Exit Interview. Jak prawidłowo przeprowadzić rozmowę z pracownikiem na koniec współpracy?

Wstęp

Za każdym razem gdy zatrudniony w firmie człowiek składa na ręce swojego pracodawcy wypowiedzenie, rozpoczyna się nowy proces rekrutacyjny, który ma na celu zapełnić pustkę po poprzednim pracowniku.

Osoba odpowiedzialna za rekrutację zajmuje się wówczas dodawaniem ogłoszeń z przedstawioną ofertą pracy w internecie lub w gazetach, weryfikuje zgłoszonych kandydatów i wybiera w końcu odpowiednią na dane stanowisko osobę. Czy jednak skupia również swoją uwagę na pracowniku który z tego stanowiska właśnie zrezygnował i jest w trakcie pakowania swoich rzeczy z biurka?

Przeprowadzanie odpowiedniego wywiadu z pracownikiem pod koniec współpracy, czyli tak zwane - „exit interview”, może pozytywnie lub negatywnie wpłynąć na zmiany w całej firmie lub w jej organizacji.

Pracodawca może dokładnie przyjrzeć się i poznać powody przez które jego pracownik postanowił zrezygnować z danego stanowiska i z pracy w jego przedsiębiorstwie. Dzięki dogłębnej analizie tej sytuacji i wnioskom wynikającym z takiej rozmowy, kierownik lub menadżer biznesu, może zapobiec przyszłym odejściom swoich pracowników lub przynajmniej zredukować w jakimś stopniu ich liczbę.

Dla przykładu, jeśli duża liczba  pracowników zacznie wypominać swojemu przełożonemu to, że suma ich obowiązków nie pokrywa się z ilością powinności, która została im obiecana na początku tej pracy, pracodawca powinien przemyśleć swoje działanie, prawdopodobnie zmienić opis stanowiska pracy i uaktualnić proces wdrażania do firmy osoby zatrudnionej po stażu.

Ponieważ gdy zauważalne staje się odejście od pracy osoby której wyniki były dla niego satysfakcjonujące, a sam pracownik nie był wystarczająco motywowany i wynagradzany, jest to znak że należy jak najszybciej zaprowadzić w firmie pewne zmiany.

Powinno się zaadaptować pewne programy zatrzymywania pracowników, zaoferować im kursy rozwojowe  i przedstawiać możliwości awansów. Wywiady z pracownikami, którzy opuszczają firmę mogą również zapewnić pracodawcy wgląd na swoją konkurencję w ich branży, poinformują ich bowiem o stawkach u innych przełożonych.

Oto kilka rad na to jak przeprowadzić efektywną i efektowną rozmowę z pracownikiem który zdecyduje się na opuszczenie firmy.

Wybór formatu rozmowy

Podarowanie odchodzącemu pracownikowi kwestionariusza do wypełnienia może okazać się najmniej czasochłonną opcją i z pewnością pomoże uniknąć wielu niekomfortowych sytuacji i niepotrzebnych dyskusji.

Niemniej jednak, przeprowadzenie tego typu rozmowy w „cztery oczy” może mieć zdecydowanie więcej zalet:

• Pracodawca pokazuje wtedy pracownikowi że zależy mu na jego opinii, ponieważ poświęca swój wolny czas na wysłuchanie go i na analizę jego wypowiedzenia.
• Pracodawca ma szansę na luźniejszą, mniej formalną rozmowę z byłym pracownikiem, która może zapewnić mu odpowiednią ilość informacji zwrotnych.
• Pracodawca wraz z byłym już pracownikiem mają wtedy okazję na zakończenie współpracy w pozytywnym tonie.
  
  

Należy jednak pamiętać o tym że rozmowy z pracownikiem na koniec współpracy nie zdadzą egzaminu, gdy dane osoby poczują się zmuszone do takiej rozmowy i nie będą chcieli wziąć w niej udziału z własnej, nieprzymuszonej woli.

Wówczas, pracodawca powinien zapewnić i zaoferować alternatywną wersję takiej rozmowy, taką jak kwestionariusz lub rozmowa przez telefon, tak aby były zatrudniony czuł się bardziej komfortowo.

Wybór odpowiedniej osoby do przeprowadzania rozmowy z odchodzącymi pracownikami.

Osoba która jest najbardziej obeznana z pracą zatrudnionych w danej firmie osób jest ich bezpośrednim przełożonym. Najlepszym jednak rozwiązaniem jest wybór kogoś innego do przeprowadzenia rozmowy z odchodzącymi pracownikami, zamiast tego konkretnego przełożonego.

Jeśli ludzie odchodzą z pracy z powodu swojego kierownika lub menadżera, prawdopodobnie nie powiedzą mu tego wprost na takiej rozmowie. Istnieje też szansa na to, że będą milczeć aby dostać lepszą referencję.

