Pięć dysfunkcji pracy zespołowej Lencioniego

Wstęp

Zarządzanie grupą pracowników, gdzie kłótnie i niedopowiedzenia występują na porządku dziennym to zupełna norma. To tak jak w przypadku dysfunkcyjnej rodziny, a może nawet gorzej, ponieważ to właśnie z naszą dysfunkcyjną „rodziną” w pracy spędzamy większość naszego czasu – co najmniej 40 godzin tygodniowo.

Wszyscy kiedyś znajdowaliśmy się w takiej sytuacji albo znajdujemy się w niej nawet w tym momencie. Ale nie jest to powód do obaw – takie sytuacje zdarzają się bardzo często w prawie wszystkich firmach i, mimo, że nie jest to łatwe, można taki problem przezwyciężyć. Dysfunkcjonalne zachowanie w grupie ma swoje źródło w łatwym do zidentyfikowania miejscu, a przy odrobinie świadomości, logiki i komunikacji uda nam się ujarzmić nawet najbardziej kłótliwe i nieustępliwe osoby.

Na podstawie licznych obserwacji i badań przeprowadzonych na prezesach firm i zespołach zarządzających z rankingu Fortune 500, Patrick Lencioni, prezes firmy konsultingowej The Table Group, wysunął odpowiednie wnioski i zidentyfikował wyraźne wzorce w tendencjach behawioralnych, które stanowiły większość przyczyn problemów w zespołach.

Analizę tego typu sytuacji proponuje rozpocząć od zadania sobie pięciu kluczowych pytań: Czy członkowie twojego zespołu otwarcie i chętnie wyrażają swoje opinie? Czy wasze wspólne spotkania są produktywne i wciągające? Czy proces podejmowania decyzji w twoim zespole przebiega szybko i sprawnie? Czy członkowie grupy bez problemu rozmawiają ze sobą o popełnianych błędach i niedociągnięciach?


Czy są oni w stanie poświęcić swoje własne sprawy na rzecz dobra zespołu? Jeżeli odpowiemy twierdząco na wszystkie pięć pytań, oznacza to, że jesteśmy idealnymi menedżerami. Jeśli nie, to prawdopodobnie trzeba jeszcze nad kilkoma rzeczami popracować.

5 dysfunkcji

Dlaczego niektóre zespoły są dysfunkcyjne? Składają się one z jednostek o różnych zainteresowaniach, zaletach i słabościach. Zgodnie ze słynnym powiedzeniem: „dobrymi chęciami piekło jest brukowane” – tak samo jest z ludzkim zachowaniem. Nawet ludzie z najlepszymi intencjami czasem pracują w sposób mało produktywny i niezdrowy. W połączeniu z menedżerem, który nie ma pojęcia o budowaniu takiej grupy i jej nadzorowaniu, daje nam to dysfunkcyjny zespół.

Jednak według Lencioniego, z odpowiednią wiedzą, odwagą i dyscypliną, zespoły mogą się stać nie tylko spójniejsze, ale też znacznie bardziej wydajne.

Pięć dysfunkcji Lencioniego często przedstawia się w formie piramidy – bez zbudowania odpowiedniej podstawy nie można przejść na wyższe etapy. Zacznijmy więc od fundamentów.

Dysfunkcja nr 1: brak zaufania

Występuje ona kiedy członkowie zespołu niechętnie kontaktują się ze sobą i nie chcą przyznawać się do swoich błędów, słabości, nie potrafią poprosić inną osobę o pomoc. Bez odpowiedniej strefy komfortu wśród pracowników, zbudowanie podstaw do zaufania staje się niemożliwe.

Jako menedżer, daj swoim podwładnym dobry przykład prosząc ich o pomoc w trudnych sytuacjach, przyznając się do słabości, ograniczeń i błędów. Kiedy przejmiesz dowodzenie, inni będą za tobą podążać. Powoli te nawyki staną się kulturą firmy, a zespół zacznie budować fundament naszej piramidy – zaufanie.

Dysfunkcja nr 2: strach przed konfliktem

Zespoły, w których nie ma zaufania nie są w stanie zaangażować się w poważną dyskusję na temat kluczowych spraw i problemów. Może to przerodzić się w rozmowy niedążące do niczego, pełne bezsensownych komentarzy. W środowisku pracy, w którym członkowie zespołu nie wyrażają otwarcie swoich opinii, debaty stanowią zwykłą stratę czasu, co skutkuje podejmowaniem gorszych decyzji.

