7 kroków przyśpieszenia zmiany

Wstęp

Pomimo, iż organizacje wkładają wiele wysiłku w usprawnianie procesów wdrażania zmian, projektów nieefektywnych lub zakończonych niepowodzeniem jest ciągle ponad 70 proc.

Wiele organizacji wprowadza w ramach swoich struktur szereg większych lub mniejszych zmian. Często udaje się z powodzeniem zainstalować tę czy inną innowację – opracować i ogłosić nowe procedury, oddać do użytku nowy system informatyczny, formalnie połączyć ze sobą dwie organizacje.

Znacznie rzadziej przynosi ona jednak satysfakcjonujący zwrot z inwestycji (ROI) w rozsądnym okresie czasu. Dlaczego tak się dzieje? Ponieważ nie następuje zmiana zachowań, lub nowe zachowania są adoptowane zaledwie na krótki czas.

Każdy nowy projekt związany jest ostatecznie ze zmianą zachowań ludzi, których dotyczy. Nawet jeśli udaje się osiągnąć cele techniczne projektu i zmieścić się w harmonogramie, wzorce zachowań często pozostają niezmienione. Co decyduje o tym, że zmiana nie wchodzi w życie? Czy jest to spowodowane niepoprawnymi strategiami? Czy może problemem jest technologia? Czy organizacji brakuje zdolności do wprowadzania innowacji? Czy też może wdrażane procesy są kiepskiej jakości?

Z naszego doświadczenia i badań wynika, że w wielu przypadkach organizacje nie prowadzą żadnych przemyślanych działań, by zaangażować ludzi i uzyskać zmianę ich zachowań. Dlatego nie osiągają pożądanych rezultatów, pomimo że dysponują sporą wiedzą o tym, jak powinien wyglądać proces wdrożeniowy.

Jak zatem szybko i skutecznie wdrażać zmiany w organizacji?

Oto kilka prostych rad:

• Działaj szybko!
• Dbaj o zaangażowanie przez całe wdrożenie!
• Przygotuj się na opór!
• Dostosuj system motywacyjny do zmiany!
• Zbuduj efektywny system komunikacji!
• Wdrażanie zmiany to praca na pełny etat!
• Bądź przygotowany na niespodzianki!
  
  

1. Działaj szybko!

W badaniu PricewaterhouseCoopers z 1997 r. zapytano menedżerów, którzy doświadczyli fuzji, co zrobiliby inaczej, gdyby mogli ją jeszcze raz przeprowadzić. 89 proc. respondentów stwierdziło, że realizowaliby całe przedsięwzięcie szybciej.  Żółwie tempo zmian, przedłużające się miesiącami niepewność i lęk, sieją spustoszenie, które z miejsca mocno obniża wartość wdrażanej zmiany.

Aby szybko identyfikować potencjalne bariery we wprowadzaniu zmiany musisz zapewnić sobie „system szybkiego reagowania” polegający na zorganizowaniu sprawnego sytemu informacji zwrotnej w całym obszarze wdrożenia zmiany w organizacji, który niezwłocznie sygnalizuje pojawiające się przy wdrożeniu bariery  i umożliwia szybkie korekty wdrożenia nawet przy ograniczonych zasobach.

Szkolenia i wdrażanie zmiany

Kompleksowe podejście do zarządzania zmianą, wyposaża organizację w metody i techniki szybkiego oraz efektywnego wprowadzania zmian

 

2. Dbaj o zaangażowanie przez całe wdrożenie!

Wyższa kadra kierownicza musi zbudować zaangażowanie w zmianę. Zaangażowanie to powinno być kaskadowane w dół, do każdego menedżera w organizacji, od członków zarządu po kierowników liniowych. Bez zapewnienia zaangażowania, sukces wdrożenia jest poważnie zagrożony.  Zbudowanie zaangażowania to jedno, a konsekwentne jego podtrzymywanie podczas całego okresu wdrażania zmiany to drugie.

Bardzo wiele wdrożeń wydłuża się w czasie lub wręcz kończy niepowodzeniem głównie dlatego, że po początkowym zbudowaniu w organizacji entuzjazmu ludzi do zmiany, nie reagowano na bardzo częstą w sytuacji zmiany frustrację ludzi i nie zadbano o utrzymanie do końca zmiany wysokiego poziomu zaangażowania.

3. Przygotuj się na opór!

Opór ludzi wobec zmian jest naturalny i nieunikniony. Upewnij się, czy nie pozostaje w ukryciu? Bardzo częstym błędem w podejściu kadry zarządzającej do oporu jest – świadomie lub nieświadomie – demonstrowany pracownikom brak akceptacji dla ich oporu wobec zmiany.

