Praca w zespole rozproszonym

Jak osiągać dobre rezultaty w zespole rozproszonym?

Praca z zespołem rozproszonym ma jednak swoją unikalną specyfikę i wymaga zmiany sposobu myślenia i działania.

Wielu managerów ma wątpliwości, co do rzeczywistej efektywności wirtualnych zespołów i obawia się wyzwań, jakie niesie za sobą praca zdalna i zarządzanie rozproszonym zespołem – szczególnie jeśli chodzi o kontrolę efektów i zaufanie.

Doświadczenie zdobyte w biurze nie zawsze znajduje zastosowanie w zarządzaniu pracownikami, z którymi kontakt face to face jest ograniczony.

Zespoły rozproszone złożone są z pracowników znajdujących się w różnych lokalizacjach i czasem równych strefach czasowych.

Mogą być złożone z pracowników, którzy:

• większość czasu spędzają poza centralą, np. handlowcy, informatycy, ludzie pracujący z domu
• pochodzą z różnych organizacji albo odległych działów tej samej organizacji
• są członkami zespołu sieciowego, który w określonym czasie pracuje projektowo
• pracują w siedzibie klienta

Stają one przed większymi wyzwaniami związanymi z wydajnością niż ich realne odpowiedniki. Brak bezpośredniego kontaktu z pracownikami może stanowić przeszkodę dla komunikacji, współpracy, budowania relacji i wzajemnego dzielenia się wiedzą, dlatego tak ważne jest stworzenie odpowiednich warunków pracy takiego zespołu.

Co praca zdalna oznacza dla firmy?

• niższe koszty: nie trzeba utrzymywać biura a w przypadku zatrudniania pracownika z odległej lokalizacji ponosić kosztów relokacji jego i jego rodziny czy kosztów dojazdu do miejsca pracy
• możliwość wyboru najlepiej wykwalifikowanych pracowników z całego świata
• szansę na przyciągnięcie młodych pracowników i zmniejszenie rotacji wśród obecnych pracowników – pokolenie Millenialsów bardzo ceni sobie work-life balance a wśród ich priorytetów znajduje się bliskość miejsca zatrudnienia od domu, niezależny styl pracy i elastyczny grafik
• źródło pozapłacowej motywacji pracowników – 28% pracowników wyżej ocenia taki pozapłacowy bonus niż np. dodatkowe płatne wakacje
• możliwość rozwijania biznesu w bardziej przystępnych lokalizacjach
• skrócenie czasu realizacji zadań i większą wydajność zespołu
• innowacyjność wynikającą z różnorodności pracowników
• dostępność pracy dla osób niepełnosprawnych
• możliwość pracy zmianowej pozwalającej na rozwijanie produktu przez 24 godziny na dobę,
• szybkie reagowanie na awarie systemowe
• międzynarodowe środowisko pracy
• ograniczenie zanieczyszczeń środowiskowych związane z redukcją transportu pracowników.

80% menadżerów twierdzi, że elastyczne opcje pracy pomagają zatrzymać najzdolniejszą kadrę
64% firm oferuje taką formę pracy podczas rekrutacji
58% uważa, że dostępność elastycznych form pracy zwiększa satysfakcję pracowników
91% jest zdania, że elastyczne przestrzenie robocze zwiększają produktywność pracowników podczas podróży służbowych
85% firm wprowadziło lub planuje wdrożyć elastyczną politykę dotyczącą pracy.
(badanie IWG z 2018 r. na 15 tys. respondentów z 80 krajów)

Jak efektywnie zarządzać rozproszonym zespołem

decyzję o wzięciu udziału w projektach wymagających pracy zdalnej pracownicy i menedżerowie muszą być na to odpowiednio przygotowani.

Rekrutacja do zespołu rozproszonego
Nie wszyscy potrafią pracować poza biurem. Pożądane cechy pracownika zdalnego to samodyscyplina i dobre zarządzanie czasem. Bardzo ważna jest też umiejętność komunikowania się na piśmie. To jednak nie wystarczy, by zespół pracował efektywnie.

Na relacje i motywację członków zespołu wpływa bariera przestrzeni i czasu, dlatego tak ważne jest ustalenie zasad pracy i sposobów komunikacji.

Zbudowanie zespołu
W zespole tradycyjnym relacje mają charakter nie tylko zawodowy. Znacznie trudniej identyfikować się z zespołem podczas pracy z domu. Warto zadbać o możliwość spotkań face-to-face i wygospodarować przestrzeń na aktywności niezwiązane z pracą podczas codziennej realizacji zadań – np. rozmowy o hobby.

Możliwe jest tu wykorzystanie narzędzi programowych do współpracy zespołowej, takich jak Slack, w których pracownicy mogą swobodnie rozmawiać na różne tematy.
Jeśli tylko część pracowników pracuje w zespole zdalnym, niezwykle ważne jest zapewnienie im wszelkich benefitów dostępnych dla reszty zespołu, jak bilety do kina czy karnety do siłowni.

