Raport HR – 2015 (cz. 6/8) Firmy szkoleniowe – jak odróżnić ziarno od plew

Raport HR - 2015 (cz. 6/8) Firmy szkoleniowe - jak odróżnić ziarno  od plew

Wstęp

WYBIERAJĄC FIRMĘ SZKOLENIOWĄ ZADAJ POTENCJALNEMU DOSTAWCY 7 PYTAŃ:

• Ich doświadczenie w prowadzeniu danego tematu szkolenia
  (ile osób zostało już przeszkolonych, dla jakich branż pracowali)
  
  
• Sposoby i metody w jaki realizują to szkolenie
  (w sali, outdoor’owo, wykłady, ćwiczenia)
  
  
• Trenerów prowadzących szkolenia
  (ich doświadczenie trenerskie, biznesowe, merytoryczne)
  
  
• Sposoby oceniania rezultatów szkolenia
  (ankiety, testy, egzaminy)
  
  
• Ich zobowiązania związane ze szkoleniem
  (co zrobią przed i po szkoleniu?)
  
  
• Twoje zobowiązania związane z przeprowadzeniem szkolenia
  (co będziesz musiał zrobić przed i po szkoleniu?)
  
  
• Ich honorarium

W ostatnich latach wraz z pojawieniem się funduszy z Unii Europejskiej liczba firm szkoleniowych działających w Polsce gwałtownie wzrosła. Podaż szkoleń jest zatem ogromna. Stąd przed działami HR stoi niełatwe zadanie selekcji ofert szkoleniowych i wyboru najlepszego dla siebie dostawcy szkolenia.  

KRYTERIA DECYZJI WYBORU FIRMY SZKOLENIOWEJ
Podstawą oceny firmy szkoleniowej są kryteria, według których będą oceniane te firmy. Do najczęściej stosowanych należą następujące kryteria: jakość oferty, koszty współpracy z firmą szkoleniową ponoszone przez klienta oraz relacja ceny do jakości.

JAKOŚĆ OFERTY
Jakość proponowanych szkoleń jest kluczowym czynnikiem oceny firmy szkoleniowej. Na tę jakość składają się trzy elementy: zdolność do przystosowania programów szkoleń do konkretnych potrzeb firmy zamawiającej, trenerzy prowadzący szkolenia oraz praktyczność  szkoleń i łatwość przełożenia treści szkolenia na realia uczestników (przykłady, USA, metody).

• Elastyczność i zdolność do przystosowania programu szkolenia do klienta

Na rynku  szkoleniowych można wyróżnić dwie kategorie szkoleń: standardowe
i innowacyjne.

Programy standardowe.
Programy standardowe  mają z góry założoną zawartość, ćwiczenia i kolejność poszczególnych tematów. Program i sposób jego realizacji są trudno modyfikowalne. 

Do programów standardowych można zaliczyć szkolenia z twardej tematyki (informatyczne, prawne, techniczne itp.). Z tematyki miękkiej  standardowymi programami są programy oparte na zakupionej licencji lub modelu teoretycznym. W przypadku zakupu standardowego programu licencyjnego klient powinien doskonale zaznajomić się z zawartością takiego programu, aby uzyskać pewność, że proponowany standard pasuje do potrzeb jego firmy.

Idea oferowania gotowych, wystandaryzowanych szkoleń sprowadza się do tego, że firma szkoleniowa posiadając taki gotowy produkt poszukuje klientów, którzy mają problem, na który odpowiedzią jest właśnie to gotowe rozwiązanie. Osoba prowadząca takie szkolenie pełni raczej rolę moderatora niż trenera. Praktyką stosowaną w realizacji tego typu szkoleń jest przedstawienie i nauczenie pewnego określonego modelu lub wzorca postępowania (np. w sprzedaży, zarządzaniu).

Osoba prowadząca nie musi być specjalistą w omawianym temacie. Jest raczej specjalistą od prezentowanego rozwiązania. Takimi programami szkoleń najczęściej posługują się między innymi duże międzynarodowe firmy szkoleniowe lub małe firmy oferujące jedno licencyjne szkolenie, w którym się specjalizują. Zaletą rozwiązań standardowych i licencyjnych jest ich powtarzalność (np. ten sam temat wielu grupach jest identycznie realizowany), przemyślany proces szkoleniowy oraz wielokrotnie przetestowany program i układ  szkolenia. Zaletą jest także adekwatność materiałów szkoleniowych do zawartości szkolenia.

