10 wyzwań menedżerskich w pracy z zespołem zdalnym

Zaangażowanie

Praca zdalna może negatywnie wpływać na zaangażowanie pracownika. Spada również jego poziom lojalności wobec pracodawcy. Pracownicy często postrzegają siebie jako ledwie kontraktorów, freelancerów - za określoną kwotę wykonują swoją pracę. I tyle.

Taka, czysto transakcyjna relacja powoduje, że przy pierwszej okazji mogą odejść z firmy na rzecz  lepiej płacącego zleceniodawcy.

Menadżer musi starać się powstrzymać ten sposób myślenia. Powinien udowodnić pracownikowi, że firma dba o niego i pozwala mu, mimo wszystko, rozwijać umiejętności.

Przykład narzędzia, z którego może skorzystać menedżer:
Q12 – dwanaście pytań Gallupa. Menedżer pytając zespół o poniższe kwestie rozpoznaje obszary do rozwoju. Zgodnie z metodyką Instytutu Gallupa menedżer omawia wyniki kwestionariusza oraz tworzy przestrzeń do poprawy wyników korzystając z narzędzi wspierających kulturę współodpowiedzialności i zwinny sposób pracy zespołu. Warto korzystać z Q12.

Zgodnie z badaniami Instytutu obejmującymi 900 tys. zespołów wysokie wyniki w 12 pytaniach mają silną korelacją z wysoką produktywnością, a odpowiedzi na pierwsze 5 pytań z rotacją  (niskie wyniki = wysoka rotacja).

• Czy wiem, czego oczekują ode mnie w pracy?
• Czy mam do dyspozycji materiały i sprzęt niezbędny do prawidłowego wykonania pracy?
• Czy codziennie mam w pracy możliwość wykonywania tego, co potrafię najlepiej?
• Czy w ciągu ostatnich siedmiu dni poczułem się choć raz doceniony lub czy byłem pochwalony za swoją pracę?
• Czy szefowi lub komuś innemu w pracy na mnie zależy, czy ktoś zauważa mnie jako osobę?
• Czy ktokolwiek w pracy zachęca mnie do tego, abym się dalej rozwijał?
• Czy w pracy liczy się moje zdanie?
• Czy misja mojej firmy daje mi poczucie, że praca, którą wykonuję, jest ważna?
• Czy moi współpracownicy są wewnętrznie zdeterminowani, by wykonywać swoją pracę na najwyższym poziomie?
• Czy mam w pracy swojego najlepszego przyjaciela?
• Czy w ciągu ostatnich sześciu miesięcy rozmawiałem z kimś o postępach, jakie poczyniłem?
• Czy miałem w pracy możliwość dokształcania się i rozwoju?

Komunikacja

Komunikacja to pięta achillesowa pracy zdalnej. Milczenie we współpracy online nie jest złotem – wręcz przeciwnie, warto stosować różne kanały komunikacji, aby mobilizować do tzw. komunikacji sieciowej.

Dlatego menadżer powinien zadbać o regularny (najlepiej codzienny) kontakt ze swoimi podwładnymi.

Do najlepszych form komunikacji należą:

• video konferencje
• rozmowy telefoniczne
• szybki feedback
  
  

Sieciowy system komunikacji to oznacza, że w centrum obiegu informacji nie ma tylko jednej osoby, która arbitralnie przekazuje wiadomości reszcie zespołu, lecz wszyscy w grupie komunikują się między sobą na równej stopie. Dzięki temu, członkowie teamu będą posiadali zasób informacji na podobnym poziomie. To znacznie ułatwi realizację zawodowych projektów.

Organizacja

Praca zdalna możesz powodować u pracowników duże rozprężenie. Łączenie ról zawodowych z rodzicielskimi, domowymi obniża satysfakcję z wykonywanej pracy, obniża efektywność, powoduje że zacierają się granice między czasem zawodowym i prywatnym. Warto, aby menadżer powinien wyznaczyć pewne standardy pracy.

Przykłady m. in.:

• stałe godziny pracy / godziny kiedy wszyscy są dostępni / zadaniowy charakter pracy
• przestrzeganie deadline’ów / raportowanie ryzyka niedotrzymania terminów
• systematyczne raportowanie stanu pracy
• w jakich sprawach mail, w jakich komunikator, telefon i video
  
  

Oczywiście pewna elastyczność w ich przestrzeganiu jest niezbędna, generalnie jednak warto te reguły egzekwować od podwładnych.

Kontrola / Autonomia

Jednym z kluczowych elementów pracy zdalnej jest brak bezpośredniej kontroli przełożonego nad działaniami pracownika. Menadżer nie powinien za wszelką cenę starać się pokonywać tych ograniczeń. Zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest obdarzenie pracownika dużym zaufaniem i przyznanie mu sporej autonomii w wykonywaniu obowiązków.

W ten sposób podwładny stanie się bardziej odpowiedzialny za projekt i mocniej się weń zaangażuje. Jednocześnie menadżer powinien zdecydować o formie odbioru pracy od podwładnego.

Może to być forma:

•  zadaniowa ( gdzie ważny jest rezultat)
• czasowa ( gdzie główną role gra termin).
  
