Raport z wydarzenia – Onboarding 2.0

Raport z wydarzenia - Onboarding 2.0

Wstęp

Gamma przeprowadziła w marcu osiem specjalistycznych pokazów dotyczących Onboardingu 2.0, w których udział wzięło ponad 160 ekspertów:

• dyrektorów  i menedżerów HR,
• specjalistów ds. personalnych,
• koordynatorów programów talentowych w organizacjach
• specjalistów ds. rekrutacji
  
  

Ideą pokazu było możliwie dokładne odwzorowanie pierwszego dnia nowego pracownika w szeregach organizacji. Uczestnicy pokazów wcielili się w nowo zrekrutowanych specjalistów ds. HR w firmie Gamma, mieli szansę wejść w buty adepta.

Pierwszą część pokazu stanowiła gra mobilna, bazująca na technologii Onboarding 2.0. Uczestnicy po zainstalowaniu autorskiej aplikacji otrzymywali kolejne instrukcje, mieli za zadanie poznać zespół Gammy, misję, wizję oraz wartości firmy, formalne i nieformalne zasady współpracy oraz kultury organizacyjnej. Po części pokazowej wzięli udział w warsztatach, podczas których wypracowano model efektywnego onboardingu we własnej organizacji oraz argumentację, w jaki sposób wykazać ważność i rangę procesów onboardingowych, a tym samym przygotować organizację do zgrywalizowania procesu wdrożenia pracowników.

Uczestnicy warsztatów, wykorzystując tzw. mapę sukcesu, warsztatowo, wypracowali korzyści, jakie odnoszą wszyscy interesariusze onboardingu w organizacji. Wypracowane narzędzie może posłużyć jako przygotowanie do rozmów w ramach własnych organizacji, prezentacji przed zarządami, menedżerami etc. potrzebującymi wskaźników – na ile profesjonalnie przeprowadzony onboarding stanowi zwrot z inwestycji.

Niniejszy materiał pozwala przyjrzeć się korzyściom, jakie odnoszą interesariusze onboardingu w organizacji. Autorski materiał został opracowany przez uczestników warsztatów pokazowych Onboarding 2.0.

Życzymy Państwu owocnej lektury!
Zespół Gamma

*1*

Onboarding 2.0

Najbardziej adekwatnym podsumowaniem niniejszego zestawienia korzyści jest diagnoza przedstawiona przez popularny portal internetowy:

• 91% pracowników przyjętych do organizacji pozostaje w niej w porównaniu z 30% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono.
  
  
• 62% pracowników zatrudnionych w ciągu ostatnich 12 miesiący zrealizowało swoje pierwsze cele w założonym czasie w porównaniu z 17% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono.
  
  
• 33% rocznie wzrasta poziom satysfakcji menedżera ds. rekrutacji w porównaniu z 3% wzrostu w organizacjach, w których takiego systemu nie wdrożono.

Wyniki badań nie pozostawiają złudzeń. W ciągu pierwszych 45 dni od zatrudnienia z pracy rezygnuje ponad 20 proc. pracowników, a ponad 50 proc. odchodzi w trakcie pierwszych czterech miesięcy. Tymczasem 91 proc. przyjętych do pracy pozostaje w niej dłużej, jeśli w pierwszym okresie, trwającym około 3-6 miesięcy, otrzyma właściwe wsparcie od zespołu oraz liderów.

Szacuje się, bowiem, że aby w pełni zintegrować się z grupą i poczuć się pewnie na nowym stanowisku, pracownik potrzebuje od 3 do 6 miesięcy. Nie bez przyczyny w Polsce 3 miesiące trwa zazwyczaj tzw. okres próbny, będący swego rodzaju sprawdzianem, czy pracownik poradzi sobie z delegowanymi przez pracodawcę zadaniami.

Wyzwaniem, które stoi obecnie przed siłami HR, jest odpowiedź na pytanie, jak zatrzymać dobrego pracownika w organizacji. Coraz częściej spotkać się można z sugestią, że dzisiejszy rynek pracy to zdecydowanie rynek pracownika.

