Diagram Ishikawy – w poszukiwaniu źródeł problemu

Diagram Ishikawy – w poszukiwaniu źródeł problemu

Kim był Ishikawa?

Autorem diagramu jest Kaoru Ishikawa (1915-1989). Ishikawa był japońskim chemikiem,  teoretykiem zarządzania i profesorem uniwersyteckim. Nazywany jest pionierem japońskiego zarządzania jakością. Swój diagram, który przyniósł mu uznanie na całym świecie, stworzył w latach 60-tych XX wieku.

Od tego czasu diagram Ishikawy stał się poręcznym narzędziem zarządzania dla menadżerów na całym świecie.

Istota metod diagramu Ishikawy

Celem korzystania z diagramu przyczynowo –skutkowego jest odkrycie wszystkich czynników i zachodzących między nimi relacji, które są przyczyną pojawiającego się problemu w firmie. 

Według Ishikawy, skutek ( błąd, problem) ma zawsze swoją przyczynę, a w większości wypadków cały szereg aktywnych czynników, które go spowodowały. Zadaniem diagramu Ishikawy jest odkrycie, zebranie i sklasyfikowanie ( pod względem wagi wywieranego wpływu) przyczyn pojawiających się kłopotów.

Diagram Ishikawy, ze względu na profesję swojego twórcy, był na początku stosowany jako narzędzie zarządzania procesem produkcyjnym. Z czasem, jego główny wzorzec ewoluował i obecnie wykres przyczynowo-skutkowy wykorzystuje się w wielu różnych branżach.

Budowa diagramu Ishikawy

Wizualnie diagram przypomina szkielet ryby ( dlatego też nazywany bywa diagramem rybiej ości).
Głowa symbolizuje problem - wadę - kłopot. Od głowy odchodzi kręgosłup, przy którym grupuje się główne grupy przyczyn, które mogą powodować problem.

Ishikawa ustalił 5 głównych kategorii, obszarów wywołujących problemy,  jest to tzw. 5M:

• Manpower (ludzie) – ta kategoria dotyczy pracy człowieka. Błąd pracownika powoduje komplikacje
• Methods (metody) – metoda, sposób produkcji. Może błąd tkwi w systemie produkcyjnym?
• Machinery (maszyny) – działanie maszyn. Może kłopot generowany jest przez wadliwą technologię?
• Materials (materiały) – jeżeli wadliwy jest produkt, być może problem tkwi w materiale, z którego jest wykonany?
• Management (zarządzanie) – kłopoty w firmie może powodować złe zarządzenie.
  
  

W wizualizacji diagramu Ishikawy 5M umieszcza się w kręgosłupie. Od niego odchodzą drobne ości, który reprezentują już konkretne i szczegółowe przyczyny problemów. Można je nazwać podgrupami przyczyn.

Przykład: ustalono, że błąd należy do kategorii manpower, czyli jest błędem człowieka, natomiast ość (podgrupa przyczyn) określa dokładnie powód błędu:  niskie kompetencje zawodowe, brak szkoleń lub zwyczajne niedbalstwo.

Jak stworzyć diagram Ishikawy?

Jest kilka elementów, które są niezbędne do zbudowania prawidłowego diagramu przyczynowo-skutkowego.

Szczegółowe opisanie problemu

Warto precyzyjnie opisać występujący problem. Kiedy i gdzie się pojawia? Jak przebiega? Warto wiedzieć o nim jak najwięcej, to pomoże w znalezieniu rozwiązania.

Stworzyć grupę analityczną

Nie zaleca się wykonywanie diagramu w pojedynkę. Jeżeli chce się odkryć wszystkie przyczyny problemu, najlepiej zrobić to w grupie. Powinna ona pracować metodą tzw. burzy mózgów, czyli wygenerować maksymalnie dużą liczbę potencjalnych przyczyn firmowych problemów.

Skład grupy

Do grupy powinny być wybrane osoby kompetentne i bezpośrednio stykające się z problemem w swoich codziennych obowiązkach. Liderem i koordynatorem burzy mózgów powinien być kierownik lub lider działu, w którym pojawiły się kłopoty.

Odpowiednia atmosfera pracy

Ważne jest stworzenie odpowiedniej atmosfery. Na etapie szukania przyczyn problemu „nie ma złych pomysłów”. To podejście powinno pozwolić otworzyć się członkom zespołu i pozbyć się oporów przed wysuwaniem swoich pomysłów. Nie należy z góry odrzucać jakiejkolwiek podanej przyczyny uchybień. Każdą należy zanotować i następnie starannie rozważyć.

5M drogowskazem do poszukiwania

W czasie pracy grupy warto na tablicy szkoleniowej wypisać 5 głównych kategorii przyczynowych (5M) i do nich dopasowywać pojawiające się propozycje źródeł problemu.