Na początek należy założyć, że konflikt jest czymś mile widzianym i stanowi pewien cel. Zdefiniuj to, jak powinien wyglądać zdrowy konflikt, wyjaśniając go na zdrowych przykładach i udzielając odpowiedzi zwrotnych, kiedy zaczyna się przeradzać w relację niezdrową. Możesz również sprowokować taki konflikt, otwierając spotkanie zaprezentowaniem jakiegoś kiepskiego pomysłu, aby zobaczyć jaka będzie reakcja i czy ludzie będą mieli tendencję do unikania kłótni.

Taką sytuację można wykorzystać jako wstęp do rozmowy na dany temat. Na koniec możecie wspólnie stworzyć listę wad i zalet omawianych pomysłów, aby nikt nie miał już więcej problemu z wyrażaniem swojej opinii i patrzeniem na sprawy z różnych perspektyw.

Dysfunkcja nr 3: brak zaangażowania

Bez konfliktu trudniej jest zespołom podejmować decyzje i tworzyć środowisko, w którym rozbieżność ludzkich opinii jest postrzegana jako plus. Brak ukierunkowania i zaangażowania może wpłynąć na niezadowolenie pracowników, szczególnie tych starszych.

Przejrzystość intencji i zrozumienie to kluczowe aspekty, które należy brać pod uwagę przy przechodzeniu na kolejny poziom. Ustalanie jasnych terminów, przegląd najważniejszych decyzji pod koniec spotkania, a także rozmowa o tym, co nie powinno być przekazywane reszcie personelu, planowanie awaryjne to rzeczy, które pomogą zespołowi przezwyciężyć strach. Tworzenie jasnego planu i zmierzenie się z potencjalnymi pułapkami czekającymi na nas po drodze to podstawowe kroki do lepszej współpracy.

Dysfunkcja nr 4: unikanie odpowiedzialności za grupę

Kiedy zespoły nie zobowiązują się do postępowania według jasnego planu działania, nawet najbardziej skupieni i skrupulatni pracownicy niechętnie zwracają uwagę swoim kolegom z pracy, kiedy ich działania stają się szkodliwe dla funkcjonowania całej grupy. To przyczynia się do powstania zjawiska przeciętności, a słabym pracowników udaje się przemknąć bez słowa.

Jeśli zespół zaszedł już tak daleko, nieobce jest jego członkom zaufanie i zaangażowanie. Powinni oni również wiedzieć, że jeśli osoba z grupy zwraca im uwagę, to robi to nie tylko dlatego, że ma do tego prawo, ale przede wszystkim po to, by wszelkie oczekiwania i terminy były jasno wyjaśnione. Nikt nie powinien tego odbierać osobiście, jako atak.

Dzięki temu, współpracownicy wspólnie mierzą się z trudnymi sytuacjami i decyzjami, są za nie odpowiedzialni. Odpowiednio określone standardy, przegląd postępów i nagrody dla najlepszych są równie ważne, aby utrzymać zdrowo działający zespół.

Dysfunkcja nr 5: Niezwracanie uwagi na cele zespołu

Członkowie grupy z natury kładą na pierwszym miejscu swoje osobiste potrzeby (ego, kariera, rozwój, reputacja itd.) zamiast celów firmy, za które każda jednostka jest odpowiedzialna. Jeżeli zespół stracił chęci i potrzebę osiągania kolejnych sukcesów, firma bardzo na tym cierpi.

Kiedy w zespole panuje zaufanie, wszystkie konflikty są zdrowe, zaangażowanie i odpowiedzialność to główne cechy jego członków i dzięki temu wyniki firmy szybują w górę, a pracownicy są odpowiednio nagradzani, łatwiej będzie im odłożyć na bok własne potrzeby ze względu na grupę. Dzięki takim rozwiązaniom, zespoły powinny być w stanie osiągać jak najwyższe wyniki,  plasując się na szczycie, a przy tym radzić sobie ze skupieniem i wszelkimi problemami czyhającymi na nich po drodze.

Jeden mały krok do funkcjonalnego zachowania, duży krok do zbudowania silnego zespołu

Kiedy przyjrzeliśmy się już pięciu dysfunkcjom, Lencioni ma nam do zaoferowania liczne sposoby na pracę nad tworzeniem spójnego zespołu i zmierzenie się z wyżej opisywanymi problemami: jest to przede wszystkim szczera rozmowa – nie zawsze jest to łatwe i komfortowe, ale tak jak w każdej relacji, ważne jest, aby zbudować zaufanie, radzić sobie z konfliktami, przywiązać się do siebie nawzajem i brać odpowiedzialność za wspólne cele.

Kiedy przełamiemy pierwsze lody, atmosfera na pewno stanie się o wiele lepsza i z przyjemnością będziemy spędzać całe dnie w towarzystwie kolegów z pracy. Jednym z najlepszych sposobów na utrzymanie dobrych relacji jest utrzymywanie przejrzystości intencji oraz praca nad komunikacją.