Szczególnie zaś w obszarze tzw. wąskich kwalifikacji to częściej organizacje zabiegają o pozyskanie specjalistów niż odwrotnie.

Wiele organizacji deklaruje, że na pozyskaniu możliwie najlepszego kandydata procesy się kończą, brakuje kontynuacji w obszarze wdrażania zrekrutowanych pracowników.

Onboarding jest procesem wprowadzenia pracownika do organizacji, tak aby możliwie szybko stał się pełnoprawnym członkiem zespołu a także osiągnął wysoki poziom efektywności. Optymalnie zaprojektowany proces onboardingu powinien odnosić się do trzech obszarów. Pierwszym obszarem jest identyfikacja pracownika ze strategicznymi elementami organizacji jak wartości, misja, wizja a także cele.

Drugi obszar dotyczy kultury organizacyjnej oraz procedur wedle których organizacja działa. Trzeci z kolei to rola nowego pracownika w zespole (np. jego zakres obowiązków) a także forma pracy, możliwości rozwoju zawodowego etc.

Każdy pracownik przechodzi ponadto trzy kluczowe etapy w związku z zatrudnieniem. Etap pierwszy to okres przygotowawczy (organizacja miejsca pracy), poprzedzający przyjście pracownika. Etap drugi to najczęściej kilka pierwszych dni w pracy (zapoznanie się z siedzibą firmy, zadaniami, zespołem).

*2*

I wreszcie, tzw. okres próbny czyli kilka pierwszych miesięcy na nowym stanowisku pracy.

Warto wykorzystać te etapy, planując tym samym chronologię działań tak aby już na etapie rekrutacji zagospodarować i wesprzeć adekwatnymi narzędziami każdy z nich. Ponadto, poza proceduralnymi obszarami adaptacji, warto też zarządzić procesem „zmiany”, przez który przechodzi adept. Pozwoli to dodatkowo zbudować motywację nowozatrudnionych.

Katalog narzędzi wspierających działania onboardingowe jest bardzo szeroki. Popularne są przewodniki po organizacji w formie manualów, broszur, szkolenia wdrożeniowe, atrakcyjne szkolenia z dziedzin twardych np. bhp a także spotkania integracyjne.

Zyskują popularność także narzędzia internetowe: e-learning, prezentacje interaktywne, e-booki do pobrania w intranecie, gry mobilne, które szczególnie trafiają do pokoleń milenialsów.

Czynnik ludzki ma w procesie adaptacji istotne znaczenie, dlatego wiele organizacji decyduje się powołać ambasadorów onboardingu, czyli instytucję tzw. buddy.

Mentorzy pełnią wówczas funkcję przewodników, zarządzają trudnymi sytuacjami jak poczucie osamotnienia u adeptów, frustracja z powodu popełnionych błędów czy też rozczarowaniem nowym miejscem pracy, pracodawcą.

Skuteczny onboarding pomaga szybciej zaadoptować się nowemu pracownikowi i nawiązać pozytywne relacje w zespole, przez co zwiększa się jego lojalność wobec pracodawcy.

Samodzielność nowych pracowników nie tylko wpływa na ich wydajność ale także na motywację, atmosferę w pracy. To zaś stanowi ważny punkt odniesienia dla wszystkich pracowników oraz znacząco wpływa na atmosferę pracy.

Raport z wydarzenia Onboarding 2.0

Zbiór argumentów wypracowanych przez uczestników pokazów Onboarding 2.0 stanowi wstęp do wprowadzenia i usystematyzowania procesów wdrożeniowych w organizacjach. Wypracowane treści, w połączeniu z metodami i narzędziami efektywnego onboardingu, gwarantują skuteczność w dziedzinie zaangażowania i wzbudzenia lojalności nowego pracownika, co w efekcie przekłada się na sukces opisanych w materiale perspektyw.

Dopełnieniem niniejszego zestawienia jest rekomendowane przez Gammę szkolenie z zakresu onboardingu.

