Definiowaie projektu jest to moment, który może zadecydować o sukcesie lub porażce projektów małych jak i tych rozbudowanych. W trakcie analizowania projektów w które  zaangażowani byli uczestnicy, niepokojące dla trenera były określane przez nich cele poszczególnych. A mianowicie były to między innymi:

Trener postanowił więc zapoznać grupę z matrycą celu . Składa się ona z czterech pól, które , wzajemnie wpływając na siebie, pozwalają  dobrze zdefiniować projekt. Te pola to:

Cel projektu bowiem to nie SMARTny cel jaki znamy ale odpowiedź na pytanie: po co to robimy? Co chcemy osiągnąć? Dopiero wynik końcowy to rezultat namacalny, jak na przykład nowy program.

 

Dlaczego jest to istotne? - dopytywali się uczestnicy. To nie jest istotne, to jest kluczowe. Cel, a nie rezultat, powinien być podstawą każdej decyzji w projekcie, nadawać kierunek. Zwykle dzieje się inaczej. Zwykle orientujemy się na rezultat, co skutkuje tym, iż teoretycznie projekt zakończył się sukcesem (mamy nowy program), ale cel nie został osiągnięty (nie przyspiesza obsługi lub wcale jej nie ułatwia, bo ktoś po drodze zapomniał, co jest celem projektu).

 

Aby móc dobrze określić na nowo cel analizowanych wcześniej przez uczestników projektów, należało zidentyfikować wszystkich interesaruszy czyli osoby mające wpływ na projekt, ich potrzeby związane z projektem, ich obawy czy ograniczenia. Należy to czynić w fazie definiowania. Okazało się, iż do grup interesariuszy docierano dopiero na późniejszych etapach „dopiero, gdy etap ich dotyczył”. Takie podejście powoduje, iż włączeniu za późno w proces nie mieli wpływu na błędy popełnione wcześniej. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami, wydłużeniem prac a nawet zamknięciem projektu, czyli nie spełnieniem kryteriów sukcesu projektu.

 

Firma szkoleniowa. Gamma. Istniejemy 10 lat na rynku. Współpracuje z nami ponad 100 trenerów. W ciągu jednego roku przeszkoliliśmy  ponad tysiąc klientów instytucjonalnych. Oferujemy szkolenia otwarte i zamknięte. Szkolenia HR i szkolenia dla administracji publicznej. Zobacz nasze nowe szkolenia: ESSENCE LEARNING.