Metoda 5 Why, czyli „dziecinnie” proste identyfikowanie przyczyny problemu

Metoda 5 Why - wstęp

Rozwiązanie problemu wymaga przede wszystkim ustalenia jego prawdziwej przyczyny. Jeśli usuwa się tylko doraźne objaw kłopotów dręczących firmę, to problem będzie ciągle wracał - niczym gorączka przy niedoleczonej grypie.

„Dziecinnie” prosta w stosowaniu metoda 5 Why pozwala na zidentyfikowanie prawdziwego źródła komplikacji i, co za tym idzie, ostateczne usunięcie problemu.

Metoda 5 Why to powtarzanie tak długo pytania „dlaczego”, aż dotrze się do źródła problemu.

Geneza powstania

Legenda głosi, że metoda 5 Why została wymyślona przez japońskiego inżyniera i menadżera, twórcę Systemu Produkcyjnego Toyoty - Taiichi Ōno. Wpadł na nią podczas rozmowy z 3 - letnią córką.

Dzieci w tym wieku są niezwykle ciekawe świata, a ich „firmową” odzywką jest „a dlaczego?”. TaiichiŌno, zasypywany właśnie setką podobnych pytań przez ukochaną córkę, doszedł do wniosku, że dzięki prostemu „dlaczego” można dociec przyczyn wielu problemów pojawiających się w firmy.

Na czym polega metoda 5 Why?

Zaczyna się od zadania pytania „dlaczego”, które odnosi się do negatywnego wydarzenia zaistniałego w firmie.

Posługując się metodą 5 Why trzeba założyć że pojawiające się zawodowe niedociągnięcia - przekroczone terminy, zakłócony proces produkcyjny czy defekt w produkcie - to tylko symptomy ukrytego, gdzieś pod powierzchnią zdarzeń problemu trawiącego firmę.
Każde kolejne „dlaczego” powinno rozmówców prowadzić o krok dalej, aż dotrą do prawdziwej przyczyny problemu.

Zakłada się, ze pięć pytań zaczynających się od „dlaczego” wystarczy, żeby zidentyfikować przyczynę problemu, ale nie należy przywiązywać się do tej liczby. Raz wystarczą tylko cztery pytania, innym razem dojdzie się i do dziesięciu. Ważne, żeby każde kolejne zadane pytanie prowadziło rozmówców do zrozumienia problemu.

Bywa i tak, że kolejne pytania prowadzą na manowce. Zamiast przybliżać, oddalają od rozwiązania. Dlatego, mimo że tak pozornie prosta, metoda 5 Why wymaga zachowania żelaznej dyscypliny w rozumowaniu.

Stosujący metodę 5 Why musi cały czas pamiętać o zachowaniu związku przyczynowo - skutkowego podczas analizy omawianych wydarzeń.

Metoda 5 Why jest znakomitym narzędziem do rozwiązywania codziennych problemów pracowniczych. Może być jednak również świetnym instrumentem do wykrycia większych, systemowych niedomagań firmy.

Metoda 5 Why – terapia dla firmy

Metodę 5 Why można porównać do procesu psychoterapii, np. do dialogu sokratejskiego w psychoterapii poznawczo-behawioralnej.

Dialog sokratejski polega na umiejętnym zadawaniu pytań przez terapeutę, w sposób umożliwiający pacjentowi samodzielne zidentyfikowanie błędów lub zafałszowań we własnym myśleniu.

W psychoterapii rozpoznanie własnych błędów przynosi pacjentowi ulgę i często uzdrowienie. Metoda 5 Why również zakłada, że wykrycie problemu, wydobycie go z cienia na światło dzienne, przyniesie „ulgę” przedsiębiorstwu.

Dwa poziomy stosowania metody 5 Why

Poszukiwania przyczyn problemu za pomocą metody 5 Why powinny obejmować dwa aspekty:

• Dlaczego pojawił się problem?
  Tu należy poddać analizie przyczyny powstania problemu. Dlaczego w ogóle problem się pojawił?
• Dlaczego problem nie został wcześniej zauważony?
  Drugi aspekt metody 5 Why dotyczy pytania: dlaczego obowiązujący w firmie system kontroli nie wykrył problemu wcześniej? Namysł nad tym jest istotny, bo przeprowadzony właściwie pozwoli na wprowadzenie usprawnień do ogólnego systemu przedsiębiorstwa. I zapobiegnie podobnym kłopotom w przyszłości.
  
  

Jak stosować metodę 5 Why?

Należy zebrać informacje o problemie

Pierwszy etap działań polega na zebranie maksimum dostępnych faktów o problemie. Im więcej wiadomości się zbierze, tym łatwiej będzie zidentyfikować jego przyczynę.

Podczas gromadzenia danych warto zadawać sobie następujące pytania:

• jak objawia się problem?
• kiedy został odkryty?
• jaka jest jego skala?
• jakie niebezpieczeństwo dla firmy stwarza?
  
