Holakracja – system, który ratuje przyszłość biznesu

Holakracja – system, który ratuje przyszłość biznesu

Holakracja – wstęp

Obecnie setki firm używają Holacracy®, nowego systemu ładu organizacyjnego, który przekazuje uprawnienia decyzyjne samoorganizującym się zespołom. Podczas gdy Zappos zdominowało główne media, firmy w wielu branżach również stosują to nowoczesne podejście.

Holakracja®  to wolny od zarządzania sposób na prowadzenie firmy, opracowany przez HolacracyOne. Pojawił się już kilka lat temu, ale było głośno o nim ostatnio, kiedy jego twórca, Brian Robertson, wydał książkę o tej koncepcji.

Pojawiła się również informacja w mediach, że Tony Hsieh, dyrektor generalny Zappos, poprosił swoich pracowników, by albo w pełni zainwestowali w holakrację® firmy, albo z niej odeszli.

Jedną z rzeczy, którą można zauważyć, jest to, że istnieje ogromna różnica między tym, jak prosta i wydajna jest holakracja®, a jak trudno ją prawidłowo zrozumieć. Holakracja® to piękna koncepcja, która sprawia, że organizacje są bardziej skuteczne i mają dużo lepsze miejsca do pracy.

DEFINICJA „Holacracy”

Holakracja® to system ładu korporacyjnego, w którym członkowie zespołu lub firmy tworzą odrębne, autonomiczne, ale symbiotyczne zespoły, by realizować zadania i cele firmy. Koncepcja korporacyjnej hierarchii jest odrzucana na rzecz płaskiej struktury organizacyjnej, w której wszyscy pracownicy mają równy głos.

Holakracja® jest strukturą zarządzania charakteryzującą się podziałem władzy wśród grup samoorganizujących się, a nie odgórnym autorytetem w typowym hierarchicznym modelu kultury korporacyjnej.

Nazwa holakracja® pochodzi od słowa „holon”, terminu z książki „The Ghost in the Mashine” autorstwa brytyjskiego pisarza Arthura Koestler'a z 1967 roku. Holon jest autonomiczną jednostką, która jest mimo to zależną/współzależną częścią większej całości. Przyrostek -kracja oznacza „rządy”. W związku z tym  jest organizacją rządzoną przez niezależne grupy.

Nazwa Holacracy jest zastrzeżonym znakiem towarowym HolacracyOne, który zabrania nieupoważnionym podmiotom używania tego słowa do oznaczania produktów lub usług. Nie ma jednak ograniczeń co do samego modelu holakracji®. określonego w Konstytucji Holakracji.

Holakracja® zaczęła zyskiwać popularność po tym, jak Zappos ogłosił, że zmieniają model pracy. W rzeczywistości istnieje kilka organizacji, które już eksperymentowały z tym systemem, ale najbardziej znane to Zappos, detaliczna filia Amazon; Medium, witryna do udostępniania treści społecznościowych i Conscious Capitalism, organizacja non-profit stworzona przez CEO Whole Foods, Johna Mackeya.

Dlaczego Zappos wprowadził samozarządzanie/samoorganizację?

Zappos zawsze koncentrował się na wyjątkowej obsłudze klienta - nazywamy to efektem WOW. Aby świadczyć takie usługi, ważne jest, aby każdy pracownik rozumiał potrzeby klientów i miał możliwość poprawy jakości obsługi, gdy tylko jest to możliwe.

Holakracja® to narzędzie, które pozwala każdemu pracownikowi szybko odkrywać i reagować na opinie klientów, dzięki czemu można nieprzerwanie świadczyć usługi WOW, niezależnie od wielkości firmy.

W holakracji®, zamiast zatrudniania osoby do wypełnienia wstępnie zdefiniowanej roli (takiej jak podana w opisie stanowiska), ludzie decydują się realizować jedną lub więcej ról w danym momencie i mają swobodę przemieszczania się pomiędzy zespołami i rolami, jeśli mają umiejętności lub spostrzeżenia, które mogą okazać się korzystne dla organizacji.

Przykładem jest firma produkująca oprogramowanie do gier video Valve Corporation, twórca platformy gier wideo Steam.

W Valve pracownicy mogą pracować nad tym, co ich interesuje, ale przejmują również odpowiedzialność za własny produkt, jak i wszelkie błędy, jakie mogą zrobić w trakcie. Pracownicy mogą odgrywać wiele ról, jeśli posiadają fachową wiedzę wystarczającą do wykonania tych zadań.

Jednostki wykonują jedną lub więcej ról w imieniu organizacji. Role są częścią samoorganizujących się kręgów, które mogą się nakładać, być oddzielone lub zawarte w innych kręgach wewnątrz większego kręgu organizacji. Każda osoba jest liderem w swojej roli i naśladowcą tych ról w kręgach, w które jest zaangażowana. Kręgi są samorządne; przydzielają role i ponoszą odpowiedzialność za swoje obszary w organizacji.

