Zarządzanie zmianą w administracji publicznej

1. Wprowadzenie – zmiana – szansa czy kryzys

• Przyjmowanie zmiany vs. zarządzanie zmianą
• Definicja zmiany
  • Pozytywne konsekwencje zmiany
  • Stanie w miejscu to cofanie się
• Zmiana jako element rozwoju organizacji
• Trzy perspektywy zmiany
  • Kierownicza
  • Organizacyjna
  • Osobista

2. Ja w zmianie – poziom osobisty

• Postawa osobista w odniesieniu do zmiany
  • Poziom poznawczy (często deklaratywny)
  • Poziom emocjonalny (związany z bardziej lub mniej uświadomionymi potrzebami)
  • Poziom zachowania (w sytuacji realnej zmiany)
• Stereotypy dotyczące zmiany
• Konfrontacja przekonań z efektywnością
• Naturalne tendencje do radzenie sobie ze zmianą

3. Opór w zmianie

• Niechęć pracowników do zmian
  • Rozpoznawanie obaw pracowników
  • Identyfikacja źródeł oporu
• Techniki neutralizowania oporu
  • Sygnały poparcia
  • Polityka informacyjna
  • Dochodzenie do wspólnych ustaleń – efekt partycypacji
  • Pozyskiwanie liderów opinii
• Postawy pracownicze wobec zmiany
  • Antagonista
  • Brak zaangażowania
  • Niech się dzieje co chce
  • Gotowość do pomocy
  • Aktywnie włącza się w realizację

4. Przełamywanie oporu wobec zmian

• Analiza sił w zmianie według E. Sheina
  • 8 rodzajów oporu
  • Wskaźniki wątpliwości
• Czynniki wspierające
  • Zwiększona konkurencja
  • Konieczność zwiększenie zakresu działalności
  • Zmiana wizerunku organizacji
  • Uspokojenie zamieszania
  • Ukierunkowanie działań na jakość
  • Przyzwyczajenie do starego sposoby działania
  • Poprawa efektywności pracowników
• Czynniki hamujące
• Niewystarczające wiedza i brak wykwalifikowanych pracowników
• Tradycja organizacji stabilnej
• Utrata pozycji przez niektórych pracowników
• Brak zasad, podziału obowiązków, umiejętności pracy
• Dyskusja na temat wdrażanie planów
• Świętowanie sukcesu – skuteczne techniki automotywacji

5. Promowanie zmiany w urzędzie

• Pracownik jako klient zmiany
• Marketing zmiany
• Poszukiwanie ambasadorów zmiany

6. Komunikacja zmiany w urzędzie

• Wybranie odpowiedniej strategii komunikacji zmiany
• Wybranie kanału komunikacji zmiany
  • Organizacyjne kanały komunikacji
  • Nieformalne kanały komunikacji
• Komunikacja zmiany na poziomie werbalnym i niewerbalnym
  • Ćwiczenie z użyciem kamery
  • Omówienie
• Ustalenie kontekstu organizacyjnego wprowadzenia zmiany
• Opracowanie komunikatu przekazywanego do adresatów zmiany
• Korzystanie z efektu partycypacji w zmianie

7. Zastaw technik pomagających pracownikom funkcjonować w zmianie

• Komunikowanie zmiany
• Techniki wpływu społecznego
• Argumentacja w zmianie
• Zarządzanie stresem
• Techniki wzmacniające rezyliencję (odporność i adaptację do zmian)
• Zarządzanie czasem i priorytetami oraz planowanie

8. Taktyka wprowadzania zmian

• 4 fazy wprowadzania zmian
  • Psychologia każdego etapu
  • Sposoby odpowiedzi na potrzeby pracowników na każdym etapie
• Strategia zarzadzania zespołem w czasie zmiany
  • Sheering & Joining
  • Prowadzenie pracowników od zmiany otwartej do zamkniętej

9. Zmiana na poziomie zespołu

• Rozmnożenie – techniki inicjowania zmian
• Narzędzia monitorowania i kierowania zmianą
• Zamrożenie – techniki wprowadzania mechanizmów scalających efekty zmian
• Zarządzanie krzywą wydajności zespołu w czasie zmiany
• Działania podnoszące efektywność zespołu
• Analiza krytyczna wprowadzenia zmiany

10. Zmiana na poziomie pracownika

• Zaprzeczenie – techniki urealnienia zmiany
• Opór w środowisku pracy – przejawy oporu i techniki jego łagodzenia
• Wspieranie procesu uczenia u pracownika
• Zaangażowanie i partycypacja – narzędzia wspierania działań pracownika

11. Zarządzanie zmianą na poziomie mniejszych jednostek organizacyjnych

• Mechanizmy grupowe powstające podczas zmian
  • Mechanizm konformizmu grupowego
  • Ekstremizm poglądowy
  • Powstawanie samodzielnych ambasadorów zmiany
• Zmiany postaw pracowniczych z czasie zmian organizacyjnych
  • Mechanizm wspólnego wroga
  • Powstawanie struktur i liderów nieformalnych
  • Warunkowa akceptacja zmiany
• Opracowanie planu wprowadzania zmian na poziomie działu i zespołu

12. Poligon trudnych sytuacji

• Informowanie o zmianie w rozmowie indywidualnej
  • Wewnątrzsterowny vs. zewnątrzsterowny
  • Sprzeciw vs. Zgoda
  • Opór wprost vs. opór bierny
• Informowanie o zmianie w relacji z zespołem
  • Opór bierny
  • Opór niewprost (aluzje, sarkazm itp.)
  • Niekonstruktywna dyskusja
  • Spiskowa teoria dziejów
• Czarnowidztwo – eskalowanie czarnego scenariusza

13. Podsumowanie szkolenia

• Karta SSC
  • Start – co zacznę stosować?
  • Continue – co będę kontynuował/-a?
  • Stop – czego zaprzestanę?
• Wnioski
  • Na poziomie indywidualnym
  • Na poziomie grupy