W ramach mapy sukcesu uczestnicy spotkań odpowiadali na pytanie „Dlaczego warto zainwestować w nowoczesny onboarding w naszej organizacji”.

Odpowiedzi były przygotowywane z ośmiu odmiennych perspektyw:

• Perspektywa: Organizacja
• Perspektywa: Przełożony
• Perspektywa: Zespół
• Perspektywa: Pracownik
• Perspektywa: HR
• Perspektywa : Klient zewnętrzny
• Perspektywa: Narzędzia
• Perspektywa:  Otoczenie biznesowe
  
  

Perspektywa: Organizacja
(zbiór argumentów, które adresowane są do zarządów, PR, rekruterów)

• pozyskanie efektywnego pracownika w krótkim czasie,
• mniejsze koszty procesu rekrutacji i adaptacji,
• lepsze wyniki od początku pracy, lepsza motywacja, mniejsza frustracja, mniejsza rotacja,
• rozprzestrzenienie wiedzy o firmie,
• lojalność pracowników wobec pracodawców,
• wyższa efektywność od pierwszych tygodni pracy,
• szybkie wdrożenie pracowników,
• mniej błędów w pracy,
• dobre przygotowanie rozwoju pracowników,
• pozytywny wizerunek firmy,
• integracja pracowników,
• spójność z kulturą organizacyjną,
• szybka efektywność pracy nowych pracowników,
• zaangażowanie nowych pracowników,
• większy poziom utożsamiania się z firmą,
• osiągnięcie lepszych wyników w celach biznesowych,
• wyszkolony pracownik,
• mniejsze koszty
• wizerunek, PR,
• oszczędność czasu związana z wdrażaniem, szybsze stanie się pełnowartościowym pracownikiem,
• zwiększenie efektywności pracy, szybsza realizacja celów, zadań,
• wpływ na lojalność pracowników + identyfikacja z firmą,
• brak kosztów popełniania błędów,
• budowanie kultury pracy zespołowej,
• poczucie przynależności do organizacji i zespołu,
• mniejsze koszty procesów rekrutacyjnych, onboardingowych, offboardingowych,
• wyższa efektywność, wyższy zysk,
• niższe koszty zastąpienia pracownika (koszty odejścia, odpraw, związane z klauzulami itp.),
• szybsze wejście w rolę na 100%,
• szybsze zanurzenie się w kulturę oraz pisane i niepisane normy i zasady,
• promocja firmy jako pracodawcy na zewnątrz (EB).
  
  

Perspektywa: Przełożony
(zbiór argumentów adresowanych do menedżerów, którzy propagują idee onboardingu wśród zespołu, specjalistów ds. rekrutacji)

• Wykształcony pracownik
  • efektywność,
  • nastawienie na cele,
  • wsparcie moralne dla całego zespołu,
  • samodzielność.
• Lojalny pracownik ->ograniczenie kolejnych rekrutacji (utożsamia się z firmą).
• Wzrost pozytywnego wizerunku firmy, zespołu i mnie jako szefa.
• Oszczędność czasu i kosztów.
• Satysfakcja z zespołu i jego integracja z nową osobą.
• Świeże spojrzenie/ nowe doświadczenie.
• Wsparcie (logistyka, narzędzia).
• Uzyskanie szybszej samodzielności przez pracownika.
• Większa efektywność pracownika.
• Mniej błędów popełnianych przez pracownika.
• Mniejsze obciążenie czasowe na wdrożenie.
• Mniejsza rotacja.
• Mniejsze koszty.
• Mniejsza frustracja kadry menedżerskiej.
  
  

Perspektywa: zespół
(zbiór argumentów kierowanych do zespołów; dlaczego warto inwestować swój czas we wdrażanie współpracowników)

• szybsze wsparcie,
• wymiana doświadczeń/wiedzy,
• wspólny język, szybsza adaptacja,
• wizerunek, autorytet,
• możliwość lepszego planowania,
• szybka partycypacja w celach zespołu,
• lepsza komunikacja,
• mniej pytań/błędów,
• lepsze wykorzystanie czasu,
• samodzielność,
• integracja/współpraca w zespole/atmosfera/komfort,
• lepsza efektywność pracy/przemian.
  
