Fast track, czyli projekt na szybkiej ścieżce realizacji

Fast track, czyli projekt na szybkiej ścieżce realizacji

Fast track, czyli szybka ścieżka realizacji to metoda zarządzania, której celem jest jak najszybsze wykonanie zaplanowanych działań w projekcie biznesowym.

Fast track - idealna strategia na dzisiejsze czasy

Czas to pieniądz! To oklepane hasło doskonale oddaje realia współczesnego biznesu. Przyśpieszające z każdym rokiem tempo życia wpływa też na funkcjonowanie przedsiębiorstw. Trzeba działać coraz szybciej, żeby utrzymać się na rynku, żeby nie dać wyprzedzić się konkurencji, żeby zdobyć klienta.

Takie sformułowania jak „deadline” czy „przekroczone terminy” sieją popłoch w firmach na całym świecie, a menadżerom śnią się po nocach. Ta presja sprawia, że firmy przy realizacji zleceń, czy opracowywaniu biznesowych projektów, często porzucają zdrowy rozsądek i decydują się iść na skróty. Bardzo często kończy się to katastrofą.

Metodę Fast track wybiera się właśnie po to, żeby zmuszone do stosowania skrótów zespoły projektowe czy robocze robiły to z głową. Według reguł, których przestrzeganie pozwoli znacząco zaoszczędzić czas, ale jednocześnie przygotować projekt lub produkt na odpowiednim poziomie.

Istota Fast track

Fast Track to zaawansowana technika stosowana przez menadżerów do zarządzania projektami. Jeżeli czasu do wdrożenia danego projektu w życie  zostało niewiele, lub sytuacja w firmie jest na tyle poważna, że wymaga natychmiastowej interwencji, wtedy często menadżerowie kierują projekt na szybką ścieżkę realizacji, czyli stosują metodę Fast track.

W zależności od sytuacji fast track może znaczyć:

• złagodzone wymogi formalne wobec projektu ( brak dodatkowych testów czy analiz)
• gruntowne skrócenie programu prac nad projektem ( zazwyczaj polega na jednoczesnej realizacji kilku elementów projektu zamiast działań sekwencyjnych).
  
  

Oczywiście kadra zarządzająca pragnęłaby, żeby zawsze działać według strategii Fast track. W końcu może to przynieść dużą oszczędność czasu i pieniędzy. Jednak Fast track należy stosować tylko w wyjątkowych wypadkach, gdyż ta strategia niesie za sobą wiele niebezpieczeństw.

Przede wszystkim, wykonawcom brakuje pełnej i dogłębnej informacji na temat projektu i jego możliwych „Jak wdrożyć w życie metodę Fast track?

Menadżer dostaje polecenie z zarządu firmy, że prace nad projektem muszą zostać radykalnie skrócone (np. z 30 do 10 dni) i decyduje się na zastosowanie metody Fast track.

W związku z tym, swoją pracę musi rozpocząć od analizy czterech kluczowych kwestii:

• czy wszystkie czynności wymagane do ukończenia projektu są zidentyfikowane?
• czy grupa robocza jest świadoma wszystkich zagrożeń, jakie występują w projekcie?
• czy członkom zespołu znane są w wystarczającym stopniu wszystkie wymagania i cele projektu?
• czy między zespołem, klientem, dla którego projekt ma być przygotowany i kadrą zarządzającą panują dobre biznesowe relacje?
  
  

Siedem podstawowych kroków Fast track

Stosując technikę Fast track warto pamiętać o siedmiu podstawowych krokach Fast track. Oto, co zalecają:

• określić cele, które ma przynieść strategia Fast track
• zidentyfikować wszystkie występujące zależności między poszczególnymi elementami projektu
• odnotować te punkty w projekcie, do których wykonania potrzeba dużo czasu
• skonstruować alternatywne sposoby realizacji projektu i te najlepsze wdrożyć w życie, żeby przyśpieszyć prace nad projektem
• podejmować tylko  świadome decyzje
• monitorować postępy prac nad projektem
• wykrywać i usuwać występujące, podczas pracy, problemy.

Fast track – kolejne działania

Siedem podstawowych kroków techniki Fast track nie wyczerpuje wszystkich działań, których musi się podjąć zarządzający projektem. Są jeszcze kwestie bardziej praktyczne, z którymi z pewnością trzeba będzie się uporać.

Skrócenie planu działań

Menadżer musi zdecydować z których działań można zrezygnować, a które można znacząco skrócić. Warto pamiętać, że jeżeli produkt może wpływać na zdrowie lub bezpieczeństwo klienta końcowego, absolutnie nie można porzucić testów bezpieczeństwa.

