Krótki przegląd najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami

Krótki przegląd najpopularniejszych metodyk zarządzania projektami

Autor: Olga Hołoga

Dlaczego warto zarządzać projektami metodycznie?

Główną przyczyną, dla której firmy i organizacje decydują się podnieść kompetencje swoich pracowników w obszarze zarządzania projektami jest dynamika otaczającego nas świata. Kapryśna ekonomia, skracające się cykle produkcyjne, zmiany technologiczne, polityczne, prawne, demograficzne i kulturowe kształtują coraz wyższe oczekiwania klientów.

Jeśli dodamy do tego wymogi prężnie rozwijającego się przedsiębiorstwa w obszarze optymalizacji procesów, „odchudzania” kosztów funkcjonowania oraz zmian organizacyjnych i wewnętrznych restrukturyzacji, otrzymamy prawdziwy splot projektów, których realizacja pozwala dostosować się do środowiska zewnętrznego, pozytywnie zmieniać się, inspirować, kreować trendy, być konkurencyjnym i prosperować z sukcesem, ale jednocześnie stanowi ogromny wysiłek i wyzwanie na każdym szczeblu zarządzania.

Stosowanie jednolitego podejścia przez wszystkich kierowników projektów w przedsiębiorstwie znacząco podnosi efektywność realizacji przedsięwzięć i gruntuje kulturę projektową wśród pracowników, a kadrze zarządzającej pomaga w zarządzaniu portfelem projektów wspierających realizację celów strategicznych.

Wybór odpowiedniej metodyki, uwzględniającej specyficzne potrzeby firmy, takie jak: rodzaj i ilość realizowanych projektów, powtarzalność przedsięwzięć i ich oczekiwany rezultat jest decyzją trudną i często kosztowną, mając w perspektywie jej wdrożenie. Warto zatem zapoznać się z możliwymi opcjami. Przyjrzyjmy się zatem najpopularniejszym podejściom.

Zwinnie

• spotkania dotyczące planów Sprintu (Sprint Planning Meeting),
• spotkania dotyczące wydania (Release Planning Meeting),
• Codzienny Scrum (Daily Scrum),
• przegląd Sprintu (Sprint Review)
• oraz ujęcie retrospektywne dotyczące Sprintu (Sprint Retrospective).
  
  

Projakościowo

Jedną z metod opierających zarządzanie projektami na prostych zasadach związanych z eliminowaniem błędów w procesach projektowych jest odejście oparte na zasadach SIX SIGMY, która rozwinęła się na bazie projakościowych zasad zarządzania procesami. Metoda ta stawia nacisk na wyeliminowanie wszystkich błędów jakościowych i nie proponuje żadnych konkretnych dokumentów/narzędzi zarządzania.

Każda czynność realizowana w ramach projektu musi być „przepuszczona” przez cykl DMADV, aby sprostać filozofii SIX SIGMY - zamiast odpowiednio zarządzać problemami, nie dopuszczać do ich pojawienia się ich w projekcie.

Kaskadowo

 Jeśli chcemy, aby metodyka była intuicyjna i nie nakładała na pracowników zbyt wielu dodatkowych obowiązków związanych z wypełnianiem dokumentów projektowych, a do tego łączyła się z uzyskaniem ogólnie uznanego certyfikatu, prostym wyborem jest podejście proponowane przez Project Management Institute. Podejście PMI proponuje cykl życia projektu w podziale na pięć zasadniczych procesów, z których każdy dzieli się na kilka do kilkudziesięciu podprocesów. Aby uznać, że projekt jest realizowany metodycznie, nie można pominąć żadnego z nich.

Wytyczne i standardy zarządzania projektami zebrane są w publikacji PMBOK, a sama organizacja PMI przeprowadza egzaminy i przyznaje 7 certyfikatów zawodowych związanych z zarządzaniem projektami.

Produktowo

Podejście PRINCE2®, to metodyka oparta na produktach, co z zadowoleniem przyjmują szefowie działów merytorycznych i produkcyjnych. Jej wdrożenie wiąże się ze zdobyciem powszechnie uznanych certyfikatów przez kierowników projektów w firmie. Metodyka składa się z siedmiu głównych procesów związanych z wytwarzaniem produktu oraz obowiązkowych procesów zarządczych i planowania. Jest to zgodnie z założeniami metodyki gwarancja, że każdy etap realizacji i dochodzenia do rozwiązania będzie nie tylko wykonany, ale i udokumentowany.

