Krótsze okresy przechowywania i inne zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej

Ustawa o archiwizacji dokumentów. Ustawa zmieniająca

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357) przewiduje przede wszystkim:

• skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat,
• umożliwienie pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej.

Przechowywanie akt osobowych. Naprzeciw oczekiwaniom rynku

Co oczywiste, powszechnie wykorzystuje się w przedsiębiorstwach rozwiązania teleinformatyczne, które ułatwiają i usprawniają obsługę dokumentacji pracowniczej. Jednocześnie jednak, z uwagi na dotychczasowe brzmienie przepisu art. 94 pkt 9a kodeksu pracy (prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników), pracodawcy – wykorzystujący wspomniane rozwiązania teleinformatyczne – musieli tworzyć równolegle dwie postaci tej dokumentacji.

Nowelizacja umożliwiła im dokonanie wyboru  w zakresie dalszego prowadzenia i przechowywania dokumentacji – w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją w postaci papierowej.

Przechowywanie akt osobowych. Warunki bezpieczeństwa

Umożliwienie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej wymagało sformułowania warunków, jakie musi spełnić pracodawca, aby dokumentacja pracownicza była należycie zabezpieczona.

Konieczne jest zatem zachowanie warunków:

• poufności (przez ograniczenie dostępu do dokumentacji pracowniczej tylko dla pracodawcy lub osób przez niego upoważnionych),
• integralności (zachowanie spójnej struktury dokumentacji pracowniczej, tak by każda zmiana w zgromadzonych dokumentach pozostawiała trwały ślad),
• kompletności (zagwarantowanie, że poszczególne dokumenty będą w całości znajdować się w jednej wybranej przez pracodawcę postaci dokumentacji),
• dostępności (prowadzenie i przechowywanie dokumentacji na nośniku dostosowanym do zmieniającego się otoczenia technicznego).
  
  

Dokumentacja musi być przechowywana w warunkach, w których nie grozi uszkodzenie lub zniszczenie przez cały okres zatrudnienia. Przechowuje się ją przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł lub uległ rozwiązaniu stosunek pracy. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jednak dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych (i złoży te raporty).

Wykorzystanie dokumentacji pracowniczej w postępowaniach sądowych

Szczególne okresy przechowywania dokumentacji związane są też z ochroną interesów pracowników w razie postępowań sądowych. Jeżeli dokumentacja może stanowić (lub stanowi) dowód w sprawie, a pracodawca jest stroną tego postępowania, przechowuje dokumentację do czasu prawomocnego ukończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu.

Jeśli zaś pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – 10-letni okres przedłuża się o 12 miesięcy. Po ich upływie pracodawca zawiadamia (w postaci papierowej lub elektronicznej) byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni, a w razie jej nieodebrania – o zniszczeniu dokumentacji.

Powzięcie wiadomości o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania przez pracodawcę nie wymaga żadnej szczególnej formy. Pracodawca może zostać poinformowany przez pracownika, sąd lub organ prowadzący dane postępowanie.

Niszczenie dokumentów. Informacja o okresie przechowywania

W razie zawarcia ponownego stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji.

Jeśli stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca wydaje pracownikowi – wraz ze świadectwem pracy – informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru dokumentacji w ciągu miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania oraz o jej zniszczeniu w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym terminie. Informacja jest przekazywana w formie papierowej lub elektronicznej.

Po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracodawca niszczy ją w terminie 12 miesięcy. Do czasu zniszczenia dokumentacji pracodawca może ją wydać byłemu pracownikowi mimo upływu 1-miesięcznego okresu, o którym pracodawca go poinformował.

Ustawa o archiwizacji. Zmiana postaci dokumentacji

Raz podjęta przez pracodawcę decyzja co do postaci, w jakiej prowadzić będzie dokumentację, nie musi być ostateczna. Pracodawca może zmienić bowiem postać prowadzenia dokumentacji w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu.

Ustawodawca określił sposób dokonania takiej zmiany. Zmiana postaci z papierowej na elektroniczną polega na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego (np. skan) i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby lub też kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Zmiana w odwrotnym kierunku polega na sporządzeniu wydruku i opatrzeniu go podpisem pracodawcy lub upoważnionej przez niego osoby. Zmiana postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej powoduje także powstanie po stronie pracodawcy obowiązku informacyjnego.