Wadą tych rozwiązań jest mała podatność na dostosowanie do specyficznych lub nietypowych potrzeb klienta, brak możliwości wykorzystania treści lub materiałów szkoleniowych np. w wewnętrznych szkoleniach (wiele licencyjnych programów ma zastrzeżone nazwy i  modele wykorzystane w tych programach),  z góry określona długość trwania szkolenia  oraz z reguły wysoka cena.

 

 

Programy innowacyjne
Programy innowacyjne to programy o  dużym stopniu elastyczności zarówno w samej zawartości merytorycznej, jak i formach i sposobach realizacji. Tego rodzaju programy są opracowywane w szczegółach dopiero po zapoznaniu się z potrzebami i preferencjami klienta. Przygotowanie takiego programu jest bardziej pracochłonne i wymaga ze strony firmy szkoleniowej dużej otwartości i kreatywności. Programy innowacyjne mogą tworzyć dowolne konfiguracje tematów przez co mogą mieć formę bardzo eklektyczną (np. szkolenie dla handlowców może łączyć uczenie  technik sprzedaży z treningiem mentalnym, który uczy jak lepiej radzić sobie z porażkami w sprzedaży). Aby tworzyć programy innowacyjne firma szkoleniowa musi dysponować dosyć szerokim spektrum specjalizacji trenerów.

Niejednokrotnie programy takie są tworzone w twórczej pracy zespołu specjalistów (trenerów) z różnych dziedzin. Dlatego tego typu szkolenia najczęściej są w stanie zaproponować duże i średnie firmy szkoleniowe dysponujące odpowiednią liczbą trenerów i specjalistów z różnorodnych obszarów. Zaletą szkoleń innowacyjnych jest duża możliwość adaptacji programu do potrzeb firmy i uczestników szkolenia, duża elastyczność co do czasu trwania takiego szkolenia (w zależności od potrzeb można przygotować program półdniowy a także 4 dniowy z danego zakresu) dobra relacja ceny do jakości ( z reguły niższa cena od programów  licencyjnych).  Wadą takich programów jest brak możliwości uzyskania referencji od innych klientów na temat tego konkretnego programu, ponieważ za każdym razem program w mniejszym lub większym stopniu jest  wyspecyfikowany pod kątem potrzeb klienta, a także większa trudność niż w przypadku szkoleń standardowych i licencyjnych w multiplikowaniu programu.  

• Trenerzy

Ogromne znaczenie dla jakości szkolenia ma osoba prowadząca. Na rynku można spotkać zarówno trenerów zawodowych, tj. takich, którzy zajmują się wyłącznie przygotowywaniem i prowadzeniem szkoleń oraz trenerów okazjonalnych, którzy prowadzenie szkoleń traktują jako drugie, dodatkowe zajęcie. Poza nielicznymi wyjątkami zdecydowanie bardziej efektywni są trenerzy zawodowi, którzy poza wiedzą merytoryczną mają umiejętności przekazywania wiedzy, aktywizowania uczestników i stosowania ciekawych form zajęć. Nie zmienia to faktu, że czasem klient nie ma wyboru i musi zdecydować  się na trenera okazjonalnego. Ma to miejsce w sytuacji, gdy trener okazjonalny jest wybitnym specjalistą w jakiejś  wąskiej dziedzinie i jego wiedza jest na tyle unikalna, że forma prowadzenia zajęć schodzi na dalszy plan. W każdej innej sytuacji bezpieczniej jest korzystać z trenerów zawodowych. Dlatego warto zapytać firm szkoleniowych kim są ich trenerzy.     

• Przełożenie zawartości szkolenia na realia uczestników: format czy program autorski

Ten aspekt jest niezwykle istotny z powodu dość powszechnego zjawiska, które można sprowadzić do stwierdzenia „szkolenie sobie, a życie sobie”. Wielu uczestników szkoleń może być zadowolonych z  odbytych zajęć, ale jednocześnie nie potrafią przełożyć przekazywanych w trakcie szkolenia treści na swoją pracę. Jedną z najczęstszych przyczyn (choć nie jedyną) takiego stanu rzeczy jest zjawisko tzw. nieadekwatności kulturowej.  Czym jest to zjawisko? Otóż w latach 90 ubiegłego wieku, w czasach kiedy polski rynek szkoleniowy się rodził,  większość realizowanych programów szkoleń miękkich pochodziło z zagranicy, głównie ze Stanów Zjednoczonych (choć nie tylko). Jeśli chodzi o główne idee tych programów, to oczywiście mają one dużą wartość i trudno z tymi generalnymi ideami dyskutować.

