Praca zdalna – set wskazówek dla menedżera

Koronawirus wymusza pracę zdalną

Koronawirus SARS-CoV-2 wywołujący chorobę COVID-19, stał się w przeciągu zaledwie kilku tygodni prawdziwym postrachem mieszkańców wszystkich regionów świata. Epidemia rozpoczęła się w chińskim mieście Wuhan, a następnie rozprzestrzeniła się do ponad 80 krajów.

4 marca pierwszy chory na koronawirusa został również zdiagnozowany w Polsce. Koronawirus stał się obowiązkowym tematem numer jeden wszystkich stacji telewizyjnych świata, a internet zalała fala spekulacji, faktów i mitów dotyczących tej choroby.

Jednak koronawirus to również realne straty dla światowej gospodarki, w końcu Chiny są jej sercem. To również wielki problem dla codziennego funkcjonowania firm całego świata.

Dlatego menadżerowie coraz częściej pozwalają podwładnym na pracę z domu. Jednak źle przygotowana praca zdalna tylko obniża wyniki firmy. Pracownicy stają się mniej efektywni, realizacja projektów niebezpiecznie zwalnia, a atmosfera w firmie wyraźnie się psuje. W związku z tym, warto dowiedzieć się jak dobrze zorganizować pracę zdalną w firmie, a także jakie korzyści, ale i ryzyka ona ze sobą niesie.

Praca zdalna – definicja i geneza

Praca zdalna to rodzaj zatrudnienia, który polega na wykonywaniu zawodowych obowiązków poza siedzibą firmy. Można pracować z domu, można z innego, dowolnego miejsca. Również godziny pracy są elastyczne. Liczy się tylko efekt finalny.

Praca zdalna swój początek miała, kiedy firmy zaczęły zatrudniać freelancerów, czyli tzw. wolnych strzelców. To specjaliści odpowiedzialni za konkretny element pracy. Nie rozlicza się ich z godzin spędzonych za biurkiem, ale za efekty. To graficy, copywriterzy, ludzie wolnych zawodów.

Dziś, podobnie jak freelancerzy pracuje większość tzw. pracowników etatowych. W swoich zespołach są odpowiedzialni za konkretny element pracy, a jedyne co im się narzuca, to deadline, czyli termin dostarczenia skończonej pracy.

Praca zdalna jest coraz popularniejsza

Praca zdalna jest bardzo popularna wśród najmłodszych pracowników, należących do tzw. millenialsów i pokolenia Z.

Według raportu Kantar TNS z 2019 roku „Rynek pracy zdalnej a oczekiwania pracowników”,  95% osób mających doświadczenie w pracy zdalnej ocenia ją pozytywnie. Co więcej praca zdalna wpływa również na ogólne zadowolenie z pracy i sprawia, że pracownicy chętniej wiążą się z pracodawcą na dłużej.

Praca zdalna to:

• wolność i elastyczność,
• możliwość załatwienia ważnych spraw (rodzinnych czy urzędowych) podczas godzin pracy,
• sposób na połączenie pracy z opieką nad chorym dzieckiem,
• mniej stresu, ponieważ przełożony nie stoi nad głową.
  
  

Według badania Kantar w zamian za możliwość pracy zdalnej młodzi pracownicy wykazują się większym zaangażowaniem i efektywnością.

Z tego m.in. powodu coraz więcej firm oferuje pracę zdalną. I jak się szacuje już za kilka, góra kilkanaście lat, będzie to główna forma świadczenie pracy.

Jak zorganizować pracę zdalną?

Organizując pracę zdalną swoim podwładnym menadżer powinien zadbać o to, żeby podwładny dysponował firmowym sprzętem ( laptop), a także, żeby miał dostęp do firmowej poczty i serwera. To oczywiście niezbędne minimum, bo może być potrzeba dostępu do innych firmowych technologii. W tym celu sprzęt powinien być odpowiednio przygotowany przez dział IT.

Zalecenia menedżerskie dla pracy zdalnej – obszar czas:

Ze względu na ograniczenia komunikacyjne w pracy zdalnej (zwłaszcza gdy pracuje w tym trybie większa liczba pracowników) nie można pozostawiać zbyt wiele przestrzeni na dowolność i pozwalać, by pracownicy sami podzielili się zadaniami lub ustalili kolejność i priorytety spontanicznie.

