PRINCE2 – metoda zarządzania projektami

PRINCE2 – metoda zarządzania projektami

PRINCE2 - Wstęp

PRINCE2 to najszerzej przyjęta na świecie metoda zarządzania projektami, wykorzystywana przez ludzi i organizacje z różnych branż i sektorów.

To elastyczna metoda, która prowadzi przez podstawowe elementy potrzebne do zarządzania udanymi projektami, niezależnie od ich typu i skali. Oparta na siedmiu zasadach, motywach i procesach, metoda PRINCE2 może być dostosowana nawet do specyficznych wymagań.

PRINCE2 (skrót od PRojects IN Controlled Environments) jest de facto opartą na procesach metodą efektywnego zarządzania projektami. Używana szeroko przez rząd Wielkiej Brytanii, PRINCE2 jest również rozpoznawana i stosowana w sektorze prywatnym, zarówno w Zjednoczonym Królewstwie, jak i na arenie międzynarodowej.

Najważniejsze cechy PRINCE2

• Koncentracja na uzasadnieniu biznesowym
• Zdefiniowana struktura organizacyjna zespołu zarządzającego projektem
• Podejście do planowania oparte na produktach
• Nacisk na podział projektu na łatwe do zarządzania i kontrolowania etapy
• Elastyczność na poziomie odpowiednim do projektu.

Metoda PRINCE powstała w 1989 roku dzięki CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency). Pierwotnie była oparta na PROMPT, metodzie zarządzania projektami stworzonej przez Simpact System Ltd. w 1975 roku i przyjętej przez CCTA w 1979 roku jako standard stosowany we wszystkich rządowych projektach systemów informatycznych. W 1989 roku skutecznie zastąpiła PROMPT w ramach projektów rządowych.

Metodyka ta jest publicznie dostępna i może być używana przez wszystkich, chociaż prawa autorskie pozostają w posiadaniu Korony Brytyjskiej.

Prince jest marką zastrzeżoną przez CCTA. Wzbogacona metoda, która w ten sposób stała się metodyką, otrzymała nową nazwę „Prince 2" (Projects in Controlled Environments) i została upowszechniona w kwietniu 1989 roku.

Korzystanie z PRINCE2 zapewnia lepszą kontrolę nad zasobami oraz bardziej efektywne zarządzanie ryzykiem biznesowym i projektowym. Metodę mogą wykorzystać zwłaszcza:

• Osoby poszukujące przywódczych umiejętności zarządzania projektami
• Poszukujący większych perspektyw zatrudnienia
• Menadżerowie projektu
• Dyrektorzy/autorzy projektów,
• Organizacje.

Ilekroć chcemy coś zrealizować, zbudować, osiągnąć lub załatwić, musimy odpowiedzieć na kilka pytań:

• Co próbujemy zrobić?
• Kiedy zaczniemy?
• Czego potrzebujemy?
• Czy możemy zrobić to sami, czy potrzebujemy pomocy?
• Ile czasu to zajmie?
• Ile to będzie kosztować?
  
  

Są to zwykłe pytania zadawane na początku każdego projektu, a odpowiedzi są podstawowymi elementami zarządzania projektami.

PRINCE2 składa się z 4 realizowanych elementów: zasad, tematów, procesów i środowiska projektu.

7 zasad PRINCE2

Zasady te są fundamentem, na którym opiera się wszystko inne w tej metodzie. Są również uniwersalne, ponieważ można je zastosować do wszystkich projektów niezależnie od języka, geografii czy kultury. Zostały sprawdzone w praktyce przez tysiące menedżerów projektów zarządzających dziesiątkami tysięcy projektów, aby były najbardziej efektywnymi sposobami planowania i zarządzania projektami.

7 zasad PRINCE2:

• Ciągła zasadność biznesowa (ang. continued business justification).
  Jest to pierwsza zasada, która została wprowadzona w metodzie PRINCE2. Odpowiada na pytanie "Dlaczego realizujemy dany projekt?" Odpowiedź na to pytanie została przedstawiona w uzasadnieniu biznesowym, który jest jednym z najważniejszych produktów zarządzania w metodzie PRINCE2. Business Case to żywy dokument, który jest ciągle sprawdzany i poprawiany przez cały czas trwania projektu. Jeśli w jakimś momencie projektu uzasadnienie przestanie być opłacalne, projekt zostanie zamknięty. Metoda PRINCE2 wymaga, aby projekt był stale usprawniany, zapewniając, że zasoby nie zostaną nigdy zmarnowane.
  