  

Uszeregowanie zdobytych informacji według takiego klucza pozwoli na sprawniejsze wdrożenie metody 5 Why.

Zespół roboczy

Jeżeli informacje o problemie zostały zebrane, to następnie należy stworzyć zespół roboczy do jego rozwiązania. Zespół ma, wspólnymi siłami, ustalić przyczyny problemu. Najlepiej, żeby były to osoby bezpośrednio stykające się z problemem.

Precyzyjny opis kierunku działania

Temat pracy dla zespołu roboczego  musi być konkretnie określony. Tak, żeby każdy wiedział dokładnie, o co chodzi. I mógł skupić się na meritum. Jest to o tyle istotne, że większość ludzi ma tendencję do popadania w dygresje i odchodzenia od głównego tematu dyskusji. Tymczasem, jak już było wspomniane, metoda 5 Why wymaga zastosowania żelaznej logiki.

Pytania

Następnie można przejść do głównej części, czyli zadawania pytań odnośnie problemu. Odpowiedzi warto zapisywać.

Weryfikacja

Kiedy już przeprowadzi się rundę pytań i ustali źródło problemu warto poddać całość weryfikacji. Chodzi o to, czy zastosowane rozumowanie jest poprawne, tj. czy finalna odpowiedź jest logicznie powiązana z wydarzeniem, od którego wszystko się zaczęło.

Przykładowe zastosowanie metody 5 Why

W kolejnym numerze pewnego poczytnego pisma miała zostać opublikowana graficzna reklama firmy X. Niestety, reklama nie została opublikowana.

• Problem: zaplanowane działania marketingowe nie doszły do skutku.
• Pytanie 1: dlaczego reklama nie ukazała się w piśmie?
• Odpowiedź: ponieważ nie została przekazana redakcji w odpowiednim terminie.
• Pytanie 2: dlaczego reklama nie została przekazana redakcji?
• Odpowiedź: dział marketingu nie zdążył jej przygotować.
• Pytanie 3: dlaczego dział marketingu nie zdążył jej przygotować?
• Odpowiedź: ponieważ nie otrzymał reklamy w wyznaczonym czasie od grafika.
• Pytanie 4: dlaczego grafik nie przygotował reklamy w odpowiednim terminie?
• Odpowiedź: miał wiele innych projektów, nad którymi pracował.
• Pytanie 5: dlaczego grafik nie potraktował przygotowania reklamy jako zadania priorytetowego?
• Odpowiedź: niestety miał same priorytetowe zadania od wielu działów. Każde na cito.
  
  

Źródło problemu:

Grafik, ze względu na mnogość zleceń, nie ma odpowiednich mocy przerobowych, żeby skończyć prace w wyznaczonym terminie. Do tego, każde zlecane zadanie uważane jest przez zamawiającego (działy w firmie X) za najważniejsze i priorytetowe.

Rozwiązania:

• odpowiednio zhierarchizować projekty realizowane przez grafika (te najpilniejsze powinny być robione w pierwszej kolejności)
• zatrudnić w dziale graficznym więcej osób.
  
  

To oczywiście tylko prosty, standardowy przykład zastosowania metody 5 Why. W codziennej pracy pojawiające kłopoty są w większości bardziej skomplikowane. Ważne jest jednak zrozumienie mechaniki stosowania 5 Why.

Zalety metody 5 Why

Prostota

5 Why jest niezwykle prostą metodą do wykrywania przyczyn problemu. Nie wymaga żadnych specjalistycznych narzędzi, wiedzy eksperckiej czy czasochłonnych szkoleń. Można ją wykorzystywać w każdym przedsiębiorstwie.

Nauka analitycznego myślenia

Metoda 5 Why skłania stosujących ją pracowników do analitycznego myślenia i osobistej identyfikacji problemu. To sprawia, że przestają pracować na autopilocie i nie wykonują już swoich obowiązków tylko wedle narzuconych reguł. Pracownicy zaczynają postrzegać procesy zachodzące w firmie w sposób bardziej świadomy. Takie podejście może zaowocować tym, że w przyszłości sami będą zgłaszać propozycje ulepszeń.

Wady metody 5 Why

Metoda 5 Why nie jest działaniem, definiuje problem, jednak go nie rozwiązuje. Co więcej, jak każda metoda dedukcyjna może prowadzić do błędnych wniosków. Procedura 5 Why  jest nastawiona na znalezienie pojedynczej przyczyny błędu. Im więcej możliwych przyczyn problemu lub źródło kłopotów ma bardziej ogólny i mglisty charakter, tym trudniej wykorzystać z sukcesem metodę 5 Why.

Podsumowanie

Metoda 5 Why, choć z pozoru prosta, czy nawet dziecinna, kryje w sobie wiele ciekawych odniesień i wymaga logiki w stosowaniu. Z pewnością jest cennym i, co najważniejsze, prostym narzędziem do identyfikowania pojawiających się problemów.