Eksperci twierdzą, że struktura ta jest dobra dla niektórych osób, ale dla wielu świetnych pracowników ten rodzaj organizacji jest jednak nieodpowiednim miejscem do pracy. Według zwolenników, holakracje prowadzą do większej wydajności, zwinności, przejrzystości, odpowiedzialności, zaangażowania pracowników i innowacji.

Holakracja® może być bardziej opłacalna dla mniejszych lub średniej wielkości organizacji lub większych organizacji, które od początku uznały ją za swój podstawowy model. Jednak trudno  sobie wyobrazić dużą organizację z dziesiątkami lub setkami tysięcy pracowników na całym świecie, którzy wdrażają coś takiego.

Nie oznacza to, że bardzo duże organizacje nie mogą stosować niektórych pojęć z zakresu holakracji® (lub w rzeczywistości jakiejkolwiek innej struktury organizacyjnej). Nie musi to być podejście radykalne, wszystko albo nic. Holakracja® jest jedną z opcji, które firmy mogą eksplorować.

Zasadniczo w holakracji® istnieje hierarchia kręgów, które mają być prowadzone zgodnie ze szczegółowymi procedurami demokratycznymi. W tym samym czasie każdy krąg działa w ramach hierarchii. Każdy wyższy krąg przekazuje niższemu, jaki jest jego cel i czego się od niego oczekuje.

Celem może być zapewnienie satysfakcji klientów, jednak słowo "klient" lub odniesienie do jakiegokolwiek mechanizmu zwrotnego od klienta nie pojawiają się ani razu w Konstytucji Holakracji®. Porozumienia dotyczą tylko wewnętrznej struktury firmy.

Pierwsze kroki w nowym systemie

Na początku należy skupić się na zdefiniowaniu zestawu ról i odpowiedzialności, w oparciu o obecną rzeczywistość. Jest na to kilka sposobów, oto kilka szybkich wskazówek:

Koncentracja na pracy, a nie na ludziach
Skupienie na bieżących działaniach. Może się okazać, że dwie osoby obecnie realizują jedną rolę. Albo jedna osoba wypełnia trzy role. To też jest w porządku, ale wtedy trzeba pamiętać, że to są trzy osobne role, a nie jedna.

Koncentracja na obowiązkach, a nie na rolach
Rola jest tylko etykietą dla wielu obowiązków, które naturalnie do siebie pasują. Najpierw należy określić zobowiązania (bieżące działania), a następnie je połączyć (koncentrując się na naturze pracy, a nie na tym, kto to robi teraz) i oznaczyć. Etykieta jest nazwą roli i powinna być jak najbardziej opisowa. Nie powinno się używać etykiet takich jak menedżer, lider, koordynator, nie mówiąc już o CEO, ponieważ w większości przypadków są one niejasne, zbyt ogólne, prawdopodobnie składają się z wielu ról i przeszkadzają w skupianiu się na faktycznych obowiązkach.

Koncentracja na obecnej rzeczywistości
Nie należy skupiać się na tym, jak powinno być w teorii lub w przyszłości, ani jaki jest model idealny. Trzeba zacząć od miejsca, w którym się znajduje organizacja, a następnie wprowadzać zmiany w oparciu o realia. Holakracja® polega na stawianiu czoła rzeczywistości i pozwalaniu na rozwój krok po kroku. To bardziej praca detektywistyczna, a nie twórcza.

Upewnienie się, czy zobowiązania są ciągłe lub okresowe
Nie powinno się używać niejasnych czasowników, takich jak zarządzanie, koordynacja lub zapewnienie. Zamiast tego trzeba znaleźć jedną lub więcej konkretnych aktywności/czasowników - dostarczanie, wspieranie, organizowanie, utrzymywanie itd.

Oto kilka dobrych przykładów obowiązków (bieżących działań):

• Utrzymanie strony internetowej
• Opracowywanie materiałów szkoleniowych
• Pomiar i monitorowanie satysfakcji pracowników
• Wybór i rezerwacja miejsc szkoleniowych
• Dokumentowanie i publikowanie standardów szkoleniowych
  
  

Poniżej znajdują się odpowiedzi na podstawowe pytania dotyczące Holakracji®.

Jaka jest główna różnica między organizacją hierarchiczną a strukturą opartą na holakracji®?

Tradycyjne organizacje są definiowane przez sztywną hierarchię i ścisły ciąg poleceń, dzięki którym decyzje i informacje przekazywane są z góry na dół. Wszystko się zmienia, kiedy zostaje wprowadzana holakracja® - znika hierarchiczna i formalna struktura.

Jak wygląda główna idea ról i kręgów w holakracji®? Co to oznacza dla ludzi w organizacji?

Holakracja® jest w istocie zbiorem wewnętrznych mechanizmów hierarchicznych, które łączą kręgi. Każdy krąg musi być prowadzony demokratycznie i otwarcie, z wyczerpująco szczegółowymi procedurami dotyczącymi tego, jak mają być prowadzone spotkania i jak należy podejmować decyzje. Dla zainteresowanych istnieje jeszcze bardziej szczegółowy zestaw procedur dla innych rodzajów problemów.