  

Perspektywa: Pracownik
(argumenty kierowane zarówno do nowo zatrudnionych, jak i obecnych pracowników)

• dobrze poinformowany pracownik,
• atmosfera sprzyjająca rozwojowi,
• łatwiejsza adaptacja,
• poznanie organizacji = mniej pytań w przyszłości,
• zaangażowanie,
• atmosfera
• szybszy start w realizacji celów,
• zadowoleni pracownicy,
• wpływ na atmosferę w pracy/ lepsze samopoczucie nowych pracowników,
• poznanie organizacji przez pracownika,
• kompetentny, dobrze przygotowany i zmotywowany pracownik,
• prawidłowe przygotowanie pracownika do wykonywania zadań,
• świadomość tego, jak się poruszać po firmie,
• świadomość sensu i celu zadań,
• kompleksowa informacja (administracja, historia, cele, wartości),
• wiedza, narzędzia, „ochronka” procedury = bezpieczeństwo,
• CSR,
• ścieżka rozwoju, awansu (od czego zależy, co na to wpływa),
• szybsze rozumienie roli/oczekiwań,
• większa pewność siebie,
• większa lojalność,
• poznanie kultury organizacji,
• integracja z zespołem,
• candydate experience,
• networking.
  
  

Perspektywa: HR

• wzmocnienie pozycji (KP),
• zmniejszenie rotacji,
• odciążenie HR,
• budowanie wizerunku HR,
• mierzalność,
• nowe doświadczenie,
• wiedza nt. mocnych i słabych stron organizacji.
  
  

Perspektywa: klient zewnętrzny
(zbiór argumentów adresowanych do zarządów, pracowników obsługi klienta oraz sił sprzedaży)

• jednolite standardy,
• mniej błędów i reklamacji,
• szybszy czas realizacji usług,
• klient lojalny jest tańszy w obsłudze,
• przywiązanie klienta do marki, pozytywny marketing szeptany.
  
  

Perspektywa: narzędzia
(możliwości wykorzystania aplikacji mobilnej w procesie onboardingu)

• Czy mobilne podejście do onboardingu nie wykluczy osób, które nie posługują się biegle nowymi technologiami?
  • Opracowanie wdrożenia pracownika w formie aplikacji oznacza jednocześnie przygotowanie tego samego procesu w formie „tradycyjnej”. Powstają więc dwie możliwości – mobilny vs. tradycyjny (instrukcje wydrukowane na kartce).  
• Czy musimy mieć nasz proces zaprojektowany w każdym detalu?
  • Warto zacząć krok po kroku. Aplikację można wykorzystać w tych elementach procesu, które znamy, a później małymi lub większymi krokami poszerzać jej zakres uzyskując większe korzyści
  • Żeby osiągnąć „quick-win” można zacząć od tych elementów, które są w 100% pod kontrolą działu HR pozostawiając te bardziej „problematyczne” na kolejne etapy
• To straszenie dużo pracy, żeby stworzyć taką grę
  • Potrzebujemy otrzymać szczegółowy opis tego, co ma zrobić pracownik, informacje, na których przekazaniu firmie zależy i jakieś ciekawostki na temat firmy. My przygotujemy pierwszą grę, a później nauczymy tworzyć kolejne wersje i modyfikacje
• A co jeśli nie każdy pracownik nie ma telefonu na starcie?
  • Możemy dostarczyć potrzebny sprzęt. W dzisiejszych czasach to nieduży koszt, a oszczędza dużo czasu
    
    

Perspektywa: otoczenia biznesowe
(zbiór argumentów kierowanych do zarządów, PR, HR)

• lepszy PR,
• dobre wrażenie na zewnątrz,
• lepszy wizerunek.
  
  

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!