Techniki Zarządzania Czasem 1/3

Techniki Zarządzania Czasem

Matryca Eisenhowera

Matryca Eisenhowera jest kolejnym sposobem określania priorytetów czyli wartości organizujących nasz czas. Każdy z nas ma inne priorytety, czyli idee oraz cele, które są dla niego ważne i którym gotów jest poświęcić wiele swej uwagi. Wokół spraw szczególnie dla nas istotnych koncentrujemy najwięcej naszych wysiłków, rozmyślamy o nich wyjątkowo często, chętnie w nie inwestujemy (a są to inwestycje bardzo różne – od uczuć po pieniądze). Różnorodne priorytety mają jeden mianownik – z reguły poświęcamy im najwięcej czasu. Warto więc je rozpoznać, ażeby móc realizować wszystkie osobiste potrzeby w sposób konstruktywny  i świadomie zarządzać swoim czasem.

Ty decydujesz o tym, na co poświęcasz określoną ilość czasu. Zastanów się ile czasu poświęcasz na realizację tego co jest dla ciebie naprawdę ważne?

Techniki Zarządzania Czasem - MATRYCA CZASU

Sprawy ważne
Wiele ważnych rzeczy, których osiągnięcie jest naszym celem, i które wzbogacają nasze życie i nadają mu sens, nie skłania nas do natychmiastowego działania, gdyż nie wywiera na nas żadnej presji ani wpływu. A zatem, ponieważ nie są one "pilne", to my sami musimy na nie wpływać.  Aby lepiej zrozumieć zagadnienie pilności i ważności, spójrz na tablicę zarządzania czasem. Jak widzisz zakres naszych działań podzielony jest na cztery ćwiartki. Pokazują one cztery sposoby naszego zwykłego spędzania czasu.

Techniki Zarządzania Czasem - MATRYCA CZASU - Ćwiartka A
Obejmuje zakres aktywności dotyczący zarówno spraw ważnych, jak i pilnych. Sprawy mieszczące się w tej ćwiartce to na przykład zajęcie się niecierpliwym klientem, wykonanie terminowego zlecenia, naprawienie zepsutego urządzenia, poddanie się operacji lub udzielenie pierwszej pomocy osobie, która się właśnie zraniła. Wszyscy musimy poświęcać czas czynnościom z pierwszej ćwiartki.

Tutaj bowiem prowadzimy interesy, pracujemy, wykorzystujemy swoje doświadczenie i wiedzę, by odpowiednio reagować na wiele ludzkich potrzeb, i podejmować wyzwania. Tych spraw nie możemy zaniedbać. Jednocześnie musimy zdawać sobie sprawę, że w wielu przypadkach rzeczy ważne stają się pilnymi, gdy zwlekamy z ich załatwieniem, gdy im niewystarczająco zapobiegamy, lub gdy nie planujemy swego działania.

Techniki Zarządzania Czasem - MATRYCA CZASU - Ćwiartka B
Zawiera sprawy ważne, ale nie pilne. Jest to ćwiartka "wysokiej jakości". Właśnie tutaj układamy dalekosiężne plany, przewidujemy problemy i sposoby zapobiegania im, powierzamy odpowiedzialność innym ludziom. Doskonalimy nasz umysł i rozwijamy nasze zdolności, czytając lektury i poszerzając wiedzę zawodową. Zastanawiamy się, jak pomóc dorastającym dzieciom, przygotowujemy się do ważnych spotkań i prezentacji. Umacniamy nasze związki, uważnie i otwarcie słuchając tego, co nasi bliscy mają nam do powiedzenia. Uprawiamy sporty rekreacyjne lub pielimy ogródek. Wraz ze zwiększeniem się liczby godzin spędzonych w tej ćwiartce zwiększa się nasza zdolność do działania. Natomiast zaniedbywanie działań w tej ćwiartce, prowadzi do poszerzenia ćwiartki A, która nas w końcu pochłania, powodując stres, "wypalenie" i pogłębienie kryzysów. Jednak wyłączne przebywanie w ćwiartce B sprawia, że coraz częściej kurczy się ćwiartka A. Planowanie przygotowywanie i zapobieganie - to czynności, dzięki którym wiele spraw nie staje się pilnymi.  Ćwiartka B nie zmusza nas do działania. To my mamy się do niego zmusić. Jest to ćwiartka zarządzania samym sobą.

Techniki Zarządzania Czasem - MATRYCA CZASU - Ćwiartka C
Wydaje się podobna do ćwiartki A. Obejmuje sprawy, które są pilne ale nieważne. To ćwiartka złudy. Szum wokół tego co pilne stwarza iluzję ważności. Lecz działania bieżące jeżeli w ogóle są ważne, to tylko dla kogoś innego. Do tej kategorii zaliczyć można wiele telefonów, spotkań, krótkich wizyt. Mnóstwo godzin spędzamy w ćwiartce C, zaspokajając cudze priorytety i oczekiwania... i cały czas myślimy, że jesteśmy w ćwiartce A.

Techniki Zarządzania Czasem - MATRYCA CZASU - Ćwiartka D
Obejmuje sprawy nie pilne i nieważne. Jest to obszar „pożeraczy czasu”. Oczywiście w ogóle nie powinniśmy się w niej znaleźć. Ale czasami jesteśmy tak zagonieni problemami ćwiartek A i C, że z ulgą do niej uciekamy. Typowe aktywności w tej ćwiartce to: czytanie ckliwych powieści, bezmyślne i nałogowe oglądanie telewizji, plotkowanie w biurze, przeciąganie spotkań.

Ćwiartka ta nie służy przetrwaniu, lecz samozniszczeniu. Na początku może sprawiać przyjemne wrażenie, ale dłuższe przebywanie w tym obszarze szybko prowadzi do frustracji
i niezadowolenia z siebie.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!