Procesy w podejściu PRINCE2®:

Nieodłączną częścią podejścia PRINCE2® jest dokumentacja czyli:

Bezpłatnie

Rozważnie licząc koszty warto wziąć pod uwagę bezpłatne metodyki. Na przykład rekomendowanemu przez Komisję Europejską Project Cycle Management, który pozwala realizować projekty metodycznie i zgodnie z wytycznymi europejskich władz, a na dodatek nie obciąża przedsiębiorstwa dodatkowymi kosztami certyfikacji kierowników projektów.

Założenia PCM opierają się na cyklu życia projektu, którego kolejne etapy to:

PCM ma nieocenione zastosowanie w przedsięwzięciach, których realizacja jest uzależniona od zdobycia zewnętrznego źródła finansowania. Zostawia kierownikom sporo decyzyjności, z których narzędzi uzupełniających skorzystać, aby wspomóc osiągnięcie celów projektów.

Na miarę

Każde z wymienionych podejść ma swoje wady i zalety. Jednym z głównych ograniczeń jest fakt, że w przypadku opisanych i certyfikowanych metodyk, to firma i pracujący w niej ludzie muszą dopasować się do wymogów podejścia, stosować narzędzia i sposoby w niej opisane. A gdyby tak zrobić inaczej-  z każdej z metodyk wybrać coś, co przyniesie przedsiębiorstwu pożytek i ułatwi pracę ludziom, a następnie dostosować to podejście w jeden spójny sposób podejścia do zarządzania projektami?

Dlatego też wiele firm decyduje się skorzystać z naturalnego potencjału firmy – doświadczeń sponsorów, kierowników projektów i członków zespołów projektowych, aby w połączeniu tej wiedzy i najlepszych praktyk rynkowych, stworzyć procedury i narzędzia w pełni dostosowane do realiów ich przedsiębiorstwa. Z jednej strony takie podejście wydaje się być bardziej pracochłonne, niż zakup i wdrożenie gotowych rozwiązań, z drugiej zaś, dzięki zgodności ze specyfiką prowadzonej działalności i kulturą organizacyjną, jest zdecydowanie łatwiejsze do wdrożenia w kompleksowo w całej firmie.

Na zakończenie

Istotnym jest, aby wśród wielorakości podejść do zarządzania projektami nie zginęła gdzieś definicja projektu proponowana przez „ojca” jakościowego sukcesu Japonii dr. Jurana. Twierdził on, że Projekt to problem przeznaczony do rozwiązania. Każda firma ma swoje „legendy” dotyczące udanych i nieudanych prób wdrożenia zmian organizacyjnych, np. problemy związane z wdrażaniem jakichkolwiek systemów zarządzania jakością typu ISO.

Nowe dokumenty, zmiany związane z archiwizacją i przechowywaniem, wdrażaniem procedur bezpieczeństwa, o których pracownicy niejednokrotnie mówili: „sztuka dla sztuki” lub „do czego to nam jest potrzebne?”. Planując zatem wdrożenie metodyki zarządzania projektami w przedsiębiorstwie, warto mieć na uwadze, że dobrze sprecyzowany projekt opiera się na przemyślanym celu wynikającym z faktycznej potrzeby ostatecznego użytkownika, niezależnie od tego czy projekt realizowany jest w obszarze zaspokojenia potrzeb klienta zewnętrznego, czy wewnętrznego (HR, administracja).

Pełna realizacja procesu zarządzania potrzebami od: powstawania potrzeb, poprzez ich rozpoznanie oraz zdefiniowanie, prowadzi do określenia wymogów technicznych i funkcjonalnych projektu. Pozwala to w pełni określić zakres projektu, co ma odbicie w harmonogramie, zależnościach i ścieżce krytycznej oraz zasobach.

Zarządzanie projektami jak każde podejście w zarządzaniu winno być traktowane, jako środek zbliżający nas do osiągnięcia celu – realizacji strategii firmy. Dlatego wybór metodyki, która pomoże firmie realizować projekty szybciej, taniej i skuteczniej, bez nakładania dodatkowych obowiązków, która będzie pomagała budować kulturę realizacji projektów w firmie, nie blokując przy tym kreatywności kierowników projektów i członków zespołów projektowych, jest kluczowym punktem wyjścia do strategicznego zarządzania portfelem projektów.

Szukasz nowości z obszaru HR, szkoleń czy team building'u?
Polub nas i otrzymuj informacje na bieżąco!