Bariery efektywności osobistej 3/4

Każdy człowiek dysponuje własnymi narzędziami i strategiami zarządzania czasem. Powstają one w wyniku doświadczeń życiowych, wymagań środowiska, wychowania, cech osobowościowych oraz uwarunkowań kulturowych. Niestety, nasze strategie organizowania czasu nie są wolne od błędów. Wyeliminowanie tych błędów pozwala na skuteczniejsze i bardziej efektywne dysponowanie czasem.


Do podstawowych błędów i utrudnień zarządzania czasem możemy zaliczyć:

• Odwlekanie
• Perfekcjonizm
• Pracoholizm
• Zachowania typu A

Odwlekanie
Jest to zespół zachowań polegających na celowym lub nawykowym odkładaniu różnych działań, obowiązków na później niezależnie od ich ważności i pilności. Odwlekanie z reguły prowadzi do późniejszego spiętrzenia się zadań, co skutkuje niedotrzymywaniem terminów lub równoległym zajmowaniem się kilkoma działaniami na raz. Efektem tego jest niższa efektywność związana z przepracowaniem, mniejszy komfort osobisty podczas pracy i nierzadko niższa jakość wykonania pracy. Osoby działające w ten sposób bardzo się stresują, kiedy dochodzi do kumulowania się i nakładania ważnych spraw. Człowiek funkcjonujący w ten sposób, pomimo negatywnych doświadczeń, powiela ten niekonstruktywny schemat działania.
Przyczyny odwlekania mogą mieć bardzo różny charakter:

• Unikanie odpowiedzialności za realizację zadania
• Przytłoczenie skalą trudności zadania
• Unikanie ryzyka i potencjalnego zagrożenia
• Zbyt długa faza przygotowawcza – planowanie i analiza zadania
• Brak umiejętności dzielenia zadań pod względem ważności i pilności
• Przewidywanie porażki
• Brak wiary w siebie i niska samoocena
• Strach przed pomyłką, błędem
• Brak wzmocnień - nagród zewnętrznych (przez innych) i wewnętrznych (dokonywanych przez samego siebie) za postęp w pracy
• Monotonia zadania, wykonywanie rutynowych czynności
• Niedostrzeganie korzyści osobistych lub/i organizacyjnych z realizacji zadania
• Niedostrzeganie celowości zadania
• Zbyt duża ilość obowiązków
• Brak motywacji do działania
• Brak umiejętności eliminowania „pożeraczów czasu”

Praktyczne wskazówki pozwalające przeciwdziałać odwlekaniu:

1. Usuwamy źródła zakłóceń
Podstawowe zadanie to ustalenie, czym się zajmujemy, kiedy odwlekamy wykonanie jakiejś czynności. Kolejnym krokiem jest usuniecie tego zakłócającego czynnika, jeśli jest to możliwe.

2. Dzielimy pracę na małe etapy
Dzielimy pracę na poszczególne etapy, aby obserwować efekty naszej pracy. Można również po wykonaniu określonego zadania nagradzać się, co będzie nastawiało pozytywnie do dalszej pracy. Rozbudowane projekty mogą być postrzegane jako trudne, czasochłonne, co obniża motywację do działania.

3. Ustalamy sobie kilkuminutowe przerwy
Wyznaczamy sobie czas na zrobienie czegoś innego np.: tego co pomaga nam nie odwlekać pracy. Dbamy o limit czasowy  przerw.

4. Wybieramy dowolny etap zadania jako początek, jeśli mamy taką możliwość
Nie wszystkie zadania wymagają sekwencyjnego realizowania działań. Zdarzają się sytuacje, kiedy zadania realizujące cel nie muszą następować po sobie. Jeśli tak jest  nam wygodniej wybieramy dowolny element, od którego zaczynamy pracę. Jest to dobra strategia w sytuacji kiedy nie możemy zabrać się do działania. Rozpoczęcie pracy od zadania przyjemnego lub ciekawego pomaga wzbudzić w sobie zapał do pracy.

5. Ogłaszamy publicznie, co musimy zrobić
Dobrym sposobem jest powiedzenie komuś, co mamy do zrobienia. Takie ustne zobowiązanie mobilizuje. Ważne jest też to, aby ta osoba w jakiś sposób mogła nas mobilizować np.: poprzez zadanie pytania typu: Na jakim etapie pracy już jesteś? itp. Zobowiązanie się przed osobą, z którą nie mamy kontaktu nie działa w tak mobilizujący sposób. Innym sposobem jest zapisanie zobowiązania na kartce i powieszenie jej w widocznym miejscu. Można umieszczać też samoprzylepne karteczki wszędzie tam, gdzie często patrzymy i przebywamy.

6. Szybkie uporanie się z tym to, co najgorsze
Dobrym sposobem radzenia sobie z odwlekaniem jest szybkie uporanie się z najtrudniejszą lub najbardziej nużąca częścią zadania.

7. Przerwanie w odpowiednim momencie
Jeśli dochodzi do przerwania pracy, róbmy to na takim etapie, do którego łatwo będzie powrócić.

8. Utrzymywanie wysokiej stymulacji
Zamiast odkładać pracę na ostatnią chwilę spróbujmy poszukać innych korzyści i wyzwań, w tym zadaniu.

9. Nagradzanie się
Przygotuj listę rzeczy, które sprawiają Ci przyjemność i ustal ze sobą jak się nagrodzisz za to zadanie.