Skoro komunikowanie obaw związanych ze zmianą „nie jest mile widziane” to pracownicy dostosowują się do sytuacji i nie ujawniają oficjalnie swojego oporu, natomiast rozmawiają o nim „po cichu” między sobą i nie angażują się w zmianę jak się od nich tego oczekuje. Jeśli nie poradzisz sobie z oporem od razu i we właściwy sposób, będzie się jedynie nasilał i przeszkodzi we wdrożeniu.

4. Dostosuj system motywacyjny do zmiany!

Zwróć szczególną uwagę na obecną skuteczność systemu motywacyjnego (kary i nagrody) w motywowaniu ludzi do działań pożądanych ze względu na wyznaczone cele. Przeanalizuj na ile obecny system motywacyjny będzie wspierał, będzie neutralny wobec zmiany, a na ile będzie ją hamował niejako utrwalając obecny stan rzeczy przed zmianą? 

Prawie każda zmiana wymaga modyfikacji systemu motywacyjnego. Przy każdym większym wdrożeniu należy określić obszary systemu motywacyjnego wymagające dostosowania do planowanego wdrożenia zmiany.

5. Zbuduj efektywny system komunikacji!

Komunikacja to jedna z pierwszych ofiar zawirowań w trakcie wdrażania zmiany. W sytuacji zmiany, aby przeprowadzić jej wdrożenie szybko i skutecznie, potrzebujemy komunikować się częściej i szybciej niż w „standardowych” okolicznościach.

Należy rozwinąć komunikację góra-dół i dół-góra,  i ukierunkować na nią, za pomocą odpowiedniej motywacji, wszystkich uczestników zmiany. Szybko reaguj na uwagi, plotki i pytania. Korzystaj z różnorodnych kanałów komunikacji, z naciskiem na spotkania osobiste „twarzą w twarz” oraz krótkie, kameralne spotkania.

6. Wdrażanie zmiany to praca na pełny etat!

Postaraj się, aby kluczowe osoby odpowiedzialne za skuteczne i szybkie wdrożenie zmiany, miały na to czas. Im większa i bardziej złożona zmiana, tym więcej absorbuje czasu i zaangażowania. Jeżeli chcesz wdrożyć zmianę szybko i skutecznie to kluczowe osoby nie mogą się zajmować wdrożeniem jakby dodatkowo, przy okazji, itd.. 

Ktoś musi czasowo przejąć część ich regularnych obowiązków, być może zdecydowaną większość a może nawet wszystkie? Należy przygotować grupę kluczowych pracowników, którzy zajmą się niezliczonymi pytaniami i problemami, jakie pojawiają się w okresie wdrażania zmiany. Podczas gdy wyższe kierownictwo będzie przewodzić całemu procesowi i utrzymywać biznes w ruchu, inna grupa liderów może funkcjonować jako rzetelne źródło informacji, ułatwiając podejmowanie szybkich, taktycznych decyzji.

7. Bądź przygotowany na niespodzianki!

Wdrożenie może okazać się trudniejsze niż jesteś w stanie to sobie wyobrazić. Będziesz mieć do czynienia z układami, emocjami i mozołem, walczyć z czasem i zmagać się z ograniczonymi zasobami. Mówiąc krótko: ignorując czynnik ludzki, katastrofę masz jak w banku. Zamiast tego, postaw na szybkie wdrożenie zmiany, identyfikując kluczowe, emocjonalne, kulturowe i mentalnościowe bariery podczas wdrażania zmiany a następnie sprawnie zarządzając procesem zmiany zachowań ludzi w zmianie.

PODSUMOWANIE

Nieudane, lub osiągające rezultaty poniżej oczekiwań, wdrożenia zmian, to w dużej mierze skutek nieuwzględnienia czynnika ludzkiego. Zaniedbania go zarówno na etapie przygotowań jak też podczas wdrażania zmiany.  I to pomimo powszechnie znanych, ewidentnych dowodów, że wiąże się to z największym i najczęstszym ryzykiem porażki przy wdrażaniu zmian?!

Przedsiębiorstwa często błędnie postrzegają wdrożenia jak problem czysto techniczny i nie przykładają wystarczającej wagi do elementu ludzkiego, umożliwiającego przysposobienie zmiany. Firmy, które podchodzą kompleksowo do wdrożenia zmiany, czyli harmonizują ze sobą kluczowe czynniki ze sfery ludzkiej, technicznej i organizacyjnej, zdecydowanie zwiększają swoje szanse osiągnięcia zakładanych celów biznesowych zmiany.

Skoro powszechnie wiadomo, że czynnik ludzki jest jednym z najbardziej nieprzewidywalnych i trudnych do zarządzania aspektów zmiany, to należy mu poświęcić proporcjonalną ilość czasu i zaangażowania podczas wdrażania zmian w organizacji.