Ryzykujemy wtedy, że informacja nie dotrze do każdego. Ważne jest, by ustalić:

• czas potrzebny na planowanie działań i realizację zaplanowanych celów - można go planować w perspektywie tygodniowej lub miesięcznej, w zależności od specyfiki firmy,
• priorytety w realizacji celów szczegółowych, kolejnych zadań, kryteriów oceny i znaczenia zadań,
• harmonogram realizacji zadań nadrzędnych i szczegółowych (pamiętając, że 10–15% strat czasu jest związana z wykorzystaniem technologii informacyjnej),
• sposoby raportowania o zakończeniu zadania, szczególnym osiągnięciu lub niepowodzeniu i barierach
• sposób przechowywania wiedzy zgromadzonej w czasie realizacji zadania i dostępu do niej przez członków zespołu i dalszego udostępniania informacji,
• sposób reagowania na konflikty,
• proces i sposób zatwierdzania decyzji.
  
  

Narzędzia do pracy zdalnej

Zespoły geograficznie i / lub czasowo rozproszone istnieją wyłącznie dzięki komunikacji i wymianie informacji. Dlatego kluczową rolę odgrywa technologia, jaką wykorzystuje się do pracy. Jest najczęściej jedynym dostępnym rozwiązaniem, jednak utrudnia rozwiązywanie konfliktów, blokuje sprzężenie zwrotne i może opóźniać realizację zadań.

Narzędzia współpracy mają znaczenie także dla podtrzymywania kontaktu i transparentności pracy zespołu. Ich zaletą jest to, że odpowiednio wykorzystane pozwalają uniknąć mikro-zarządzania, które z kolei może osłabiać zaufanie w zespole.

Dlatego optymalne wykorzystanie narzędzi to klucz do sukcesu. Ważne jest, by ustalić i spisać z zespołem zasady pracy oraz przyjęte narzędzia pracy i komunikacji (np. co wysyłamy mailem, co udostępniamy na dysku), z jakiej aplikacji do pracy zespołowej i zarządzania projektem korzystamy (np. Jiro, Trello, Asana idt), w jakich sytuacjach pracownicy mogą bombardować przełożonego wiadomościami prywatnymi na czacie, itd.

Zalecenia menedżerskie dla pracy zdalnej – obszar komunikacja

Pomimo liczby dostępnych narzędzi do pracy w zespole rozproszonym taka komunikacja ma pewne ograniczenia.

Dlatego warto przestrzegać pewnych zasad:

• ograniczaj komunikację tekstową (mail i czat). Bywa zawodna i nie ma nad nią kontroli
• regularnie organizuj spotkania wideo, jednak wcześniej zastanów się, czy zwoływanie całego zespołu jest konieczne
• starannie planuj agendę spotkań wideo, by służyły do podejmowania dalszych decyzji, a nie dyskusjom nad problemem
• dokumentuj każde spotkanie wirtualne - to pomoże innym zacząć od miejsca, w którym ktoś inny skończył i pozwoli im zrozumieć przyczyny decyzji, jeśli nie było ich przy tym gdy zapadła
• zadbaj o możliwość dania każdemu pracownikowi feedbacku
• pamiętaj, że na styl komunikacji mają wpływ różnice kulturowe, więc w międzynarodowych zespołach przyda się trening międzykulturowy.
  
  

Zalecenia menedżerskie dla pracy zdalnej – obszar kontrola wyników

Wielu menedżerów obawia się, że zdalny zespół, pozbawiony kontroli nie będzie wydajny.

