Empowerment – Współodpowiedzialność

Empowerment to proces przekazywania wytycznych dotyczących produkcji i zarządzania, a następnie umożliwienie pracownikom podejmowania codziennych decyzji, które mają wpływ na ich obowiązki służbowe. To również przekazanie im władzy w takim stopniu, aby wywiązywali się ze swoich obowiązków najlepiej jak potrafią. Obejmuje to powierzenie im odpowiedzialności i autonomii w zarządzaniu własnymi miejscami pracy, ustalaniu własnych celów i podejmowaniu decyzji dotyczących zadań, priorytetów i terminów.

Aby wzmocnić pozycję pracowników, trzeba przedstawić wizję, misję, cele i strategię organizacji. Pomaga to pracownikom zrozumieć, w jaki sposób ich role przyczyniają się do ogólnego sukcesu firmy.

Następnie trzeba utrzymać poziom zaangażowania, regularnie przekazując pracownikom strategie i plany, aby wszyscy podążali w tym samym kierunku. Żeby odnieść sukces, menedżerowie muszą zaufać swoim pracownikom; wierzyć, że podejmą właściwe wybory i że będą skutecznie osiągać swoje cele.

To zaufanie wiążę się z dostarczeniem pracownikom wystarczających informacji, nie tylko strategicznego kierunku firmy, ale także raportów finansowych i biznesowych, budżetu, informacji o zasobach ludzkich, danych marketingowych itp.

Zadaniem menedżerów jest również przekazywanie opinii tak, aby pracownicy mogli ocenić swój wpływ i dostosować plany oraz rozwiązać wszelkie problemy w przyszłości. Jeśli pracownicy odnoszą sukcesy i działają efektywnie, powinni zostać pochwaleni i w miarę możliwości nagrodzeni.

Jakie są zalety i korzyści empowermentu?

Kiedy ludzie decydują się na samodzielne zarządzanie sobą, mają większe poczucie zadowolenia z pracy czy ze swoich kompetencji. Dzięki temu wzrasta motywacja i dążenie do doskonałej pracy. Pracownicy są więc bardziej efektywni i produktywni, a także szczęśliwi.

Większa autonomia stymuluje również kreatywność i generowanie pomysłów oraz innowacji w biznesie. To przyczynia się do rozwoju nowych produktów i usług, usprawnienia procesów biznesowych, a tym samym do sukcesu firmy.

Empowerment może również przyczynić się do większego zadowolenia klientów, szczególnie w przypadku, gdy pracownicy mający kontakt z nimi, mają też prawo do podejmowania decyzji.

Kiedy personel wypróbowuje nowe pomysły i zdobywa nowe umiejętności, rozwija się, uczy, doskonali. To z kolei sprawia, że pracownicy są szczęśliwsi, bardziej zaangażowani i lepiej przygotowani do stawienia czoła przeszkodom i wyzwaniom, przed którymi stoją.

Głównymi obszarami organizacji, w których można wprowadzić empowerment, są:

Obsługa klienta

Pracownicy obsługi klienta działają wydajniej, gdy mają kompleksową wiedzę na temat wytycznych firmy. Firma może poprawić efektywność obsługi klienta poprzez umożliwienie pracownikom podejmowania decyzji od razu, zamiast podejmowania każdej decyzji przez kierownictwo. Decyzje te powinny być monitorowane i poddawane kontroli, aby upewnić się, że personel dokonuje wyborów, które sprzyjają firmie.

Zakres obowiązków

Osobą, która najlepiej wie, jak efektywnie wykonywać pracę, jest doświadczony pracownik, który zajmuje się danymi czynnościami od lat. Firma w celu zwiększeniu produktywności może umożliwić takim pracownikom zmianę obowiązków służbowych. Na przykład pracownik może zauważyć, że wykonywanie podstawowych czynności konserwacyjnych konkretnej maszyny raz w tygodniu, zamiast raz w miesiącu, poprawia jej wydajność i wydłuża żywotność. Następnie pracownik konsultuje się z zarządem i zmieniane są obowiązki związane z jego stanowiskiem, tak aby obejmowały również cotygodniową konserwację maszyny. Doświadczeni pracownicy współtworzą opisy stanowisk, aby zatrudniać najbardziej odpowiednie osoby i zwiększać efektywność.

Struktura zespołu

Upoważnione grupy pracowników są zachęcane do tworzenia własnej struktury, aby zespół mógł czuć się komfortowo i swobodnie. Menedżer monitoruje wydajność zespołu, ale ingeruje tylko w razie potrzeby. Struktura, którą zespół sam stworzył, określa, w jaki sposób zespół przetwarza informacje i jak sprawnie wykonuje swoje obowiązki.

Motywacja

Zespół może uniknąć kontroli firmy, jeśli stale wykonuje swoje zadania powyżej oczekiwań i bez incydentów. Aby to zrobić, grupa opracowuje sposoby motywowania siebie i metody, które pozwolą zachować skuteczność. Na przykład członkowie zespołu często podejmują się przypomnienia pozostałym korzyści wynikających z wysokiej produktywności, w tym podwyżek płac, nagrodzenia i uznania przez kierownictwo.

