Zapobieganie konfliktom w organizacji

Zapobieganie konfliktom

Menadżer, który potrafi skutecznie zapobiegać konfliktom:

• Potrafi rozpoznać symptomy konfliktu
• Ma umiejętności analizy konfliktu, które prowadzą do zidentyfikowania problemu
• Potrafi użyć swojej władzy, aby zareagować, kiedy sytuacja tego wymaga
• Stara się być obiektywny
• Nie osądza

Przełożony może reagować w ten sposób, jeżeli ma predyspozycje i kompetencje ku temu, a ponadto wie, co się dzieje w firmie, ale nie z donosów tylko z bezpośredniego kontaktu z pracownikami. Bardzo często problemy wynikają z braku czasu na rozmowy z zespołem. Często w firmach, w których przełożeni poświęcają dużo czasu na rozmowy z pracownikami, przyglądają się ich pracy, są pomocni, rzadziej dochodzi do konfliktów. Wynika to z faktu, iż ludzie aktywnie komunikują się ze sobą, określając swoje potrzeby i koncepcje. Poza tym przełożony ma odwagę interweniować i dbać o zapobieganie konfliktom, jeśli sytuacja tego wymaga.

Do najistotniejszych działań mających zapobiegać konfliktom zaliczamy:

• Bardzo skutecznym mechanizmem hamującym powstawanie konfliktów jest ustalanie jasnych oraz czytelnych dla wszystkich norm i zasad. Stabilne normy regulujące relacje międzyludzkie, określające obowiązki i przywileje są podstawą sprawnie działających związków, grup w różnych kontekstach życia. Jasne procedury i reguły działania niwelują konflikty, gdyż ludzie wiedzą, jakie zachowania są akceptowane, a jakie reakcje są nieaprobowane. Zaakceptowane przez wszystkie strony normy służą egzekwowaniu praw oraz są wskazówką, jak działać, aby nasze zachowania były adekwatne do sytuacji, w jakiej się znaleźliśmy. Przykładem takiego mechanizmu jest kontrakt psychologiczny, który jasno określa na jakie warunki się umawiamy, a jakich zachowań nie akceptujemy i jakie konsekwencje grożą osobie, która je prezentuje.
• Skuteczną metodą zapobiegania konfliktów w organizacji jest usprawnienie kanałów komunikacji. Komunikowanie pracownikom w jasny, czytelny sposób kierunków działania, misji i strategii firmy, jak również konieczności zmian, wpływa na zdrową atmosferę w organizacji, a przez to zmniejsza się podatność na konflikty. Dobrym sposobem jest określenie sposobu porozumiewania się np.: cotygodniowe zebrania, itp.
• W zapobieganiu konfliktów w organizacji istotne będzie stawianie celów grupowych nad indywidualnymi.
• Budowanie atmosfery otwartości będzie sprzyjało dialogowi i wymianie informacji między pracownikami. Taka postawa będzie niwelowała pojawianie się konfliktów ukrytych i wrogich nastawień. Warunkiem do uruchomienia takich schematów działania jest upowszechnienie przekonania, że konflikty są zjawiskiem naturalnym.
• Jeśli w organizacji zostaną opracowane procedury rozwiązywania konfliktów, z pewnością zwiększy to skuteczność działania pracowników w potencjalnych sytuacjach konfliktowych, które nie muszą przerodzić się w konflikt. Wypracowane przez zespół procedury działania w sytuacji, kiedy pojawia się przedmiot konfliktu, mogą doprowadzić do spokojnej wymiany myśli, pomysłów, bez rozbudowanego komponentu emocjonalnego. Warto stworzyć czytelne standardy radzenia sobie z konfliktami i upowszechnić je tak, aby każdy wiedział:
  • Do kogo zwrócić się , jeśli mamy do czynienia z konfliktem
  • Jak postępować, kiedy pojawiają się konflikty
  • Kiedy działać na własną rękę bez angażowania przełożonych