Zespoły rozproszone

Zespół Rozproszony - wstęp

Niejednokrotnie nie jesteśmy w stanie pozyskać ludzi z odpowiednimi umiejętnościami do pracy w tym samym miejscu, ale przecież świat jest pełen utalentowanych, zmotywowanych osób, a bycie otwartym na pracę w zespole rozproszonym to wiele nowych możliwości.

Dzisiejsi specjaliści mają więcej możliwości wyboru miejsca zamieszkania i pracy, jednakże mogą być przywiązani do swojej obecnej lokalizacji, a przecież nie wszystkie osoby, których potrzebuje firma, mieszkają w tej samej okolicy.

Dlaczego zespoły rozproszone mogą być świetnym rozwiązaniem?
Jest wiele powodów, dla których firmy decydują się na zespoły rozproszone i  liczba pracowników zdalnych będzie ciągle rosła, są to przede wszystkim:

• Elastyczne godziny pracy
• Promocja odpowiedzialności i współodpowiedzialności
• Poprawa wydajności
• Zmniejszone ogólne koszty
• Mniejsza rotacja pracowników
• Niższy poziom stresu
• Lepsza równowaga między pracą a życiem prywatnym

Być może zastanawiasz się, w jaki sposób można zbudować zespół, w którym członkowie są rozproszeni w różnych miejscach? Jakie powinny być kryteria zatrudnienia? Gdzie wszyscy będą się spotykać podczas dyskusji zespołowych? Poniżej znajduje się osiem wskazówek, które mogą ułatwić proces tworzenia takiego zespołu.

Rekrutuj właściwe i zmotywowane osoby

Prawdziwy potencjał zespołu leży w jego członkach. Aby zespół był pełen oddanych profesjonalistów, ważne jest, aby zatrudnić odpowiednich ludzi do pracy. Zatrudnij takich, którzy mają doświadczenie w pracy zdalnej lub są do niej dobrze przygotowani oraz nie rozpraszają ich inne obowiązki. Pracowników zmotywowanych, komunikatywnych, elastycznych i uczciwych.

Tworzenie i realizacja projektów w zespołach rozproszonych będą możliwe i efektywne, jeśli członkowie zespołu są wyjątkowo zmotywowani, a przynajmniej jeśli akceptują projekt.

Rozproszony zespół odniesie sukces tylko wtedy, gdy członkowie zespołu będą zaangażowani i odpowiedzialni za swoją pracę. Posiadanie wysoko zmotywowanych członków zespołu zdalnego jest naprawdę ważne, gdyż będą musieli poświęcić więcej energii, aby się skoncentrować i efektywnie komunikować. Również przełożony musi dołożyć szczególnych starań, aby zaangażować swój zespół, okazuj więc zaufanie pracownikom i aktywnie ich słuchaj.

Ustal role i obowiązki

Ważne jest zdefiniowanie ról i obowiązków w sposób jak najbardziej jasny dla członków zespołu zdalnego. Pomaga to ustalić oczekiwania od samego początku, a pracownicy będą wiedzieć, czego się od nich wymaga.

Przykładowo można określić, w jaki sposób członkowie zespołu zgłaszają swoją codzienne zadania, kiedy zespół się loguje lub bierze udział w spotkaniach. Członkowie zespołu będą działać lepiej, jeśli istnieją pewne zasady i przepisy, ponieważ spowoduje to, że będą odpowiedzialni za swoją pracę.

Zainwestuj w samoorganizujące się zespoły

Najgorszą rzeczą przy tworzeniu zespołu jest odgórne przydzielenie ludzi do pracy; przyczynia się to do spadku motywacji i inicjatywy. Ponieważ praca rozproszona jest jeszcze trudniejsza niż praca stacjonarna, członkowie muszą być zaangażowani w misję, sposób pracy i współpracę ze sobą nawzajem.

Pozwalanie ludziom na bycie częścią zespołu jest ważnym pierwszym krokiem. Muszą chcieć pracować efektywnie i ze sobą współpracować. Zachęcając pracowników do przedstawienia swoich osiągnięć i zidentyfikowania trudności za pomocą krótkiego tygodniowego raportu, wspierasz również niezależność pracowników, ale nadal egzekwujesz odpowiedzialność.

Daj sobie czas

Tworzenie zespołu zwykle trwa co najmniej kilka etapów, czasem dłużej. Wspólna praca zespołu wymaga czasu i doświadczenia, aby wzbudzić zaufanie, zaangażowanie i współodpowiedzialność, które są niezbędne do skutecznego działania.

Lokalna wiedza ma znaczenie. Jeśli opracowujesz produkt, który jest skierowany do klientów w różnych krajach na całym świecie, potrzebujesz ludzi, którzy znają lokalną kulturę i język. Również ze względów politycznych lub bezpieczeństwa - od ulg podatkowych za wykonywanie pracy w niektórych krajach, ograniczeń dotyczących przekraczania granic kraju, do konieczności posiadania szczególnych poświadczeń bezpieczeństwa.