Trudności związane ze współodpowiedzialnością pracowników

Jeśli empowerment jest dla organizacji nowym pojęciem, proces wdrażania go wymaga również zmiany kulturowej i poświęcenia czasu ze strony zespołu kierowniczego, aby wprowadzić tak radykalnie odmienny sposób pracy.

Ponadto są pracownicy, którzy mogą mieć tendencję do bycia leniwymi. Być może dla nich taki proces polega na tym, że będąc w pełni odpowiedzialnymi za swoje zadania, osiądą na laurach, ponieważ nikt ich nie kontroluje tak jak wcześniej. Dlatego przełożeni muszą zachować czujność, aby zidentyfikować i powstrzymać wszelkie niestosowne zachowania.

Z drugiej strony można też spotkać pracowników, którzy mają bardzo przedsiębiorczy charakter. Niebezpieczeństwo w ich przypadku polega na tym, że częściej podejmują  coraz większe ryzyko. Bez nadzoru mogą przysporzyć firmie dodatkowych problemów. Dlatego niezbędne jest skuteczne zarządzanie, rozpoznanie błędów i dyskusja.

Oto 10 najważniejszych zasad zarządzania ludźmi poprzez empowerment

Okazuj szacunek

Twój szacunek dla ludzi musi być widoczny we wszystkich działaniach i słowach, wyrazie twarzy oraz mowie ciała.

Bez względu na to, jak pracownik wykonuje swoje bieżące zadanie, twoja wdzięczność nie powinna się wahać i musi być zawsze widoczna.

Podziel się swoją wizją

Pomóż ludziom poczuć, że są częścią czegoś większego niż ich indywidualna praca. Upewnij się, że znają ogólną misję organizacji, jej wizję i plany strategiczne.

Przedstaw cele i kierunek działania

Jeśli to możliwe, angażuj pracowników w wyznaczanie celów i planowanie. Zwłaszcza tych, którzy mają udział w ustalaniu celów i kierunku działania na poziomie działu. Jeśli podzielisz się obrazem tego, dokąd zmierza organizacja i jakie są cele, możesz przekazywać zadania bez ścisłego nadzoru.

Ufaj ludziom

Zaufaj pracownikom i ich intencjom, że postępują właściwie, podejmują właściwe decyzje i wybory (choć może nie do końca zgodne z twoimi), które jednak się sprawdzają. Gdy pracownicy wiedzą, jakie są oczekiwania ich przełożonego, uspokajają się i mogą skupić swoją energię na osiągnięciu rezultatów, a nie na martwieniu się i zgadywaniu.

Przekazuj informacje niezbędne do podejmowania decyzji

Upewnij się, że przekazałeś ludziom wszystkie informacje potrzebne do podejmowania przemyślanych decyzji. Jeśli nie jest to możliwe, sprawdź, czy osoby pracujące pod Twoją kontrolą mają dostęp do informacji, które są im potrzebne do produktywnej pracy.

Nie deleguj tylko żmudnych zadań

Musisz sprawić, żeby pracownicy czerpali z pracy przyjemność, dlatego pamiętaj, aby przekazać część ciekawszych, ważniejszych rzeczy i zadań osobie zainteresowanej. Może to być udział w spotkaniach,  które wpływają na rozwój produktu i wiążą się z podejmowaniem decyzji.

Przekazuj jak najczęściej informację zwrotną

Dzięki temu ludzie wiedzą, czy spełniają oczekiwania i co należałoby poprawić. Najlepiej byłoby, gdyby to była pochwała i uznanie, jak i sesje coachingowe doskonalące dotychczasowe działania .

Zakładaj, że problemem jest system, a nie osoba

Kiedy pojawia się problem, dowiedz się, jaki element nie działa poprawnie w  systemie pracy i sprawił, że coś się nie powiodło, a nie co jest nie tak z osobą, która miała trudności z zadaniem. Jeśli stwierdzisz, że to konkretny pracownik, a nie system, spróbuj najpierw rozwiązać problem z pracownikiem, zanim udasz się do HR.

Słuchaj uważnie, wyciągaj wnioski i zadawaj pytania

Zapewnij przestrzeń, w której ludzie będą się swobodnie komunikować, słuchaj ich, a następnie zadawaj pytania. Ludzie na ogół znają właściwe odpowiedzi, jeśli mają możliwość wyrażenia siebie, swoich myśli i opinii. Gdy pracownik zwraca się do ciebie z problemem do rozwiązania, zapytaj: "Jak myślisz, co powinieneś zrobić, aby rozwiązać ten problem?" lub: "Jakie kroki należałoby podjąć?".

Spraw, by pracownicy poczuli się nagradzani i uznani

Jeśli pracownicy czują się niedostatecznie wynagradzani, a ich obowiązki i działania niedoceniane, nie doświadczą prawdziwej współodpowiedzialności.

Podstawowe potrzeby pracowników muszą zostać zaspokojone, zanim pracownicy będą mogli włożyć dobrowolny dodatkowy wysiłek w swoją pracę. Aby odnieść sukces w procesie empowermentu, uznanie musi odgrywać znaczącą i stałą rolę.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u? Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!