Czytelne zasady
W związku z ryzykiem niezrozumienia, poczuciem izolacji i ograniczoną możliwością kontroli kluczowe jest poinformowanie zespołu, jakie wyniki są dla nas ważne i w jaki sposób będą nagradzani za osiągnięcia. Wszystkie zasady muszą być spisane i dostępne.

Organizacja pracy
Ze względu na ograniczenia komunikacyjne w zespole rozproszonym nie można pozostawiać zbyt wiele przestrzeni na dowolność i pozwalać, by pracownicy sami podzielili się zadaniami lub ustalili kolejność i priorytety spontanicznie.

Ryzykujemy wtedy, że informacja nie dotrze do każdego. Ważne jest, by ustalić:

• czas potrzebny na planowanie działań i realizację zaplanowanych celów – można go planować w perspektywie tygodniowej lub miesięcznej, w zależności od specyfiki firmy,
• priorytety w realizacji celów szczegółowych, kolejnych zadań, kryteriów oceny i znaczenia zadań,
• harmonogram realizacji zadań nadrzędnych i szczegółowych (pamiętając, że 10–15% strat czasu jest związana z wykorzystaniem technologii informacyjnej),
• sposoby raportowania o zakończeniu zadania, szczególnym osiągnięciu lub niepowodzeniu i barierach
• sposób przechowywania wiedzy zgromadzonej w czasie realizacji zadania i dostępu do niej przez członków zespołu i dalszego udostępniania informacji,
• sposób reagowania na konflikty,
• proces i sposób zatwierdzania decyzji.

Narzędzia do pracy zespołowej
Zespoły geograficznie i / lub czasowo rozproszone istnieją wyłącznie dzięki komunikacji i wymianie informacji. Dlatego kluczową rolę ogrywa technologia, jaką wykorzystuje się do pracy. Jest najczęściej jedynym dostępnym rozwiązaniem, jednak utrudnia rozwiązywanie konfliktów, blokuje sprzężenie zwrotne i może opóźniać realizację zadań.

Narzędzia współpracy mają znaczenie także dla podtrzymywania kontaktu i transparentności pracy zespołu. Ich zaletą jest to, że odpowiednio wykorzystane pozwalają uniknąć mikro-zarządzania, które z kolei może osłabiać zaufanie w zespole.

Dlatego optymalne wykorzystanie narzędzi to klucz do sukcesu. Ważne jest, by ustalić i spisać z zespołem zasady pracy oraz przyjęte narzędzia pracy i komunikacji (np. co wysyłamy mailem, co udostępniamy na dysku), z jakiej aplikacji do pracy zespołowej i zarządzania projektem korzystamy (np. Jiro, Trello, Asana idt), w jakich sytuacjach pracownicy mogą bombardować przełożonego wiadomościami prywatnymi na czacie itd.

Pomimo liczby dostępnych narzędzi do pracy w zespole rozproszonym taka komunikacja ma pewne ograniczenia.

Dlatego warto przestrzegać pewnych zasad:

• ograniczaj komunikację tekstową (mail i czat). Bywa zawodna i nie ma nad nią kontroli,
• regularnie organizuj spotkania wideo, jednak wcześniej zastanów się, czy zwoływanie całego zespołu jest konieczne,
• starannie planuj agendę spotkań wideo, by służyły do podejmowania dalszych decyzji a nie dyskusjom nad problemem,
• dokumentuj każde spotkanie wirtualne – to pomoże innym zacząć od miejsca, w którym ktoś inny skończył i pozwoli im zrozumieć przyczyny decyzji, jeśli nie było ich przy tym gdy zapadła,
• zadbaj o spotkania twarzą w twarz – w miarę możliwości organizuj spotkania, które posłużą integracji zespołu,
• zadbaj o możliwość dania każdemu pracownikowi feedbacku,
• pozwól członkom zespołu wybrać narzędzia do komunikacji,
• pamiętaj że na styl komunikacji mają wpływ różnice kulturowe, więc w międzynarodowych zespołach przyda się trening międzykulturowy.

Kontrola wyników

Wielu menedżerów obawia się, że zdalny zespół, pozbawiony kontroli nie będzie wydajny.

Tak nie będzie, jeśli:

• zadbamy od początku o szczegółowe sprecyzowanie celów i oczekiwań a następnie zaplanujemy pracę zespołu, dostosowując narzędzia komunikacji do realizowanych celów i działań zespołu
• zadbamy o sprawdzanie statusu realizacji zadań. Można to zrobić wprowadzając zasadę codziennych “spotkań projektowych” i raportowania na początek lub koniec dnia statusu wykonanych zadań. Może się to odbywać za pomocą wiadomości tekstowych lub krótkiej telekonferencji. Dodatkowo w wizualizacji może pomóc np. Tablica Kanban
• będziemy często rozmawiać z pracownikiem zdalnym – możliwie często bezpośrednie, a w razie konieczności poprzez wideo
• wykorzystamy aplikacje do wirtualnej pracy zespołowej, dające możliwość kontroli postępu prac bez poczucia nadmiernej kontroli
• będziemy organizować efektywne wirtualne spotkania
• będziemy w miarę możliwości organizować spotkania face to face
• będziemy dokumentować zapadające decyzje