Netykieta, czyli savoir – vivre w Internecie

Netykieta, czyli savoir - vivre w Internecie

Netykieta to zasady opisujące, jak należy zachowywać się i działać w Internecie.

Fundamentalne reguły netykiety to: okazywać szacunek i nie obrażać innym uczestników wirtualnego środowiska.

Netykieta podobnie jak savoir – vivre nie jest ustalona raz na zawsze, a za jej nieprzestrzeganie nie zawsze grozi kara. Jednak uporczywe łamanie netykiety może grozić odsunięciem od jakiejś usługi internetowej lub wykluczeniem z wirtualnej grupy. W skrajnym przypadku, negatywne zachowanie w sieci, może powodować kłopoty z wymiarem sprawiedliwości.

Do najczęstszych zachowań niezgodnych z netykietą należą:

• trollowanie ( ośmieszanie i obrażanie innych internautów)
• flooding ( wysyłanie w dużej ilości, tych samych wiadomości w krótkim czasie)
• spamowanie ( wysyłanie nieistotnych lub zainfekowanych wirusem komputerowym wiadomości)

Niestety, z powodu przeświadczenia wielu internautów, że w Internecie jest się zupełnie anonimowym, zachowania w złym stylu są nagminne. Dlatego tym bardziej warto przyswoić sobie podstawy netykiety.

Netykieta w pracy

Dzisiaj trudno wyobrazić sobie wypełnianie zawodowych obowiązków bez korzystania z Internetu. Pracownicze skrzynki mailowe są często przepełnione wiadomościami od klientów czy partnerów biznesowych, transakcje handlowe realizowane są za pomocą sieci, a i działania marketingowe firm, coraz częściej nakierowane są na Internet.

Do tego dochodzą takie obowiązki pracowników jak:

• prowadzenie firmowego bloga
• zarządzanie firmowym kontem w social media
• zabieraniu głosu w imieniu firmy na branżowych forach internetowych
  
  

Internet i media społecznościowe stały się codziennym narzędziem pracy. Dlatego tak ważne jest przestrzeganie netykiety, wirtualnego savoir vivre’u.  Zachowanie w sieci świadczy nie tylko o pracowniku, ale również buduje wizerunek zatrudniającej go firmy.

Firmy często tworzą własne wersje netykiety

Lekko modyfikując ustalone wzorce lub dodając własne punkty cześć firm tworzy własne standardy netykiety, specyficzne dla własnej kultury pracy czy branży, w której działają. Ważne, żeby nowo przyjęty pracownik zapoznał się z tymi zasadami zanim podejmie samodzielne działania zawodowe.

Zalecenia netykiety - służbowy mail

Warto codziennie sprawdzać pocztę

Może kontrahent albo klient czeka na odpowiedź? Może szefowie firmy wysłali ważną wiadomość? Podstawą funkcjonowania współczesnych przedsiębiorstwie jest szybka i niezakłócona komunikacja, a pracownicza skrzynka mailowa, bez wątpienia, jest jej najważniejszym ogniwem.

Pracownik, jeżeli przez dłuższy czas nie ma dostępu do skrzynki mailowej ( z powodu urlopu lub wyjazdu służbowego) powinien poinformować o tym za pomocą automatycznej wiadomości zwrotnej. W niej też powinien wskazać numer telefonu, pod którym będzie dostępny lub kontakt do osoby, która zastępuje go w czasie nieobecności.

Nie należy wysyłać zbyt dużych załączników

W trosce o bezproblemową komunikację, nie warto wysyłać załączników większych niż 2MB, żeby nie zablokować skrzynki odbiorcy. Jeżeli jest potrzeba wysyłania wiadomości o dużych rozmiarach załączników, lepiej wykorzystać internetową chmurę, albo darmowe programy lub strony, które pozwalają na wysyłanie dużych wiadomości.

Całkowicie niewskazane jest rozsyłanie łańcuszków szczęścia lub wiadomości czy plików niesprawdzonych pod kątem wirusów lub innego złośliwego oprogramowania.

Wiadomości powinny być czytelne

Maile wysyłane w pracy powinny być pisane bez zbędnych ozdobników. Czcionka musi być jednolita i utrzymana w jednej kolorystyce. Styl powinien być rzeczowy, niespecjalnie familiarny, pozbawiony zdrobnień czy kolokwializmów, nie wspominając już o wulgaryzmach, które są absolutnie niewskazane.

Stopka nadawcy

Bez wątpienia mail powinien zawierać tzw. „stopkę”, czyli imię i nazwisko nadawcy, nazwę zajmowanego stanowiska i dane kontaktowe – adres firmy, mail i telefon służbowy. Stopka nie powinna być zbyt długa – najwyżej 3-4 linijki. Może być też dołączone do niej logo firmy.

Caps Lock, emotikony, tytuł

Nie powinno się pisać wiadomości z włączonym Caps Lockiem, ponieważ może to być odebrane jako „krzyk” – nadmiernie emocjonalna, czy nawet agresywna wiadomość. Niewskazane jest również, przy zawodowej korespondencji, używanie emotikonów. Tytuł powinien być powiązany z treścią wiadomości. Natomiast, gdy wysyła się maila do większego grona odbiorców, należy korzystać z funkcji DW ( do wiadomości) lub UDW (ukryty do wiadomości).