Pracodawca informuje pracowników – w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji. Pracodawca zawiadamia również byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

Ustawa o archiwizacji dokumentów. Kto może odebrać dokumentację?

stawodawca wskazał krąg osób – członków rodziny – uprawnionych do odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika.

Do tego kręgu zaliczono: dzieci własne, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobione, przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, małżonek (wdowa i wdowiec), rodzice (w tym ojczym i macocha) oraz osoby przysposabiające. Prawo odbioru dokumentacji po zmarłym nie przysługuje dzieciom przyjętym na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka.

W razie nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca będzie mógł zniszczyć jej poprzednią wersję.

Znowelizowane przepisy zapewniają pracownikowi zarówno bezpieczeństwo, jak i dostęp do dokumentacji pracowniczej. Na żądanie pracownika, byłego pracownika, a w przypadku ich śmierci – członka rodziny – pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej.

Ustawa o archiwizacji dokumentów.  4-częściowe akta osobowe

Zasadnicza zmiana umożliwiająca prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej wymagała zastąpienia dotychczas obowiązującego aktu wykonawczego nowym. W rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369) zrezygnowano z wyliczenia dokumentów, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także ze wskazania obowiązków pracodawcy przy okazji zawarcia umowy o pracę.

Słusznie uznano, iż dotychczasowe zapisy powielają regulację kodeksową. Co istotniejsze jednak dokonano nowego podziału akt osobowych pracownika. Aktualnie akta osobowe składają się z 4 części (poprzednio z trzech).

Część A obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

W części B gromadzi się oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. W tej części przechowuje się m.in.: umowę o pracę, zakres obowiązków, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy i przepisami BHP, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, bezpłatnego, umowę o zakazie konkurencji, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy przechowuje się w części C akt osobowych. W tej kategorii mieszczą się m.in.: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, kopia wydanego świadectwa pracy, umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.

Nowododana część D zawiera odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Ta dokumentacja obejmuje: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, dokumenty dotyczące wypłacania wynagrodzenia, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej.

Przechowywanie akt osobowych. Wymagania dla dokumentacji w postaci elektronicznej

Szczególne wymagania rozporządzenie wprowadza w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. System teleinformatyczny, w którym taka dokumentacja jest prowadzona i przechowywana musi zapewniać: bezpieczeństwo przed jej uszkodzeniem, utratą, nieuprawnionym dostępem, integralność treści, stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym, identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji, rejestrowanie dokonywanych zmian, wydawanie dokumentacji oraz funkcjonalność wydruku.

Wskazano, kiedy dokumentację w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną oraz na czym w szczególności zabezpieczenie polega (m.in. analizowanie zagrożeń, opracowywanie procedur, stosowanie środków bezpieczeństwa).

Przechowywanie akt osobowych. Przenoszenie dokumentacji między systemami

Wprowadzono regulacje dotyczące przenoszenia dokumentacji do innego systemu. Wymaga to utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania. Określono sposób zapisu plików i zasady dotyczące formatów plików. Przyjęto też zasadę, że metadane do dokumentów elektronicznych stanowiących akta pracownicze przenoszone do innego systemu zapisuje się zawsze w odrębnym pliku XML.

Jest to konsekwencją istnienia różnych formatów dokumentów składających się na dokumentację pracowniczą, co nie pozwalałoby na włączenie metadanych wprost do dokumentu w określonym z góry formacie.

Przechowywanie akt osobowych. Sposoby doręczeń

Ustawodawca określił sposoby doręczania informacji lub zawiadomień o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, a także krąg osób, które mogą odebrać dokumentację. Doręczenie jest możliwe osobiście przez pracodawcę albo za pośrednictwem operatora pocztowego, upoważnionej osoby, bądź środków komunikacji elektronicznej. Pracodawca może wydać dokumentację pracownikowi lub byłemu pracownikowi, osobie przez nich upoważnionej, bądź członkom rodziny określonym w kodeksie pracy.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.),
• Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369).