Zarządzanie oczekiwaniami wobec team buildingu

Zarządzanie oczekiwaniami wobec team buildingu

Jeżeli wybieramy się na film, na który nie mamy wielkiej ochoty, ale z jakichś powodów zdecydowaliśmy się na ten seans to zwykle nie mamy dużych oczekiwań. Prawdopodobieństwo, że film ocenimy jednak wysoko wzrasta. Jeśli jednak czekaliśmy na premierę odliczając dni i godziny jest spore ryzyko rozczarowania.

Stephen Covey w swojej książce „Siedem nawyków skutecznego działania” pisze, że frustracja jest funkcją oczekiwań. Każda nasza ocena ma charakter relatywny – zależy od naszego nastawienia, własnych oczekiwań, tego jak wysoko stawiamy sobie poprzeczkę.

Podobne mechanizmy obserwujemy w przypadku teambuildingu. Jeżeli nabudujemy zbyt duże oczekiwania wobec spotkania integracyjnego to niezależnie co by się nie wydarzyło do uczestnicy mogą mieć poczucie niespełnienia. Jednocześnie bardzo niskie oczekiwania mogą sprawić, że nawet średniej jakości wyjazd firmowy ucieszy pracowników firmy.

Dlaczego warto zarządzać oczekiwaniami?

Niech odpowiedzią na to pytanie będzie studium przypadku.

Średniej wielkości firma z branży finansowej postanowiła zorganizować wyjazd integracyjny dla swoich pracowników – pierwszy od wielu lat. Chcąc wybrać aktywności w sposób demokratyczny dział HR zaprojektował specjalną online’ową ankietę za pomocą której zamierzał rozpoznać oczekiwania przyszłych uczestników teambuildingu.

Ankieta miała charakter pół otwarty. Pracownicy mieli do wyboru pewną listę aktywności, ale była też możliwość dopisania własnych propozycji. Dział HR w rezultacie otrzymał pełen rozstrzał aktywności od SPA, przez kajaki, escape room  i grę konstrukcyjną.

Wielu skorzystało z możliwości dopisania swoich rekomendacji takich jak kilkudniowy wyjazd na narty czy projekty wykorzystujące drony. Był nawet jeden pomysł na stworzenie biblioteki żywych książek (skąd inąd ciekawy pomysł).

W rezultacie każdy chciał coś innego. Prawie każdy poświęcił czas i energię na przygotowanie swojej propozycji. Trudno było więc zadowolić wszystkich. Przeciwnie – wyjątkowo łatwym zadaniem okazało się zniechęcić znakomitą większość.

Prezes wybrał grę planszową  - teambuilding, którego nikt nie wskazywał. Jeżeli spojrzeć na dynamikę emocji związaną z tym spotkaniem integracyjnym to wyglądałoby to następująco: najpierw pozytywne emocje związane z informacją o teambuildingu, potem wzrost oczekiwań w okresie wypełniania ankiety, następnie rozczarowanie i sama realizacja. Realizacja, którą mieliśmy udźwignąć my – Gamma Discover.

To się udało, ale tylko dzięki temu, że projekt był prowadzony przez trenera edutainmentowego,  który potrafił przemodelować proces grupowy  w taki sposób, aby szybko skanalizować nieprzyjemne emocje.

Jak można zarządzać oczekiwaniami ?

Przede wszystkim adresaci teambuildingu powinni szybko dowiedzieć się co będzie tematem spotkania – tak, aby uniknąć pojawienia się nadmiernych oczekiwań. Po drugie warto rozpoznawać oczekiwania w taki sposób, który nie stworzy napięcia, emocji i poczucia wielkiego wydarzenia (jeśli takie nie jest planowane)  - można pytać o wyobrażenia podczas niezobowiązujących rozmów w kuchni firmowej.

Po trzecie warto stosować mechanizm szczepionki przeciwko kaskadowemu rośnięciu oczekiwań – „3 lata temu był pensjonat, 2 lata temu spa, rok temu super spa, ciekawe czym nas zaskoczą w tym roku?”.

Omówienie tego procesu – zwłaszcza z tzw. hubami sieciowymi pozwoli urealnić oczekiwania pracowników oraz zmniejszyć presję na decydentach – tak, aby teambuilding cieszył, ale za każdym razem nie podwajał swojego budżetu.