Zasady interpunkcji i gramatyki

Pisząc maile warto pamiętać o podstawowych zasadach interpunkcji i gramatyki: przecinki, rozpoczynanie zdania z dużej litery, pisanie imion i nazwy również dużą literą. Pośpiesznie napisany mail, z masą błędów i stylistycznie niezgrabny, źle świadczy o profesjonalizmie nadawcy.

Klarowna treść

Wiadomości trzeba pisać jasno i precyzyjnie. Nie należy zakładać, że adresat maila „na pewno zrozumie”. Chaotycznie napisany mail, może zostać zrozumiany na opak. To pociągnie za sobą lawinę nieporozumień, które mogą negatywnie odbić się na pracy firmy.

Netykieta zwraca uwagę, że nie należy pisać wiadomości na zmianę wielkimi i małymi literami. Jest to tzw. „bełkotanie” i jest niemile widziane w korespondencji mailowej.

Trzymanie się wątku

Jeżeli prowadzi się długą korespondencję dotyczącą jednego wątku, lepiej korzystać z funkcji „odpowiedz”, a nie „napisz nową wiadomość”. W ten sposób wszystkie informacje zgromadzone będą w jednej serii maili, a nie chaotycznie „rozrzucone”. Zdecydowanie ułatwia to komunikację, np. bez problemu można wrócić do wcześniej wymienionych informacji.

Zalecenia netykiety - firmowy blog i konto w social media

Wszystkie zalecenia odnośnie poprawności językowej, które są wskazane przy pisaniu maili odnoszą się  również do prowadzenia firmowego bloga i konta w social media. Warto zaznaczyć, że styl pisania bloga i postów na social media może być nieco swobodniejszy niż maili.

Dodatkowo, należy zwrócić uwagę na:

• nie warto posługiwać się językiem nadmiernie specjalistycznym czy branżowym
• w dobrym tonie jest szybko odpowiedzieć na komentarz lub pytanie zadane pod postem
• lepiej nie używać jaskrawych kolorów i nie szafować z gifami. To męczy odbiorców
• należy usuwać złośliwe czy wulgarne komentarze.
  
  

Jeżeli pod postem lub wpisem na blogu wywiąże się dyskusja należy rozmówcom zaproponować kontynuowanie jej w inny sposób ( np. mail, telefon), gdyż nie wszyscy obserwujący są zainteresowani jej śledzeniem, a nadmierna wymiana zdań „zaśmieca” te media.

Zalecenia netykiety - fora internetowe

Przy aktywnym udzielaniu się na forach internetowych należy pamiętać o:

• dla wygody swojej i innych użytkowników warto pisać krótko i przejrzyście
• zanim zada się pytanie na forum, lepiej sprawdzić czy podobna kwestia nie była omawiana już wcześniej. W tym celu należy skorzystać z wyszukiwarki na forum lub z rubryki FAQ ( najczęściej zadawane pytania).
  
  

Netykieta nie tylko w sieci

Wszechobecność Internetu i urządzeń mobilnych, sprawia, że trudno dzisiaj wytyczyć stałą granicę między światem wirtualnym i realnym. Co rodzi pytanie, jak i gdzie należy korzystać z sieci i smartfona?

Z ankiety przeprowadzonej w 2016 roku przez University of Southern California wynika, że aż dla 86 procent pytanych wielce niestosownym jest odebranie telefonu podczas spotkania służbowego. Podobny procent ankietowanych za spore faux pas uznało pisanie esemesów lub maili podczas tego typu spotkań.

Różnicę w podejściu do korzystania z urządzeń mobilnych wyznacza metryka. Dla starszych notoryczny kontakt ze smartfonem w pracy wydaje się nietaktem. Dla młodszego pokolenia jest to po prostu norma i rutyna, w której nie widzą nic złego. Na tym tle może dochodzić do nieporozumień.

Peter Cardon, jeden z autorów wyżej wymienionego badania, wspomina jak korzystanie ze smartfona podczas rozmowy rekrutacyjnej przekreśliło pewnemu młodemu człowiekowi szansę na zdobycie pracy.

Podczas takiej rozmowy poproszono go, o znalezienie jakiejś informacji w sieci. Po odblokowaniu telefonu, zobaczył, że przyszedł do niego sms i automatycznie sprawdził treść wiadomości. W tym momencie rekruterzy podziękowali mu za spotkanie.

Jak korzystać ze smartfona podczas spotkań zawodowych? Z pewnością z umiarem i tak, żeby nie zakłócać przebiegu mityngu.

Co poza siecią?

Mimo, ze netykieta ma swój, stale rozrastający się i coraz bardziej szczegółowy kodeks, warto pamiętać również o tym, co poza siecią. Jak przestrzegają fachowcy od internetowych dobrych manier: na pierwszym miejscu zawsze trzeba stawiać osoby, z którymi przebywa się w przestrzeni fizycznej, w „realu”: najbliższych, kolegów i koleżanki z pracy, klientów czy przełożonych.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!