  
• Korzystanie z doświadczeń (ang. learn from experience).
  Wymaga analizy wniosków wyciągniętych z poprzednich projektów przed rozpoczęciem nowego. Celem jest uniknięcie tego, co nie działało w przeszłości, i wdrożenie tego, co się sprawdziło. Jest to możliwe dzięki uczeniu się przez cały czas trwania obecnego projektu i ciągłemu wprowadzaniu zmian w celu poprawy.
  
  
• Zdefiniowane role i obowiązki (ang. defined roles and responsibilities).
  Podstawowym celem tej zasady jest zapewnienie zaangażowania odpowiednich osób w projekt. Wielokrotnie projekty wymagają zespołów interdyscyplinarnych, co może prowadzić do konfliktów interesów i konkurujących celów. Może to utrudnić postęp w projekcie. Aby odnieść sukces, musi istnieć w pełni zdefiniowana struktura zespołu projektowego, a każda osoba powinna w pełni zrozumieć swoją rolę w projekcie i obowiązki.
  
  
• Zarządzanie etapowe (ang. manage by stages).
  Ta zasada ma na celu podzielenie projektu na praktyczne części. Podstawową ideą jest posiadanie długoterminowej wizji projektu na wysokim poziomie i posiadanie dość szczegółowego planu krótkoterminowego. Pozwala to na dużą kontrolę nad projektem; pod koniec każdego etapu podejmuje się decyzje związane z zapewnieniem kontynuacji i uzasadnienia projektu.
  
  
• Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji (ang. manage by exception).
  Wymaga ustalenia poziomu tolerancji względem sześciu zmiennych, w tym: czasu, kosztów, jakości, zakresu, ryzyka i korzyści. Jeśli przewiduje się, że projekt przekroczy którąkolwiek z sześciu, zasada ta zapewnia, że zostanie zwiększona kontrola. Pozwala to podejmować decyzje na właściwej warstwie w strukturze zarządzania.
  
  
• Skoncentrowanie na produktach (ang. focus on products).
  Metoda PRINCE2 wymaga utworzenia opisu produktu. Zasada ta zapewnia zwiększenie prawdopodobieństwa spełnienia oczekiwań interesariuszy wobec produktów, zwłaszcza pod względem jakości.
  
  
• Dostosowanie do warunków projektu (ang. tailored to suit the project environment).
  Metoda PRINCE2 ma charakter ogólny i uniwersalny, dlatego wymaga dostosowania jej nie tylko do organizacji, ale także do indywidualnego projektu. Pomaga to uniknąć dwóch wspólnych skrajności: sztywnej metodologii, która jest ślepo przestrzegana w każdym szczególe, oraz podejścia, w którym brakuje ustalonej struktury podczas zarządzania projektami. Celem jest uzyskanie zrównoważonego i zdroworozsądkowego podejścia dostosowanego do każdej organizacji i indywidualnego projektu.

7 tematów PRINCE2

Uzasadnienie, organizacja, jakość, ryzyko, plany, zmiana i postęp. Temat odnosi się do jednego aspektu zarządzania projektem, który musi być stale realizowany przez cały czas trwania projektu.

7 procesów PRINCE2

• przygotowanie projektu
• inicjowanie projektu
• zarządzanie strategiczne projektem
• sterowanie etapem
• zarządzanie wytwarzaniem produktów
• zarządzanie końcowym etapem
• zamykanie projektu.
  
  

Poszczególne procesy zawierają i opisują szereg czynności, które należy wykonać w różnych punktach projektu. Opisują także, które z ról zespołu zarządzającego projektem PRINCE2 są odpowiedzialne za poszczególne działania.

Dla pojedynczych osób certyfikat PRINCE2 jest nieocenionym atutem w karierze, ponieważ zwiększa szanse na zatrudnienie i pomaga efektywniej wykonywać swoją pracę. Dotyczy to dowolnego zawodu, co potwierdziło badanie AXELOS z 2016 r. Osoby zajmujące się zarządzaniem projektem,  oświadczyły, że „niezależnie od funkcji PRINCE2 jest cenny dla ich kariery”.

W przypadku organizacji, metoda PRINCE2 zapewnia w trakcie projektu:

• Wspólne, spójne podejście
• Kontrolowany i zorganizowany początek, środek i koniec
• Stałe porównanie postępów do planu
• Zapewnienie, że projekt nadal ma uzasadnienie biznesowe.
  
  

Raport PRINCE2 autorstwa AXELOS z 2016 r. przeanalizował poziom wdrożenia PRINCE2 przez różne organizacje. Stwierdzono, że PRINCE2 funkcjonuje dobrze zarówno w małych, jak i dużych firmach, szczególnie dlatego, że jest tak elastyczny i kompatybilny.

PRINCE2 - Role w zarządzaniu projektami

Kierownik projektu

• przejmuje odpowiedzialność za organizację i kontrolę
• wybiera osoby, które wykonają pracę nad projektem i upewnia się, czy jest to zrobione poprawnie i na czas
• opracowuje plany projektu, opisujące czynności zespołu projektu i planowaną datę realizacji.
  