Wypełnić ość

Warto również zastanowić się nad konkretnymi powodami niewłaściwych działań, czyli w diagramie Ishikawy „wypełnić ości”.

Analiza diagramu

Kiedy grupa wyczerpie już możliwości wynajdywania kolejnych przyczyny kłopotów, a wszystkie podane zostaną zapisane i przypisane odpowiednim kategoriom, należy wybrać te najbardziej prawdopodobne. Może wystarczy konstruktywna dyskusja nad nimi? A może trzeba będzie przeprowadzić dodatkowe, już poza grupą analityczną, rozmowy czy wywiady? Wszystko zależy od rodzaju problemu.

Wyboru najtrafniejszych propozycji dokonuje się poprzez głosowanie. Zazwyczaj nie wybiera się jednego rozwiązania, tylko około 5.

Tu kończy się rola diagramu Ishikawy. Ta metoda służy wyłonieniu przyczyn problemów, a nie ich rozwiązaniu. Do rozwiązania trzeba posłużyć się innymi narzędziami zarządzania.

Zalety diagramu Ishikawy:

• Odkrycie źródeł problemu
• Przedstawienie możliwie szerokie spektrum przyczyn kłopotów
• Klasyfikacja i ustalenie hierarchii chaotycznego zbioru danych
• Szerokie, obejmujące wiele obszarów spojrzenie na firmę i jej problemy
• Zastosowanie metody analitycznej, opartej na logice, bez z góry powziętych założeń i pochopnych wniosków.
  
  

Słabości diagramu Ishikawy

• Sporządzenie prawidłowego diagramu nie prostą sprawą. Zwłaszcza, w momencie pracy grupy analitycznej mogą się ujawnić słabości tej metody.
• Dużą trudnością jest odpowiednia klasyfikacji zaproponowanych przyczyn problemów. I przyporządkowanie ich do właściwych grup lub podgrup.
• Kiepsko poprowadzona moderacja grupy analitycznej może spowodować, że poszukiwania obiorą zły kierunek.
• Również kurczowe trzymanie się, wyznaczonych przez Ishikawę, 5M może sprawić, że przeoczy się prawdziwą genezę problemu.
  
  

Rodzaje diagramu Ishikawy

Diagram Ishikawy jest chętnie zmieniany i modyfikowany. To naturalne, świat się zmienia i czynniki, które decydują o sukcesie lub porażce również ulegają przeobrażeniom. Dlatego diagram ewoluuje i dzisiaj jest stosowany w wielu branżach: np. w marketingu czy usługach.

Do najbardziej znanych odmiany diagramu Ishikawy należą:

• 5M+3M
• 8P
• 4S
  
  

5M+3M

W tej metodzie do 5 głównych kategorii przyczyn:

• Manpower (ludzie)
• Methods (metody)
• Machinery (maszyny)
• Materials (materiały)
• Management (zarządzanie)
  
  

Zostają dodane 3 kolejne:

• Measurement (pomiar) – czy pomiary zostały wykonane prawidłowo?
• Mother nature (środowisko) – jaki wpływ na działania firmy ma środowisko?
• Maintenance (utrzymanie) – czy utrzymanie maszyn, obiektu, narzędzi itp. jest na odpowiednio wysokim poziomie?

8P

Ten model diagramu jest chętnie stosowany w marketingu, jako narzędzie do identyfikowania przyczyn porażek działań promocyjnych.

I opiera się na następujących kategoriach:

• Product – fizyczne aspekty produktu
• Price – cena
• Promotion – styl reklamy
• Place – czy lokalizacja działań promocyjnych, czy przestrzeń ( może tu chodzić również o media, w których emitowano reklamę) została dobrze wybrana?
• Process – proces tworzenia i wykonania działań
• People – ludzie, czy zostali zaangażowani odpowiedni wykonawcy?
• Psychical evidence – wszystkie fizyczne elementy (budynki, wyposażenie techniczne, ulotki itp.), które świadczą o jakości marki
• Performance – osiągnięte wyniki w porównaniu z konkurencją.

4S

Natomiast diagram 4S jest świetnym narzędziem do analizy problemów w branży usługowej i opiera się na:

• Surroundings – otoczenie, środowisko
• Suppliers – dostawcy
• System – sposób działania
• Skills – umiejętności personelu.
  
  

Podsumowanie

Diagram Ishikawy uwypukla istotną rzecz: czasami problem nie ma jednego źródła, lecz składa się na niego wiele, z pozoru odrębnych czynników. Tworzą one, często trudno dostrzegalny, łańcuch przyczyn prowadzących do kłopotów. Diagram Ishikawy pozwala ten łańcuch dostrzec i w konsekwencji usunąć. Dla dobra firmy i pracowników.

Firma szkoleniowa Gamma | Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!