Co nowego w programie Płatnik? Przechowywanie akt osobowych

Co nowego w programie Płatnik?

Program Płatnik w nowej wersji (10.02.002) został udostępniony od 1 stycznia 2019 r. Przez krótki okres przejściowy (od 1 do 25 stycznia) funkcjonowały dwie wersje programu – stara (10.01.001) i właśnie nowa.

Nowa wersja programu zawiera funkcje, które dostosowują go do zmian wynikających z ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 1577 ) oraz ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357).

Ta ostatnia umożliwiła pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej (przechowywanie akt osobowych) w postaci elektronicznej oraz generalnie skróciła okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.

Nowe dokumenty

Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie musiał przechowywać 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.

Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale tylko jeśli spełnione zostaną dodatkowe warunki, które wynikają z ustawy. Mianowicie należy przekazać do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA) – nowe dokumenty dodane do programu Płatnik w wyniku nowelizacji. Wskazujemy jakie jeszcze nowe dokumenty dodała nowelizacja.

To wspomniane już:

• ZUS OSW – oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych,
• ZUS RIA – raport informacyjny, a ponadto
• ZUS RPA – imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej,
• ZUS DRA cz. II – deklaracja rozliczeniowa cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i opłaca składki wyłącznie za siebie,
• ZUS RCA cz. II – imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne.
  
  

Nowe formularze zostały już wprowadzone w programie Płatnik. Poniżej szczegóły zmian.

ZUS OSW warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji

Złożenie w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW jest warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r., z 50 do 10 lat. Pracodawca – płatnik wypełnia ten dokument, gdy informuje ZUS o zamiarze przekazywania raportów ZUS RIA.

Dokument ten zawiera oświadczenie pracodawcy, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.  Płatnik może złożyć oświadczenie ZUS OSW w każdym czasie oraz – do czasu przekazania pierwszego raportu ZUS RIA – je odwołać.

Kiedy pracodawca składa ZUS RIA

Pracodawca – płatnik, który złożył oświadczenie ZUS OSW ma obowiązek przekazania w ślad za nim do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA. Termin na złożenie raportu informacyjnego jest związany z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Raport należy złożyć w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia, jeśli pracownik albo zleceniobiorca zakończył pracę u płatnika przed złożeniem oświadczenia. Jeśli pracownik (zleceniobiorca) zakończył pracę po złożeniu oświadczenia, pracodawca – płatnik przekazuje raport wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych.

Ustawodawca uznał przy tym za zleceniobiorców osoby świadczące pracę nie tylko na podstawie umowy zlecenia, ale także umowy agencyjnej oraz każdej innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Co zawiera raport informacyjny?

Raport informacyjny obejmuje:

• dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe przypadające w okresie 01.01.1999 – 31.12.2018,
• dane dotyczące okresów wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć za okres 01.01.1999 – 31.12.2018 oraz osobno za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
• dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, a także o szczególnym charakterze za okres 01.01.1999 – 31.12.2008,
• informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy albo ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy,
• datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku prawną, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, a także informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
  
  

Raport ZUS RIA nie zawsze skraca okres przechowywania dokumentacji

Mimo złożenia oświadczenia ZUS OSW, a następnie raportu informacyjnego ZUS RIA, pracodawca ma nadal obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od dnia zakończenia przez niego pracy u tego właśnie pracodawcy, jeśli:

• pracownik został zgłoszony do ubezpieczenia społecznego przed dniem 1 stycznia 1999 r.,
• pracownik wykonywał u pracodawcy – płatnika pracę górniczą lub pracę równorzędną z pracą górniczą albo ma okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej.
  
  

Obowiązki wobec pracownika

Złożenie raportu informacyjnego powoduje pojawienie się pewnych obowiązków pracodawcy wobec pracownika. Przede wszystkim powinien przekazać pracownikowi kopię raportu przekazanego do ZUS, a także dowody potwierdzające wykonywanie w okresie 01.01.1999 – 31.12.2008 pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze lub też o szczególnym charakterze.

Jednocześnie należy pouczyć pracownika o skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, prawie (i terminie) do odbioru dokumentacji oraz prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.

Kopię raportu informacyjnego przekazanego do ZUS oraz wspomniane pouczenia powinien także przekazać zleceniodawca – płatnik zleceniobiorcy. Niezależnie od obowiązków pracodawcy i zleceniodawcy, ZUS także udziela – po otrzymaniu raportu informacyjnego ZUS RIA – stosownych informacji pracownikowi oraz zleceniobiorcy.

Raport imienny ZUS RPA

Kolejnym nowym dokumentem jest imienny raport miesięczny o przychodach ubezpieczonego / okresach pracy nauczycielskiej (ZUS RPA). W dokumencie tym należy wykazać informacje o przychodach w zależności od rodzaju ubezpieczenia, którego stanowią podstawę, a także wskazać rok, którego przychód dotyczy. Co istotne, raport należy przekazać tylko za taki miesiąc, w którym:

• wypłacono tej osobie przychód należny za lata poprzednie,
• obok świadczeń wypłaconych w związku z niezdolnością do pracy lub macierzyństwem wypłacony zostanie tej osobie taki składnik wynagrodzenia, od którego nie została odprowadzona składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe,
• osoba ta wykonywała pracę nauczycielską.
  
  

Zadaniem imiennego raportu miesięcznego jest uzupełnienie danych przekazanych przez pracodawcę za pracownika w innych raportach miesięcznych w taki sposób, by organ mógł wykorzystać przy przyznawaniu i obliczaniu wysokości świadczeń emerytalnych lub rentowych.

Inne dokumenty

Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę wprowadziła też kolejne dokumenty: imienny raport cz. II dla osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS RCA cz. II) oraz deklarację rozliczeniową cz. II dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą na mniejszą skalę, która korzysta z obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne i płaci składki wyłącznie za siebie (ZUS DRA cz. II)

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r., poz. 357),
• Ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenia społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r., poz. 2244).