  

Produktywność

Produktywność co coś znacznie więcej niż skuteczność. Dobry menadżer powinien o tym pamiętać. Skuteczność może oznaczać zaledwie „wzięcie do galopu” podwładnych, żeby ukończyli zadanie na czas. To niedobra metoda zarządzania zespołem zdalnym. Cóż po skończonym zadaniu, skoro zespół jest rozbity, a  atmosfera w nim fatalna?

Menadżer powinien tak budować atmosferę w zespole, żeby ludzie czuli sens wykonywanej pracy i mieli satysfakcję z jej wykonania. Wtedy wzrośnie ich produktywność.

Szybkie reagowanie na problemy

Praca w rozproszeniu wymaga szybkiej reakcji na pojawiające się trudności. Z powodu utrudnionego kontaktu między pracownikami, czasami jedna drobna rzecz może spowodować wielogodzinny przestój. Dlatego menadżer powinien szybko rozwiązywać problemy.

W tym celu może warto rozwijać Learning Agility – u samego menedżera oraz w zespole. Ta koncepcja definiuje się często jako: „jak nie wiadomo co zrobić, to wiesz co robić”. Bazuje na 5 fundamentach – People Agility, Change Agilty, Results Agiltiy, Mental Agility, Self Awareness).
Bezpieczeństwo

Menadżer powinien mieć na uwadze bezpieczeństwo psychiczne podwładnych. W dzisiejszych niespokojnych czasach pracownicy obawiają się wielu rzeczy: choroby, bezrobocia czy plajty macierzystej firmy. To wszystko powoduje ich olbrzymi dyskomfort i potrzebę szukania winnych takiej sytuacji. Najczęściej w najbliższym otoczeniu. Ludzie obwiniają współpracowników, firmę czy szefa. To oczywiście źle wpływa na wyniki w pracy.

Menadżer poprzez m.in. :

• stały kontakt
• szczere rozmowy
• pochwały za wykonaną pracę
• propozycje wartościowego szkolenia online

powinien budować psychiczne bezpieczeństwo swojego zespołu.

Integracja

Praca w rozproszeniu, w domowej izolacji negatywnie wpływa na integrację zespołu, wolę wspólnego działania. Wspólne integracyjne wypady na piwo odpadają.

Na szczęście, dzięki współczesnym technikom komunikacyjnym możliwy jest team building online.

Menadżer może wprowadzić go na kilka sposobów:

• przeprowadzanie konferencji video, gdzie rozmawia się o wszystkim, tylko nie sprawach zawodowych (np. kawa online, piwo online etc.)
• wspólne z podwładnymi gry online, wspólne oglądalnie filmów, serialnów na platformie sreamingowej (Netflixa, HBO GO, Amazon etc.)
• wspólne z zespołem ćwiczenia online - może być joga, może być medytacja
• warsztaty Do It Yourself (zrób to sam) – gotowanie, las w słoikach, przygotowywanie drinków, prezentów dla klientów, ozdób świątecznych etc.
• dzielenie się zdjęciami, „zajawkami” ze swoich aktywności, przepisami, rekomendacjami jak spędzać czas  na pracy zdalnej czy nawet kwarantannie
• Home Challange – szereg zadań dla każdego członka zespołu, trwający dłuższy czas (np. miesiąc)
• nakłanianie pracowników, żeby wymieniali się ciekawymi ofertami szkoleń online, materiałami czysto rozrywkowi itp. To zbuduje między nimi silną więź.

Tego typu działania pozwalają na realizowanie team building online.

Wsparcie dla pracownika

Często menadżer i podwładny niewiele o sobie wiedzą. Praca zdalna jeszcze pogłębia ten negatywny stan. A to może skutkować kłopotami we wspólnej pracy.

Dlatego warto rozwijać Recognition. Zakłada ona, że menadżer musi wiedzieć jaki jest jego podwładny i jakimi wartościami się kieruje. A w codziennych relacjach wyrażać uznanie dla tego, co dla pracownika ważne.  
Recognition z pewnością pozwoli na zbudowanie pozytywnych relacji na linii przełożony-podwładny.

Rekrutacja

To kolejne wyzwanie dla menadżera. Jak dokonać prawidłowej selekcji kandydatów do pracy, w czasie gdy nie ma mowy o spotkaniach rekrutacyjnych w cztery oczy ?
Istnieje już powszechnie praktykowany schemat takiego procesu. I zawiera się w czterech krokach:

• rekrutacja online i wstępna selekcja kandydatów
• spotkanie online z kandydatem do pracy
• decyzja o zatrudnieniu
• onboarding online, czyli wdrożenie pracownika w trybie zdalnym.
  
  

Ten ostatni punkt jest najtrudniejszy do przeprowadzenia. Jednak absolutnie możliwy. Podczas spotkania online można zapoznać pracownika z misją, strategią i celami firmy, poznać z zespołem, a nawet przeprowadzić szkolenie BHP.

Podsumowanie

Jak widać zarządzanie zespołem zdalnym niesie ze sobą sporo wyzwań. Menadżer musi dbać o efektywność pracy, a jednocześnie nie zaniedbywać team building online. Na szczęście istnieje wiele sposobów i narzędzi ( choćby szkolenia online), które pozwolą mu działać z powodzeniem.