Zaplanować działania synchroniczne

Plan zakładał działania sekwencyjne. Np. przy pracy nad nową aplikacją zakładano, że prace nad kolejnym jej elementem wykonywane są dopiero po skończeniu wcześniejszego. Fast track zakłada działania synchroniczne. Zarządzający projektem powinien tak ustawić prace zespołu, żeby jednocześnie wykonywał on kilka elementów planu.

Oszacować kompetencje zespołu

Jeżeli praca ma być radykalnie skrócona, trzeba odpowiednio podzielić pracę zespołu roboczego. Ilu ludzi ma zespół? Czy ich kompetencje pozwalają na zintensyfikowanie działań? Czy jest możliwe przy takim, a nie innym zespole odpowiednie podzielenie prac? Może jest potrzeba dokooptowania kogoś do zespołu? Na te pytanie trzeba sobie odpowiedzieć.

Zmodyfikować kosztorys

Jeżeli zespół roboczy ma pracować bardziej intensywnie, to prawdopodobnie będzie potrzeba zostawać „po godzinach”. Wiąże się to z odpowiednią gratyfikacją finansową. Czy w ten sposób budżet projektu nie ulegnie zmianie?

Jakie są zalety metody Fast Track?

Szybkie ukończenie projektu

To bez wątpienia najważniejsza zaleta stosowania metody Fast track. Możliwość zrealizowania projektu przed wyznaczonym terminem to marzenie każdego menadżera. Również dla zarządu, czy klienta otrzymanie zamkniętego projektu w szybszym terminie jest wielkim plusem i zachętą do kontynuowania współpracy.

Możliwość zajęcia się innymi obowiązkami

Dostarczenie skończonego projektu przed czasem oznacza również, że można zająć się następnymi, czekającymi w kolejce, zadaniami. Fast track odkorkowuje pracę całej firmy, pozwala jej wrzucić piąty bieg i nadrobić wszystkie zaległości.

Zmniejszenie kosztów

Zastosowanie metody Fast track zakłada, że pomija się pewne marginalne elementy implementacji projektu. Zazwyczaj generują one dodatkowe koszty, które trzeba ponieść przy realizacji. Fast track pozwala zatem na daleko idące oszczędności.

Jakie są wady Fast track?

Brak wiedzy

Przy metodzie Fast track pomija się pewne elementy projektu. Są to często dodatkowe badania czy testy, które mają udowodnić ponad wszelką wątpliwość, że projekt jest pozbawiony wad. Niestety przy takim sposobie pracy, wady mogą się ujawnić, kiedy projekt będzie już ukończony i wdrożony w życie.

Porzucenie szczegółowego planu

Zastosowanie metody Fast track zakłada, częściowe przynajmniej, porzucenie planu i harmonogramu, opracowanych dla realizacji projektu. Z pewnością były one przygotowane starannie, ponieważ wymagały konsultacji, analiz i raportów. Fast track całą tę pracę, w pewnym przynajmniej stopniu, unieważnia i nakazuje iść na skróty. Z pewnością jest to trochę skok do wody, bez dokładnej wiedzy na temat poziomu jej głębokości. Ryzyko niepowodzenia jest duże.

Niebezpieczeństwa synchronicznego działania

Choć praca, w tym samym czasie nad różnymi elementami projektu z pewnością ma swoje plusy, to niesie również za sobą poważne niebezpieczeństwo. Choćby takie, że konstruowane jednocześnie elementy nie będą do siebie pasowały.

Eksperci piszący o ryzyku korzystania z metody Fast track często porównują to zagrożenie, do kupowania mebli do jeszcze remontowanego biura. W ten sposób powstaje niebezpieczeństwo, że, gdy remont się zakończy, okaże się, że meble nie pasują rozmiarem czy style. I właśnie podobne zagrożenie powoduje synchroniczne działanie nad różnymi, mającymi do siebie finalnie pasować, elementami projektowej układanki.

Poprawki

Fast track oznacza oszczędność czasu i pieniędzy. Jednak oszczędności przy realizacji mogą zostać stracone, gdy projekt wejdzie w życie. Jeżeli nie będzie funkcjonował tak jak zakładano, trzeba będzie poświęcić dodatkowe środki na wprowadzanie poprawek.

Podsumowanie

Fast track jest metodą ryzykowną. Niesie za sobą równie wiele potencjalnych zagrożeń, co korzyści. Zdecydowanie lepiej i dla pracowników i dla końcowego efektu działać według pierwotnego, obszernego planu. Jeżeli jednak zarządzający projektem zmuszeni są do zdecydowanego podkręcenia tempa, Fast track jest do tego świetnym narzędziem.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!