Przygotowanie prezentacji – cel prezentacji

Przygotowanie prezentacji – cel prezentacji

Dobry Prezenter

• Przekazuje słuchaczom to, co ma do powiedzenia w sposób całkowicie angażujący ich uwagę:
• wewnętrznie – ¬zmuszając ich do myślenia, reakcji i dokonywania porównań
• zewnętrznie – prowokując ich do dyskusji, poszukiwania nowych rozwiązań, podejmowania nowych działań.
• Daje odbiorcom szansę na opuszczenie miejsce prezentacji z poczu¬ciem, że dowiedzieli i  nauczyli się czegoś pożytecznego. Maja też informacje, jaki powinien być następny krok w ich działaniu.

Zaspokajanie potrzeb odbiorców podczas prezentacji

Każda prezentacja robiona przez Ciebie powinna zawierać w sobie następujące elementy:

• Informacja bezpośrednia 
  Poszerza wiedzę odbiorców, otrzymują dodatkowe dane i szczegóły, które mogą wykorzystać podczas pracy zawodowej
• Porównanie
  Daje dealerom możliwości dokonania rzeczywistego i świadomego wyboru między określonymi produktami. Otrzymują dodatkowe, ważne informacje.
• Interpretacja
  Stwarza szansę, że odbiorcy zrozumieją informacje w sposób zamierzony przez prezentera.
• Motywacja
  Zachęca do podjęcia określonych działań, decyzji i wyborów. Pokazuje kierunek działania, niekoniecznie  wprost.
• Edukacja
  Uświadamia, że można robić coś jeszcze lepiej, skuteczniej lub w inny sposób, który będzie bardziej opłacalny dla dealerów.
• Rozrywka – Humor
  Daje ludziom przyjemność. Stanowi oderwanie od codziennych rutynowych obowiązków.

Określenie oczekiwań odbiorców  – po co przychodzą na twoją prezentację

Zwykle są one bardzo ściśle powiązane z ich pracą. Zastanów się po co przyszli na prezentację? Co ich skłoniło do poświęcenie Tobie i Twojej firmie czasu?

• Czy przyszli kupować czy tylko zdobywać informacje?
• Czy interesuje ich finan¬sowa strona interesu, czy też aspekty promocyjne lub inne?
• Czy zajmują się stroną techniczną, czy też interesują ich “ludzkie” zagadnienia związane z twoją prezentacją?
• W jaki sposób będą wykorzystywać informacje, które im przekazujesz?
• Które części prezentacji będą dla dealerów  najbardziej interesujące?

Cel prezentacji – Cele merytoryczne

Cele merytoryczne z reguły związane są z celami organizacji. Najczęściej osoby prezentujące otrzymują zadanie czy też cel, który mają zrealizować poprzez prezentację od przełożonych. Cele organizacji mogą być następujące:

Informowanie
Przekazanie uczestnikom spotkania informacji. W takiej sytuacji osoba prezentująca koncentruje się tylko i wyłącznie na jasności przekazu. Skuteczność prezentacji mierzy się sprawdzając ile informacji zawartych w prezentacji zostało zapamiętanych przez odbiorcę.

Przekonywanie
Jest to cel prezentacji bardziej zaawansowany. Poza przekazaniem informacji należy również zmienić postawę odbiorcy. Postawa to inaczej stosunek człowieka do danej kwestii. Składa się na:

• Komponent poznawczy – wiedza na dany temat np. „tego preparatu nie da się sprzedać bo konkurencja ma niższe ceny”
• Komponent emocjonalny –  emocjonalny stosunek do danego tematu np. „to się nie uda”
• Komponent behawioralny – zachowania realizujące komponent poznawczy i emocjonalny np. mniej czasu poświęconego na przekonywanie klienta do zakupu danego preparatu.

Przekonanie człowieka poprzez zmianę postaw rzadko odbywa się dzięki jednej prezentacji.
Z reguły prezentacja jest jednym z elementów większego procesu oddziaływującego na postawę pracowników

Cel prezentacji – Cele psychologiczne

W przeciwieństwie do celów merytorycznych, które są jawne – cele psychologiczne nie zawsze są uświadomione przez osobę prezentującą. Często jest tak, że cele psychologiczne są sprzeczne z merytorycznymi. Warto więc je sobie uświadomić przed przeprowadzeniem prezentacji, tak aby ich realizacja nie stanowiła przeszkody dla celów merytorycznych.

Akceptacja
Często osoba prezentująca chce czuć się lubiana i akceptowana przez pozostałych uczestników spotkania. W większości sytuacji możliwa jest realizacja celu merytorycznego przy jednoczesnym zbudowania sympatii odbiorców. W przypadku przekazywania nieprzyjemnych dla pracowników informacji negatywny odbiór informacji generalizuje się również na osobę prezentującą. Należy pamiętać o tym, żeby nie przedkładać celu osobistego jakim jest akceptacja nad cel organizacyjny np. przez pominięcie niektórych informacji.

Kompetencja
Budowanie wizerunku osoby kompetentnej, uznania w oczach innych niekoniecznie musi być zgodne z celem merytorycznym. Często uznaje się osoby używające trudnych zwrotów, potrafiących bardzo szybko i sprawnie opowiadać o zawiłych sprawach za kompetentne. Taki sposób prezentacji rzeczywiście może wzbudzić podziw dla wiedzy jaką posiada osoba prezentująca, efektem ubocznym może być jednak brak zrozumienia tematu prezentacji czyli porażka w realizacji celu merytorycznego.

Czy istnieją sprzeczności między celami?
Cele osobiste i merytoryczne  nie muszą się wykluczać. Pamiętajmy jednak, że jeżeli dojdzie do sytuacji sprzeczności potrzeb należy wybrać cel organizacyjny jak nadrzędny.

Formułowanie celu

Formułowanie celu lub celów najłatwiej przeprowadzić przez odpowiedź na poniższe pytania:

• Czego oczekuje zlecający prezentację? (cel merytoryczny)
• Co chcemy sami osiągnąć poprzez prezentację (cel psychologiczny)?
• Czy słuchacze znają, rozumieją i akceptują cel merytoryczny(cele)? W każdej prezentacji jej cel winien być przedstawiony odbiorcom.
• Co powinni wiedzieć, umieć lub odczuwać uczestnicy na końcu prezentacji?
• Skąd będę wiedział, czy osiągnąłem cel i w jakim stopniu?
• Czy w efekcie prezentacji mają zostać podjęte jakieś ustalenia, wnioski lub decyzje?

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building’u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!