Osoba z działu HR, jest w takich przypadkach opcją ,która może się okazać najskuteczniejszą i najbezpieczniejszą, ponieważ może się ona skupić na specyficznych sprawach, zażaleniach i sugestiach dla danej przedsiębiorczości, tym samym będąc osobą obiektywną.

Niektóre firmy, wybierają nawet osoby z zewnątrz do wykonania ankiety badawczej która ma na celu poznać opinię pracownika.

Dawniej zatrudnieni  mogą czuć się bardziej komfortowo przy rozmowie z osobą z zewnątrz która nie będzie stronnicza, równocześnie jednak ta strategia może okazać się zbyt powściągliwe i chłodne wobec pracowników.

Wybór konkretnych pytań

Pracodawca przed przeprowadzeniem rozmowy z rezygnującym z pracy ochotnikiem, powinien przygotować zestaw pytań które będzie chciał mu zadać. Oczywiście nie powinno się planować całego scenariusza rozmowy i recytować jej jak wiersz lub skrypt, jednak mimo wszystko, odpowiednie przygotowanie najważniejszych tematów i pytań jest niezwykle istotne.

Pozwala to uniknąć niezręcznej ciszy i przeprowadzić rozmowę tak aby jej rezultat był satysfakcjonujący dla przełożonego.

Pracodawca powinien również zapewnić takiemu pracownikowi anonimowość, poufność i dyskrecję oraz powinien nadać rozmowie przyjazny, nieoficjalny ton.

Oto jedne z przykładowych pytań, które można zadać pracownikowi który zdecyduje się na złożenie wypowiedzenia:

• Proszę opisać Pana/Pani uczucia odnośnie pracy w naszej firmie. O ile jest to możliwe, proszę o podanie przyczyny która spowodowała u Pana/Pani taką decyzję.
• Co Panu/Pani się najbardziej podobało w pracy u nas?
• Jeśli mógłby/mogłaby Pan/Pani zmienić w naszej firmie 3 rzeczy, co to by było?
• Proszę opisać to, jak Pan/Pani (według Pana/Pani) był/a traktowany/a w naszej firmie przez swoich współpracowników i przełożonych.
• Czy myśli Pan/Pani że Pana/Pani praca była doceniana?
• Czy uważa Pan/Pani że dostał/a Pan/i odpowiednie szkolenie wdrażające do pracy?
• Czy pojawiły się jakieś fakty z pracy o których chciałby Pan/chciałaby Pani dowiedzieć się wcześniej?
• Proszę powiedzieć, co według Pana/Pani, mogłoby poprawić warunki pracy w firmie?
• Czy uważa Pan/Pani że praca którą Pan/Pani wykonywał/wykonywała była satysfakcjonująca?
  
  

Wybór pytań których nie powinno się zadawać

Istnieją również pytania, które na tego typu rozmowach nie powinny zostać zadane ponieważ mogą one spowodować jedynie chaos lub konflikt między pracodawcą a byłym już pracownikiem. Oto kilka z nich.

„Czy zdecyduje się Pan/Pani jednak u nas zostać? / Czy możemy w jakiś sposób namówić Pana/Panią do zostania w naszej firmie?”

Rozmowy przeprowadzane z pracownikiem na koniec współpracy, nie są czasem na prośby o ich zostanie w firmie lub o rozpatrzenie odejścia. Jedynym celem takich konwersacji, jest poznanie pracy i jej wad z perspektywy pracownika. 

„Czemu nie podobało się u nas Panu/Pani?”

Gdy pracownicy decydują się na odejście, pracodawca może być tym zaskoczony, zły, poirytowany, zraniony, bądź odetchnie z ulgą. Jednakże dla dobra osoby która kiedyś była w danej firmie zatrudniona i dla dobra danej firmy, nie powinno się o tych uczuciach powiadamiać pracownika.

„Jakie były najgorsze rzeczy z którymi miał/a Pan/i do czynienia?”

Zbyt duże skupienie na negatywnych aspektach pracy może doprowadzić do pogorszenia atmosfery danej rozmowy i wywołać chęć ucieczki danego pracownika. Zamiast tego należy wypytywać się głównie o te pozytywne aspekty pracy i o dobre wspomnienia z nią związane.

Pokaże to pracownikami co robi dobrze i jakie sytuacje doceniane są przez ludzi zatrudnionych w danej firmie lub przedsiębiorstwie.

Jak unikać nieszczerości podczas rozmów z odchodzącymi pracownikami

Istnieje wiele powodów dla których pracownik może odczuć potrzebę skłamania na rozmowach w sprawie swojego odejścia, najlepiej więc unikać takich powodów i utrzymywać rozmowę w pozytywnym tonie.

Nie powinno się również marnować czasu, zarówno pracownika, jak i swojego, należy wówczas pokazać byłemu zatrudnionemu że ceni się jego opinię i nie idzie ona na marne.

Najważniejsze jednak jest to, aby nie oferować takiej rozmowy za późno, ponieważ nie powinna ona być pierwszym razem gdy pracodawca spyta się swojego pracownika o jego uczucia.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!