Natomiast w szczegółach te programy zawierały masę kodów kulturowych nieadekwatnych do polskich realiów. Na przykład  w szkoleniach handlowych zalecano, aby podczas rozmowy handlowej wymienić kilka razy nazwisko klienta, co miało zbudować lepszą relację. O ile w krajach anglosaskich forma zwracania się do klienta „Mr Smith” jest powszechna, o tyle w polskiej kulturze zwroty typu „Witam Panie Kowalski, jak się Pan ma?” odbierane są jako sztuczne, wymuszone i  nienaturalne. Tak więc po szkoleniu uczestnicy najzwyczajniej wstydzili się stosować tego rodzaju techniki, intuicyjnie wyczuwając ich nieadekwatność. Stąd powstawało wrażenie, że „szkolenie sobie, a życie sobie”.

To jest oczywiście jeden z przykładów ilustrujący problem z przekładaniem treści szkolenia na pracę. Przykładem nieadekwatności kulturowej w szkoleniach dla menedżerów jest nagminne wykorzystywanie wzorców przywództwa i przykładów modeli zarządzania stosowanych w ogromnych amerykańskich firmach i to modeli funkcjonujących 40-50 lat temu.



Przykładem niech będzie powszechnie ceniona postać Jacka Welcha, którego wkład i znaczenie w historii zarządzania jest niezaprzeczalne. Lecz opieranie edukacji współczesnych polskich menedżerów głownie o doświadczenia Jacka Welcha, który zarządzał General Electric niemal pół wieku temu jest wysoce dyskusyjne. Po pierwsze dla przeciętnego polskiego menedżera postać Welcha jest niemal mitem, jest to postać tak dalece oddalona czasowo, przestrzennie i kulturowo od realiów codzienności życia dzisiejszego polskiego menedżera, w firmie funkcjonującej tu i teraz, że doprawdy trudno, aby miał on stanowić wiarygodny i realny przykład do naśladowania.

Za czasów J.Welcha nie było problemów komunikacyjnych z generacją Y, nie było gospodarki opartej na wiedzy, ani pracowników wiedzy, nie było nowoczesnych form komunikowania się, nie było zespołów rozproszonych. A przed takimi właśnie wyzwaniami stoi współczesny polski menedżer, a Jack Welch nie daje wskazówek na ten temat, bo dać nie może.

Niebezpieczeństwo nieadekwatności kulturowej w szkoleniach pojawić się może  szczególnie w niektórych (na pewno nie we wszystkich) programach licencyjnych. Wiele programów szkoleń licencyjnych, które nie zostały mądrze przystosowane do polskich realiów przypomina zagraniczne formaty seriali telewizyjnych: serial taki jest interesujący i bardzo przyjemnie się go ogląda, ale wszyscy wiemy, że rzeczywistość jest inna. Podobnie ze szkoleniami: program jest ciekawy Raport Deloitte podsumowujący 2015 rok i logiczny, samo szkolenie bardzo interesujące i wciągające, ale „życie jest inne”. Stąd częsta trudność, którą mają uczestnicy w przełożeniu zagranicznego formatu szkolenia na rodzimą firmę.

Jak polski rynek szkoleniowy stara się przezwyciężyć tę barierę? W ostatnich kilku latach pojawił  siębardzo obiecujący trend. Otóż w coraz większej ilości firm szkoleniowych tworzone są oryginalne, autorskie programy szkoleń, których inspiracją są przykłady, wzorce i modele  zaczerpnięte ze współczesnego polskiego biznesu. Praktyki zarządcze czy sprzedażowe opisywane w tych szkoleniach mają odniesienie do rzeczywistych sytuacji uczestników, a przez to stają bardziej wymowne i przekonywujące. Stosowane podczas szkolenia studia przypadków czy przykłady nie mają miejsca  gdzieś, tam w dalekiej Ameryce, ale tutaj dwie przecznice dalej, w firmie po sąsiedzku, dotyczą menedżerów lub handlowców, których możesz spotkać na ulicy. Tego rodzaju podejście czyni zawartość przedstawianą na szkoleniu bardziej wiarygodną, a przez to możliwą do zastosowania we własnej pracy. Programy szkoleń autorskich budowane są na bazie uznanych modeli czy rozwiązań światowych, ale nie są prostą ich kopią. Powszechnie uznane modele czy rozwiązania stanowią źródło inspiracji do twórczego przeobrażania programów szkoleń we kierunku ich pełnej spójności ze współczesną  kulturą organizacyjną firm funkcjonujących w polskich warunkach.    