Ważny jest bezpośredni kontakt

Nie jest trudno wpaść w nawyk przesyłania wiadomości przez cały dzień, jednak niektóre sytuacje wymagają spotkań twarzą w twarz, np. onboarding, rozpoczęcie projektu, skomplikowane kwestie lub rozwiązywanie konfliktów. Jeśli nie można spotkać się osobiście, świetnym rozwiązaniem są rozmowy wideo.

Dzięki nim reagujemy na mimikę twarzy i mowę ciała innych osób. Dobrym pomysłem jest cotygodniowe zebranie zespołu na wideorozmowę w celu wzmocnienia relacji w zespole, zmniejszenia nieporozumień i stresu, a ostatecznie zwiększenia produktywności. Niektóre firmy utrzymują połączenie wideo otwarte przez cały dzień, aby wspólnie pracować.

Ważne jest utrzymanie relacji z innymi członkami zespołu wirtualnego, poznanie ich zainteresowań, poglądów, zapytanie o rodzinę czy plany na weekend, niezależnie od tego, czy siedzą w tym samym biurze.

Najpierw zainwestuj w zespół, a później w technologię

Wraz z rozwojem technologii znacznie łatwiej jest pracować zespołom rozproszonym, zwłaszcza dzięki oprogramowaniu w chmurze rozproszeni w różnych lokalizacjach geograficznych mogą teraz współpracować w scentralizowanym miejscu - zarządzać swoją pracą, tworzyć listy zadań i prowadzić dyskusje online w celu omówienia różnych pomysłów.

Komunikacja jest niezbędna, aby wszyscy byli świadomi i na bieżąco informowani o wszelkich zmianach. Dlatego dla każdego zespołu zdalnego ważne jest wybranie właściwych kanałów komunikacji.

ProofHub to jedno z takich narzędzi do współpracy, które może połączyć zdalne zespoły, pomóc przydzielić zadania i uczynić wszystkich odpowiedzialnymi za swoją pracę. Przydatne są również narzędzia umożliwiające prezentowanie plików dla wszystkich uczestników w czasie rzeczywistym, a podczas kreowania rozwiązań można użyć do wspólnego rysowania tablicę interaktywną.

Technologia współpracy naprawdę pomaga zespołowi być bardziej efektywnym - ciągła integracja, kanały komunikacji, wideokonferencje i platformy czatowe, ułatwiają zespołom rozproszonym być bardziej skutecznymi.

Im częściej komunikujesz się ze swoim zespołem, tym bardziej budujesz zaufanie i poczucie współpracy zespołowej, co jest niezbędne do osiągnięcia celów projektu.

Weź pod uwagę strefy czasowe

Kiedy zespół ma członków w wielu miejscach, czasami mieszkających w różnych strefach czasowych i pochodzących z różnych środowisk kulturowych, dlatego powinni okazywać sobie wzajemny szacunek, akceptując pracę w niecodziennych godzinach.

Poświęć trochę czasu na poznanie swoich kolegów z grupy, ich godzin pracy, ról, obowiązków, zwyczajów i podejścia do pracy. Niektóre zespoły popełniają błąd polegający na tym, że zespół z największą liczbą członków ustala zasady dnia pracy, a wtedy pozostałe osoby czują, że ich zdanie nie jest brane pod uwagę, a wkład niedoceniany.

Oczekiwanie natychmiastowej informacji zwrotnej lub planowanie spotkań poza godzinami pracy również jest nie na miejscu. Współpraca będzie przebiegała sprawniej, gdy zadania, terminy i inne komunikaty są wstępnie zaplanowane i zaakceptowane przez wszystkich zaangażowanych.

Nie ma drogi na skróty do świetnego zespołu

Rozwój rozproszonego zespołu jest trudniejszy niż rozwój stacjonarnego. Różnice stref czasowych utrudniają współpracę. Jednak zespoły z członkami pracującymi w tym samym miejscu, ale w różnych budynkach, również potrzebują większej uwagi i współpracy. Efektywność wymaga całkowitego wzajemnego zaufania współpracowników, trzeba dać sobie czas na wzajemne poznanie i zrozumienie.

Świetny zespół to znacznie więcej niż liczba członków. Bycie częścią wspaniałego zespołu jest motywujące - stawia ludziom wyzwanie, aby zrobili wszystko, co w ich mocy, i nagradza ich poczuciem wspólnego osiągnięcia, którego indywidualna jednostka nie jest w stanie dokonać. Wielkie zespoły potrzebują czasu i inwestycji, aby je zbudować, i warto nad tym pracować podczas spotkań.

Na początku budowanie i zarządzanie rozproszonymi zespołami może wymagać więcej wysiłku, ale z pewnością będzie tego warte.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!