  

Klient lub wykonawca finansuje projekt.

Użytkownik to osoba, która zamierza korzystać z produktu lub wyniku projektu. W przypadku niektórych projektów klient i użytkownik może być tą samą osobą.

Dostawca lub specjalista posiada umiejętności i wiedzę niezbędną do wykonania prac projektowych.

Komitet Sterujący
Każdy projekt PRINCE2 ma swój Komitet, w skład którego wchodzi klient (lub organ wykonawczy), reprezentant strony użytkownika i reprezentant dostawcy lub specjalisty.
Szef projektu regularnie składa raport Komitetowi o postępach i wszelkich przewidywalnych problemach.

Komitet projektu ma za zadanie podejmować decyzje niezbędne dla kierownika projektu, by rozwiązywać problemy i kontynuować pracę nad projektem.
Współpraca wszystkich osób wymaga organizacji i koordynacji, aby projekt był zrealizowany na czas, wysokiej jakości i w ramach budżetu.

PRINCE2 - Techniki zarządzania projektami

Zapewnienie o zasadności realizacji projektu
Zapewnia niezależny wgląd w przebieg projektu. W PRINCE2 są trzy strony zapewnienia: biznes, użytkownik i specjalista.

Zapewnienie biznesowe sprawdza, czy projekt pozostaje opłacalny pod względem kosztów i korzyści. Zapewnienie użytkownika sprawdza, czy wymagania użytkowników są spełnione. Zapewnienie specjalisty sprawia, że projekt dostarcza odpowiednie rozwiązanie.

Wsparcie projektu.
W przypadku większości projektów wymagana jest duża ilość pracy administracyjnej: informowanie wszystkich, organizowanie spotkań, aktualizowanie planów, śledzenie spraw, przechowywanie plików itp. Kierownicy projektów często wykonują wszystkie te prace samodzielnie, szczególnie w przypadku mniejszych projektów. Jeśli wiele projektów odbywa się w tym samym czasie, Biuro Wsparcia Projektu może zostać zaangażowane do współpracy.

PRINCE2 Zakres
W obecne projekty często zaangażowane są różne grupy osób. Obejmują one klienta, jednego lub więcej dostawców i oczywiście użytkownika. W zarządzaniu projektami zakres oznacza określenie, co projekt powinien osiągnąć i jak to zrobić. Nie zawsze jest to łatwe ze wszystkimi zaangażowanymi grupami.

PRINCE2 zapewnia wspólny język dla wszystkich zainteresowanych stron. Metoda rozpoznaje potrzebę kontroli projektu i pułapek. To pozwala projektom odnieść sukces w ramach umownych.

Kontrolowanie zmian
PRINCE2 nie tylko opisuje różne osoby zaangażowane w projekt i ich zadania. Metoda wyjaśnia również, jak zarządzać ryzykiem, jakością i jak kontrolować zmiany w projekcie. Zarządzanie ryzykiem polega na ustaleniu, co może pójść nie tak i zaplanowaniu, co zrobić, jeśli tak się stanie. Zarządzanie jakością to sprawdzanie jakości pracy wykonanej w projekcie. Jest to albo testowanie, albo kontrolowanie czynności.

Metoda PRINCE2 zapewnia kontrolowanie wpływu zmian, co nadaje projektowi właściwy kierunek.

PRINCE2 - Podsumowanie

Tak więc PRINCE2 to metoda zarządzania projektami. Pomaga ustalić, kogo należy zaangażować i jakie są obowiązki członków projektu. Oferuje gotowy zestaw czynności do wykonania i wyjaśnia, jakie informacje należy zebrać w trakcie. Ale PRINCE2 nie wykonuje pracy za nas. Nie może zagwarantować, że projekty odniosą sukces.

Każdy projekt jest inny i każda organizacja jest inna. Dlatego metoda PRINCE2 musi być stosowana w rozsądny sposób, który odpowiada potrzebom każdego projektu. Proste zastosowanie metody w taki sam sposób przy każdym projekcie jest pewnym sposobem na niepowodzenie, ponieważ realizacja rzeczy w ten sposób nie bierze pod uwagę różnych środowisk, w których działa każdy projekt.

Dlatego, aby dać projektowi większą szansę na sukces, zespół zarządzający projektem musi dostosować ramy do potrzeb środowiska projektowego. Dobre projekty, które zapewniają wyniki wysokiej jakości, na czas i w ramach budżetu, zależą od jakości pracy zaangażowanych osób. Obejmuje to wszystkich od zarządu projektu do poszczególnych członków zespołu.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!