KOSZTY WSPÓŁPRACY Z FIRMĄ SZKOLENIOWĄ - ONE STOP SHOP
Drugim, obok oceny jakości proponowanych szkoleń kryterium jest koszt współpracy z firmą szkoleniową. Na wielkość ukrytych kosztów ponoszonych we współpracy z dostawcą szkoleń największy wpływ ma czas poświęcany na kontakty z dostawcą i sam proces kupowania. Spośród wielu firmami szkoleniowymi klient może współpracować z dwoma typami dostawców szkoleń: firmy szkoleniowe typu „one stop shop” lub firmy „tunelowe”. Firma typu „one stop shop” to firma, która oferuje bardzo szeroki zakres usług i produktów szkoleniowych. Lista takich usług  i produktów może zawierać na przykład:

• szkolenia miękkie w pełnym wymiarze (sprzedaż, zarządzanie, treningi mentalne, efektywność osobista);
• szkolenia twarde (np. prawo gospodarcze, logistyka, administracja itp.);
• szkolenia masowe (np. teambuilding, mowy motywacyjne);
• szkolenia e-learningowe (np. webinary, platformy e-learningowe i m-learningowe);
• rozwiązania biznesowe (organizowanie vision session, warsztaty strategiczne, budowanie kultury współodpowiedzialności, rozwiązania CSR itd.);
• wsparcie HR (np. twardy HR, systemy ocen, feedback 360, badania satysfakcji itd.);
• usługi  eventowe (organizacja konferencji, seminariów, szkoleń).
  
  

Współpraca z firmą typu „one stop shop” umożliwia kupowanie w jednym miejscu  kompatybilnych, spójnych i kompleksowych  rozwiązań. Z reguły niezależnie od zakresu i wielkości świadczonej usługi klient ma do czynienia z jedną osobą, która z jednej strony jest  jego „przewodnikiem”, a z drugiej strony reprezentuje interes klienta wewnątrz własnej firmy. Ograniczenie liczby kontaktów, a tym samym znaczące polepszenie obiegu informacji sprawia przyśpieszenie procesu zakupowego wpływa na znaczące obniżenie kosztów zakupu ponoszonych przez klienta.

Rozważając współpracę z firmą „one stop shop” warto koniecznie upewnić się, jak wygląda struktura kompetencyjna firmy, ponieważ  szeroki zakres jej usług jeszcze nie gwarantuje wysokiej jakości poszczególnych produktów (mało prawdopodobne, aby ktoś znał się równie dobrze na wszystkim). Firmy „one stop shop”, które oferują wysoką jakość przypominają swoją strukturą grupę „małych firm” pracujących pod jednym szyldem, gdzie w każdej komórce organizacyjnej skupiony jest zespół specjalistów z określonej dziedziny, a łącznikiem pomiędzy tymi komórkami jest opiekun klienta. Wynika z tego, że najczęściej firmy „one stop shop” muszą posiadać dużą liczbę pracowników (30-50 osób). Jeśli jest to firma kilkuosobowa, która oferuje „wszystko” – lepiej być ostrożnym.

Drugi typ firm określany jako firma „tunelowa” to firma, która oferuje pojedyncze  szkolenie lub klasę rozwiązań. Na przykład istnieją firmy oferujące wyłącznie szkolenie z określonego zakresu (zarządzanie projektami) lub klasy rozwiązań (różne tematy, ale wyłącznie z zakresu  szkoleń handlowych lub komunikacyjnych).   Najczęściej są to firmy niewielkie, wysoce wyspecjalizowane i skłonne do elastyczności programowej. Pojedynczy zakup od firmy specjalistycznej wcale nie musi być droższy niż od firmy „one stop shop”, niemniej przy większych projektach kontaktowanie się z wieloma dostawcami „tunelowymi” bardzo podraża i zwiększa koszty całego projektu.

RELACJA CENA-JAKOŚĆ
Wybierając firmę szkoleniową  warto wziąć pod uwagę czy ona jest w stanie zaoferować produkt dostosowany do naszych potrzeb, jakie kwalifikacje posiadają jej trenerzy i czy są one zawodowcami, na ile proponowane programy są bliskie polskim realiom w pracy zawodowej uczestników i czy łatwo je przełożyć na ich codzienność, czy współpraca z firmą szkoleniową będzie przebiegać sprawnie, wygodnie, a usługa będzie kompleksowa. Następnie  porównajmy  odpowiedzi na te pytania z proponowaną ceną i oceńmy, czy to wszystko, co oferuje nam firma szkoleniowa jest warte tej ceny czy też nie.