Tak nie będzie, jeśli:

• zadbamy od początku o szczegółowe sprecyzowanie celów i oczekiwań a następnie zaplanujemy pracę zespołu, dostosowując narzędzia komunikacji do realizowanych celów i działań zespołu
• zadbamy o sprawdzanie statusu realizacji zadań. Można to zrobić wprowadzając zasadę codziennych "spotkań projektowych" i raportowania na początek lub koniec dnia statusu wykonanych zadań. Może się to odbywać za pomocą wiadomości tekstowych lub krótkiej telekonferencji. Dodatkowo w wizualizacji może pomóc np. Tablica Kanban
• będziemy często rozmawiać z pracownikiem zdalnym - poprzez wideo
• wykorzystamy aplikacje do wirtualnej pracy zespołowej, dające możliwość kontroli postępu prac bez poczucia nadmiernej kontroli
• będziemy organizować efektywne wirtualne spotkania
• będziemy w miarę możliwości organizować spotkania face to face
• będziemy dokumentować zapadające decyzje

Praca zdalna – z perspektywy organizacji

Zatrudnienie wymarzonego kandydata
Praca zdalna to czasami jedyna okazja, żeby zatrudnić wybitnego specjalistę w danej dziedzinie, który mieszka daleko od siedziby firmy.

Ograniczenie kosztów
Pracownikowi zdalnemu nie trzeba organizować miejsca pracy w siedzibie firmy, co wiąże się z dużymi oszczędnościami.

Zaufanie
Pracodawca nie ma pełnej kontroli nad działaniami pracownika. Co, przy ograniczonym zaufaniu może powodować chęć wzmożonego nadzoru pracy podwładnego. A to może doprowadzić do konfliktów i ochłodzenia zawodowych relacji.

Brak relacji międzyludzkich
Praca w firmie to również atmosfera - rozmowy, czy zawiązywanie relacji towarzyskich między pracownikami. Praca zdalna mocno redukuje te ważne, dla charakteru firmy, kwestie. To znacząco zubaża kulturę korporacyjną i image przedsiębiorstwa.

Praca zdalna – z perspektywy pracownika

Praca zdalna jest wybierana (również w Polsce) jako jeden z trzech najbardziej pożądanych benefitów dla pracownika!

Autonomia
Pracownik ma dużą swobodę działań. Nie obowiązuje go rygor czasowy ani nie śledzi go „czujne oko przełożonego”. Do tego pracownik może pracować z dowolnego miejsca.

Oszczędność czasu
Pracownik nie traci czasu na dojazdy do i z pracy. A dzięki pracy zdalnej, może poświęcić więcej czasu najbliższym.

Brak przeszkód przy problemach zdrowotnych
Praca zdalna jest wielką szansą na podjęcie zatrudnienia dla osób przewlekle chorych lub borykających z tymczasowymi, jednak poważnie utrudniającymi przemieszczanie się, kontuzjami. To także możliwość, żeby biuro funkcjonowało normalnie, nawet podczas tak nadzwyczajnych sytuacji, jak epidemia koronawirusa.

Brak efektywności
Różne domowe rozpraszacze (dzieci, pies, włączony telewizor) mogą sprawić, że praca stanie się mało efektywna.

Zaburzona równowaga między życiem prywatnym a pracą
Oddzielenie pracy od życia prywatnego jest bardzo ważne dla zdrowia psychicznego pracownika. Stres, który jest często odczuwany w pracy, nie powinien być przenoszony do domu. Bo wtedy może zatruć życie prywatne. Niestety, praca zdalna może to powodować. Jeżeli pracownik nie będzie w stanie oddzielić prywatności i pracy, mogą ucierpieć obie te sfery życia.

Brak kontaktu z innymi pracownikami
Dobre relacje z kolegami i koleżanki z pracy są nie tylko wskazane dla lepszego samopoczucia, ale i rozwoju zawodowego. Uwagi kolegów z pracy i  feedback przyczyniają się do wzrostu kompetencji. Praca zdalna znacząco ogranicza takie relacje.

Dlatego dobry menadżer powinien pamiętać o stałym kontakcie i częstym formułowaniu feedbacku podczas pracy zdalnej podwładnych.

Podsumowanie

Obecnie, popularność pracy zdalnej jest wymuszona, przede wszystkim, okolicznościami. Nie zmienia to jednak faktu, że w najbliższej przyszłości będzie ona stosowana masowo przez firmy na całym świecie. Dlatego menadżerowie już teraz powinni cyzelować jej prawidłowe funkcjonowanie i wprowadzać kolejne ulepszenia. Odwrotu od pracy zdalnej nie ma.