jest wewnętrzne przekonanie, co do zastosowanych metod działania, a także wiara, że wykorzystanie quick wins rzeczywiście przyniesie pozytywne skutki dla firmy. Pewność siebie i przekonanie o słuszności podejmowanych kroków to niezbędny element quick wins.

Widoczne rezultaty
Działania oparte o metodę quick wins powinny przynieść widoczne rezultaty. Mimo, że wdrażane zmiany są często drobne, to ich rezultaty jednak powinny być namacalne. Zwykle zakłada się, że pozytywne zmiany powinny się pojawić w przeciągu 60-90 dni.

Zespół gotowy do działania
Menadżer zamierzający dokonać szybkiego, biznesowego ruchu musi być pewny, że jego zespół jest gotowy zaangażować się w to działanie. Jeśli otoczenie nie jest przygotowane na quick wins, a od jego pracy zależy powodzenie całej operacji, to może być trudno osiągnąć zamierzone cele.

Nieduże ryzyko
Quick wins nie powinny wiązać się z wielkim ryzykiem. Wdrażane zmiany nie mogą zagrozić pozycji firmy, jej stabilności finansowej czy zbudowanemu przez lata działalności wizerunkowi.

Korzyści wynikające ze stosowania quick wins

Dobro firmy
Skutecznie zastosowana metoda quick wins ma podstawową zaletę – służy dobru firmy. I wszyscy, od pracowników średniego szczebla do menadżerów, powinni mieć to na uwadze. Quick wins ma służyć nie egoistycznym interesom jednostek, ale dobru całej firmy.

Usprawnienie pracy
Każda firma to dziesiątki procedur i formalności, często niepotrzebnych, ale wykonywanych z „automatu” od lat. Rezygnacja z nich, skrócenie bądź przetworzenie za pomocą metody quick wins sprawia, że firma będzie lepiej funkcjonowała.

Zbudowanie wiarygodności
Pracownik albo menadżer, który z sukcesem zastosuje metodę quick wins zaprezentuje się współpracownikom jako osoba energiczna, zdecydowana i kompetentna. Osoba zdolna do podejmowania skutecznych działań. Dlatego quick wins tak chętnie stosują menadżerowie świeżo przyjęci do pracy. W ten sposób od razu mogą zbudować swoją pozycję i autorytet. A wiadomo, że pierwsze wrażenie jest najważniejsze.

Motywacja zespołu
Sukces quick wins potrafi nie tylko zbudować pozycję menadżera, ale również nakłonić jego podwładnych i współpracowników do intensywniejszej pracy. „Natchnieni” energią szefa podwładni odzyskują zapał i chęć do działania. Przykład płynie z góry.

Błędy, które można popełnić działać w myśl zasady quick wins

Zbyt wiele działań
Istnieje silna pokusa, żeby metodą quick wins objąć zbyt wiele działań. Czasami wydaje się, że można szybko rozwiązać wiele palących problemów. Następnie okazuje się, że część z nich jest trudniejsza niż się na pierwszy rzut oka wydawało. I zamiast pozytywnego rozwiązania następuje tylko spiętrzenie kłopotów. Menadżer, który postawi sobie zbyt wiele celów w zbyt krótki czasie i ich nie rozwiąże - może stracić reputację, a także pewność siebie. Warto skupić się na dwóch, trzech najbardziej pilnych problemach i starać się je szybko rozwiązać. Jeżeli to się uda, można przejść do kolejnych.

Sposób działania jest równie ważny jak sam problem
Stosując metodę quick wins warto pamiętać, że nie tylko sam cel się liczy ( tj. rozwiązanie problemu), ale również sposób w jaki się tego dokona. W przypadku nowo zatrudnionego menedżera szybkie rozwiązanie zastanego problemu nie będzie miało takie wartości, jeśli np. po drodze swoimi działaniami zrazi do siebie zespół, który mu podlega. Konflikt już „na dzień dobry” ze współpracownikami może uniemożliwić dalsze sprawne wykonywanie obowiązków.

Szacunek dla kultury organizacji
To bardzo ważny punkt zwłaszcza dla nowego pracownika na pokładzie firmy. Oczywiście inicjatywna, rzutkość, zdolność do szybkiego rozwiązywania problemów jest ceniona wszędzie. Ważne jednak, żeby mieściły się one w ramach kultury pracy wyznawanej przez daną firmą.

W obrębie kultury pracy mieszczą się takie rzeczy jak: styl ubierania się, stosunek do podwładnych, sposób obiegu informacji, prowadzenia rozmów czy współpracy między działami. Niektóre, szczycące się długoletnią historią, firmy mają bardzo rozbudowaną kulturę pracy i ściśle jej przestrzegają. Wprowadzanie swoich porządków, bez respektowania reguł obowiązującej kultury pracy może mieć negatywne reperkusje.

Podsumowanie

Technika quick wins może być zastosowana oczywiście nie tylko w biznesie. Również inne dziedziny życia chętnie się nią posiłkują. Wszędzie tam, gdzie ceni się lub jest wymagana metoda małych kroków w dochodzeniu do celu, tam strategia quick wins będzie użyteczna.