Ale każdy krąg, niezależnie od tego, jak jest demokratyczny, działa w pionowej hierarchii i wymaga spojrzenia w górę, aby uzyskać wskazówki co do celu i jego realizacji. Wszystko staje się wtedy bardziej płynne. Zamiast tytułów stanowisk, ludzie realizują elastyczne, ciągle zmieniające się role w zależności od ich umiejętności i aktualnych wymagań firmy.

Jak wygląda proces ewolucji firmy i wprowadzania holakracji®?

W trakcie wdrażania, zmieniają się struktura i kręgi firmy. Na przykład w prostej organizacji składającej się tylko z czterech różnych ról (i tylko czterech osób, aby je wypełnić) - kiedy te role stały się bardziej złożone, powstały kręgi.

Nie stało się to przez przypadek, tylko odzwierciedlało, gdzie wzrosła złożoność: Na początku był to jednoosobowy proces: jedna osoba czyta książki, streszcza je i tworzy ostateczną kopię dla partnera podsumowującego książki.

Po pewnym czasie pojawiło się wiele ról i osób zaangażowanych w ich realizację, takich jak "copywriter", "rekruter freelancerów" czy "korektor".

Później ewoluował krąg marketingowy, grupując wszystkie działania, aby wprowadzić usługi na rynek światowy. Kiedy firma zdecydowała skupić się na content marketingu i stworzyć własny magazyn online Page19 (obecnie Blinkist Magazine), krąg marketingowy zamienił się w krąg Page 19, zyskał nowe role i wyznaczył niektórych do wyższego kręgu.

Blinkist zakończył z dość prostą strukturą organizacyjną, która pozwala szybko dopasować kilka wskaźników, odzwierciedlających to, czym jest firma: świadczenie najlepszej usługi edukacyjnej o niewielkiej strukturze i dystrybucję jej na cały świat.

Jednak doświadczenie każdej firmy jest inne; zależy to od jej potrzeb, dlatego trzeba eksperymentować i próbować, wtedy okaże się, jaka struktura jest odpowiednia dla konkretnej organizacji.

Jakie są zalety samozarządzania i samoorganizacji?

Wysoki poziom usług, mniej warstw między pracownikami a klientami, a dzięki temu szybsze i bardziej kreatywne decyzje, które poprawiają zadowolenie klientów.

Czy łatwo wdrożyć samodzielne zarządzanie?

Absolutnie nie. To dla organizacji nowe przedsięwzięcie i trzeba przezwyciężyć wiele przeszkód. Jednak długookresowość wyzwań również wiele uczy, co z pewnością przyniesie korzyści w miarę, jak firma będzie się rozwijać i posuwać naprzód.

Czy w organizacji naprawdę nie ma menedżerów?

I tak i nie. Nadal są liderzy i wielu ludzi kojarzy przywództwo z zarządzaniem. Potrzeba ludzi do pociągania innych do odpowiedzialności i w razie konieczności zakończenia współpracy. W tradycyjnych strukturach tylko menedżerowie/kierownicy mają prawo do wprowadzania zmian/decyzji. W organizacji opartej na holakracji® każdy ma prawo do wprowadzania zmian w firmie i podejmowania decyzji w swojej pracy

Czy ludzie naprawdę mogą robić, co chcą?

Jest to powszechne błędne przekonanie, że pracownicy zarządzając sami, mogą robić, co chcą. Ludzie dokładnie rozumieją, czego się od nich oczekuje, a następnie robią to, co uważają za najlepsze, aby osiągnąć sukces. Im bardziej przejrzyste są cele i oczekiwania, tym skuteczniejsze jest samodzielne zarządzanie.

Nadal istnieją zasady i wytyczne - specyficzne dla konkretnej pracy i kultury - do których ludzie muszą się stosować. Wszystko musi również być zgodne z prawem. Kluczem jest komunikowanie pracownikom, aby połączyli pasję, zainteresowania i zdolności z celem firmy i tym, co jest w jej interesie.

Podsumowanie

Celem holakracji® jest zapewnienie, że osoby odpowiedzialne za ukończenie pracy otrzymają uprawnienia do decydowania o tym, jak należy wykonywać tę pracę. Aby być skutecznym, role, obowiązki i oczekiwania członków grupy w holakracji® są jasno określone, ale elastyczne. Łączenie ról odbywa się w wielu grupach, działających zgodnie z ogólną misją i celami organizacji.

Podstawowym celem struktury jest umożliwienie każdemu pracy nad tym, co robi najlepiej. Nadal istnieje pewna forma struktury i hierarchii, ale nie opiera się ona na ludziach tak bardzo, jak na kręgach. Informacje są jawne, a problemy omawiane podczas specjalnych spotkań na bieżąco.

Holakracja® jest wciąż wyłaniającą się strukturą z wieloma koncepcjami, i potrzeba więcej studiów przypadków i przykładów w dłuższym okresie czasu. Zappos może sprawdzić, jak wygląda transformacja do holakracji®, ale trzeba będzie poczekać kolejne kilka lat, aby zaobserwować wpływ zmian.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!