Rozmowa podsumowująca bądź oceniająca może być wartościowym doświadczeniem dla menedżera i pracownika. Jeżeli jednak będzie przeprowadzona w sposób niewłaściwy stanie się w najlepszym razie kłopotliwą formalnością, a w najgorszym przyczyną obniżenia zaufania między stronami, powodem zamieszania komunikacyjnego oraz obniżenia motywacji i zaangażowania. Stanie się również modelowym przykładem utraconej okazji do rozwoju.
Wartościowa rozmowa feedback’owa, oceniająca czy podsumowująca zawsze będzie bazowała na następujących fundamentach:
Bezpieczeństwo psychiczne – warunki, w których pracownik ma przekonanie, że może zadawać pytania nie będąc narażonym na zarzut niewiedzy, może nie zgodzić się z opinią bądź przedstawić własną oraz czuje się zachęcany do formułowania swoich potrzeb (aby móc pracować bardziej efektywnie lub/ i mieć większą satysfakcję z pracy).
Techniki – warto, aby słowa odpowiadały intencjom menedżera. Znajomość najważniejszych technik komunikacyjnych i feedbackowych (oraz feedforward) pozwoli przeprowadzić rozmowę w taki sposób, aby uzyskać założony cel.
Scenariusze – pomimo tego, że każdy człowiek jest inny to jest możliwe wyróżnienie najczęstszych scenariuszy rozmów oceniających i feedbackowych. Warto je znać i przygotować się, aby wiedzieć jak reagować w sytuacjach, które z dużym prawdopodobieństwem się pojawią.
Realne usprawnienia na poziomie operacyjnym i rozwój pracowników wymagają umiejętności komunikacji celów, oczekiwań oraz postulatów zmian w sposób dostosowany do odbiorcy. Umiejętność różnicowania sposobów komunikacji oraz narzędzi wpływa na budowanie i wzmacnianie relacji na linii przełożony – pracownik.
Wypadkową w tym ujęciu jest sprawniejsze funkcjonowanie organizacji, wykorzystywanie szans i minimalizowanie ryzyk.
Kluczowe cele szkolenia koncentrują się na:
- minimalizacji ryzyk w komunikacji w ramach rozmów oceniających i rozwojowych,
- budowaniu konstruktywnej informacji zwrotnej,
- pobudzaniu pracowników do autorefleksji służącej wzrostowi motywacji.
1.Koncept bezpieczeństwa psychicznego w rozmowach oceniających i podsumowujących
- Jak budować kapitał zaufania?
- W jaki sposób obniżać ryzyko interpersonalne takiej rozmowy i zachęcać do otwartości?
- Jak sprawić, aby pracownik należał do sieci wsparcia i sieci mobilizacji menedżera?
2. Techniki komunikacyjne (udzielanie informacji zwrotnej)
- Feedback vs. Feedforword
- FUKO
- Metoda błyskawicznej motywacji Pantalona
- Style komunikacje
- Podstawowe kategorie wypowiedzi
3. Scenariusze wymagających rozmów i reakcji pracowników
- Zaprzeczanie faktom
- Usprawiedliwianie się
- Zewnętrzne przyczyny
- Wewnętrzne przyczyny
- Agresywne reakcje
- Lekceważenie
- Bierna reakcja
- Radzenie sobie z oporem na informację zwrotną